Personal cloud in azienda come e perché

Personal CloudMolti clienti e partner ci chiedono sempre più spesso di spiegare cosa siano tutte queste nuove forme di Cloud o Nuvole che costruttori e provider spingono attraverso il marketing. Vediamo di fare un po di chiarezza soprattutto per quanto riguarda l’uso di tecnologie wireless e dispositivi portatili, personali e non, in azienda.
Nell’ultimo anno siamo stati invasi da offerte commerciali e tecniche che ci spingono a portare i nostri contenuti nella cosiddetta nuvola, ossia niente più server in azienda ma connessioni ad Internet tramite cui ci colleghiamo al nostro spazio online riservato e gestito da noi o dal fornitore.
Questo tipo di soluzione non è piaciuta a tutti, soprattutto in Italia dove la considerazione della Privacy è molto alta, dato che diverse aziende anche importanti hanno aspettato prima di spostare il loro know how online.
Ecco perché i costruttori hanno sviluppato e prodotto soluzioni alternative basate sugli stessi principi originali ma con un punto di vista completamente diverso. Il Personal Cloud.
Il Personal Cloud non è altro che una nuvola interna alla propria azienda, una struttura di rete e di servizi che abilitano l’accesso alle informazioni per tutti i dipendenti, visitatori, clienti e partner, da qualunque posto e con qualunque dispositivo, mantenendo la totale proprietà e gestione dei contenuti e seguendo personalmente, o meglio insieme ad un partner fidato, tutte le varie fasi di implementazione.
La ricetta è abbastanza semplice, se fatta con prodotti e servizi di qualità, e si basa di soli 3 aspetti generali:

  1. Rete Wireless
  2. Autenticazione utenti
  3. Centrali telefoniche integrate in rete

Vediamo nel dettaglio cosa serve e quali sono i benefici di un Personal Cloud nelle nostre aziende, partendo dal principio fondamentale che questa soluzione non è assolutamente focalizzata solo sulle grandi imprese ma, essendo personale, è valida per un piccolo studio di 10 persone a Ferrara come per un’agenzia di 35 impiegati a Torino.

Rete Wireless

Il punto di partenza per ogni tipologia di Personal Cloud è la rete di accesso Wireless. I dispositivi che andranno ad utilizzare i contenuti e le informazioni aziendali quali software gestionali, CRM, ERP o applicazioni di assistenza tecnica, video sorveglianza e telefoni VoIP saranno per loro natura apparecchiature senza fili.
Tablet, smartphone, PC portatili, telecamere, monitor e televisori, compresi i telefoni, sono loro i reali utilizzatori della rete. Ogni dispositivo dovrà essere in grado di connettersi alla rete aziendale in modo semplice e veloce, ancora meglio se il tutto avviene automaticamente. Devono poter spostarsi all’interno dell’edificio senza perdere la connessione e soprattutto senza perdita di dati fra un punto di accesso e l’altro.
La nuova prospettiva però è quella di dare accesso anche quando si è fuori azienda. Il personale abilitato potrà ovunque si trovi connettersi alla rete, usando il proprio tablet/smartphone o il proprio pc. In questo caso gli apparati dovranno riconoscere il tipo di connessione e configurarsi autonomamente per ricevere il traffico ingresso solo dopo che il sistema ha autenticato l’utente.

Autenticazione

La vera innovazione è stata fatta proprio sotto questo aspetto. Gli amministratori di rete e i responsabili IT sono costantemente al lavoro per configurare e gestire tutti i possibili dispositivi che ogni azienda fornisce al personale. Questa politica implica un enorme sforzo perché ogni apparato ha le proprie caratteristiche e viene usato per scopi diversi.
Una telecamera IP ha bisogno di configurazioni di rete diverse da un iPad, per il tipo di contenuti che vengono generati e soprattutto per la diversa importanza e quindi priorità che devono avere in rete.
Con i sistemi classici di autenticazione un amministratore deve prevedere ogni singola connessione e stabilire a priori le caratteristiche di traffico che potrà sfruttare (priorità, abilitazioni, etc …). Questo sistema ha bloccato l’uso di tecnologie Wireless e IP nelle aziende proprio per la complessità di creare e gestire una struttura sicura e veloce.
Oggi possiamo cambiare il punto di vista, si configurano politiche di autenticazione, di traffico e di sicurezza (firewall) centrate solo sull’utente.
Il cuore del sistema ora è l’utente finale. Ogni utente potrà, con le sue credenziali, connettersi alla rete da qualsiasi dispositivo disponga in quel preciso momento. Il cervello del sistema si occuperà di capire quali servizi può usare e deciderà che politiche applicare a quel flusso di dati. I singoli utenti possono anche essere raggruppati in gruppi così da velocizzare l’implementazione del sistema.
Ad esempio un dipendente che usi il proprio iPad anche come telefono interno, tramite l’applicazione fornita con il centralino telefonico aziendale, dovrà solamente connettersi alla rete wireless. Al momento dell’autenticazione il nuovo dispositivo viene associato all’utente ed eredita tutte le impostazioni che l’azienda ha deciso di dare a quella persona.
Questa nuova possibilità apre le aziende all’uso dei dispositivi personali, BYOD Bring Your Own Device, aumentando così la soddisfazione dei dipendenti migliorando la qualità del lavoro e di conseguenza la produttività generale di tutti.

Centrali telefoniche

La seconda innovazione nel mondo delle comunicazioni sono state proprio le centrali telefoniche aziendali. Negli anni in cui i Social Network e il social media marketing con Internet hanno fatto irruzione nelle nostre case si è sentita la necessità di fornire alle aziende gli strumenti adatti per comunicare con clienti e fornitori nel modo più adatto.
Commerciali, piccoli imprenditori e manager sono solo alcuni dei soggetti che più stanno subendo l’uso di centrali telefoniche che non sono in grado di collegarsi alla rete aziendale e tantomeno di fornire servizi tramite la rete.
Le applicazioni per smartphone e tablet e i software per PC sono i servizi con cui un dipendente dovrebbe comunicare in azienda se si vuole aumentare la produttività e la gestione del personale. Il classico telefono da scrivania da solo non riesce più a gestire le comunicazioni di oggi.
Ogni azienda che vende qualcosa ha un commerciale e ogni commerciale viaggia per lavoro. Il tempo che viene perso da questa persona per cercare un contatto, essere sicuro che il numero sia corretto e chiamarlo e tutto tempo perso al vero lavoro. Ancora peggio è l’esempio contrario ossia quante volte un commerciale in viaggio non è reperibile al cliente?
Una centrale telefonica che possa fornire servizi di comunicazione avanzati permette l’uso di soluzioni come il Numero Unico. In questo caso ogni dipendente ha assegnato un numero interno a cui si associano tutti i dispositivi che la persona usa quotidianamente. I colleghi, ma soprattutto i clienti devono conoscere solo questo singolo numero, il sistema si occuperà di sapere su quale dispositivo è reperibile la persona e la chiamerà.
Nel caso in cui non sia reperibile girerà la chiamata al contatto aziendale prestabilito, segretaria o collega, oppure alla sua casella vocale. Quest’ultima invierà una notifica via email all’utente avvisandolo del messaggio presente.
Con un’applicazione per tablet poi si possono contattare colleghi e partner ovunque ci si trovi grazie alle rubriche aziendali e i servizi di Unified Communication avendo la certezza che il contatto è sicuro ed aggiornato da chi si occupa di questo aspetto. Aprire un chat di gruppo, fare una conferenza audio, partecipare ad una video conferenza sono tutte operazioni fruibili da un tablet fornito dall’azienda o un dispositivo personale che abbiamo a casa.

Conclusioni

In conclusione vogliamo farvi capire che oggi è possibile avere nella propria azienda una infrastruttura di rete e dei dispositivi di comunicazione che vi permettono di preoccuparvi solo del vostro lavoro, lasciando tutto ciò che riguarda la sicurezza, le configurazioni e la manutenzione alla rete stessa.
Il vero valore aggiunto delle imprese sono le persone e non i prodotti che usano ecco perché un Personal Cloud che funziona deve mettere al centro l’utente e non il dispositivo che gli abbiamo dato.

10 motivi per usare OmniTouch My Teamwork UCC

Alcatel-Lucent UCC MR ServiceAlcatel-Lucent OmniTouch 8660 My Teamwork è una soluzione software per le comunicazioni aziendali multimediali, comunicazioni punto-punto e con più partecipanti, usata da migliaia di utenti di tutto il modo, tra cui molte delle aziende che fanno parte di Fortune 100 e 500.
Tutta la piattaforma è stata sviluppata e progettata per essere usata su comuni computer senza software o hardware specifico, senza connessioni VPN e senza la necessità di supervisione da parte del personale interno o esterno all’azienda per l’abilitazione delle conferenze.
Proprio per questi motivi OmniTouch My Teamwork può stabilire una conferenza sicura da qualunque telefono, luogo o browser. La piattaforma comprende le seguenti soluzioni, che girano tutte sul server software SIP OmniTouch 8460 Advanced Communications Server (ACS) oggi sostituito dalla nuova piattaforma OpenTouch per le grandi aziende.

  • My Teamwork Enterprise Edition per le medie e grandi imprese, oggi OpenTouch
  • My Teamwork Office Edition per il piccolo cliente aziendale
  • My Teamwork Network Edition che consente tele conferenza e collaborazione per la fornitura di servizi
  • My Teamwork per IBM® Lotus® Sametime® – Fornisce la teleconferenza con un click del mouse con la registrazione ai clienti di IBM Lotus Sametime
  • My Teamwork per Microsoft Office Communicator – Completa Office Communicator con una teleconferenza con tutte le funzioni e una qualità audio da carrier, inoltre abilita la presenza e la federazione IM con gli utenti di OmniTouch 8660 My Teamwork

10 motivi per cui conviene usare soluzioni UCC

  1. Lavorare da qualunque posto, da qualunque rete e da ogni computer
  2. Ridurre i costi, la gestione e l’implementazione standard dei servizi totalmente automatizzata è il primo accesso al risparmio
  3. Un’unica soluzione software per tutte le necessità di comunicazione aziendale. L’interfaccia rimane sempre la stessa
  4. Aumentare la produttività dei dipendenti, dei manager e soprattutto dei venditori interni ed esterni
  5. Semplicità Plug and play di tutti i software utente e dell’intero sistema
  6. Installazione e manutenzione totalmente automatizzata e semplice da seguire anche per chi non è un esperto di Alcatel-Lucent
  7. Cresce insieme a voi, che siate in 5 o in 20.000 il sistema si adatta alla vostra personale struttura aziendale
  8. Opzioni di personalizzazione e integrazione con i vostri sistemi CRM, ERP e SFA
  9. Estendere le vostre interazioni con i partner e i fornitori organizzando facilmente conferenze audio e video con loro
  10. Collaborare in tempo reale con tutto il vostro team tecnico e di vendita, condividere presentazioni e lavorare contemporaneamente sullo stesso progetto da qualunque luogo.

Quello che più viene percepito come valore aggiunto è la capacità del personale aziendale di usare questa tecnologia da subito. Le interfacce utente studiate nei minimi particolari, le integrazioni con i più comuni client di posta elettronica e le ottime traduzioni in molte lingue hanno reso OmniTouch My Teamwork la soluzione Alcatel-Lucent più venduta nel mondo delle Unified Communication & Collaboration.
La scelta di sviluppare la piattaforma in un unico server ha permesso a molte aziende di implementare questi servizi senza costi hardware troppo elevati e senza la necessità di avere abbonamenti per soluzioni in Cloud o forniti da terze parti. Il tutto rimane nella propria azienda, compresi i documenti e i progetti condivisi con i colleghi e con partner e fornitori esterni.
Ci sono molte possibilità per chi vuole avvicinarsi alle UCC, noi crediamo che questa sia una delle migliori sotto molti punti di vista.

Velocizzare le reti aziendali

Application Fluent NetworkIn ogni azienda esiste una rete dati per l’uso quotidiano di tutti i servizi come posta elettronica, navigazione web, rete interna per gestionali, CRM, ERP, video sorveglianza, stampanti e molto altro.
Molto di queste reti sono state progettate e realizzate diversi anni fa quando gli standard di velocità e sicurezza erano ancora all’inizio. Le statistiche parlano chiaro, circa il 50% delle reti aziendali nelle PMI e ancora basato sulle velocità di 100Mb, il 40% si è aggiornato passando allo standard 1Gb e solo il 10% ha attualmente una rete, o anche solo il CED, predisposto al 10Gb.
Per aziende di maggiori dimensione le cose sono diverse, quasi la totalità ha una rete interna completamente ad 1Gb e tutti i link verso il CED o verso servizi particolari sono a 10Gb.
Tutte queste sigle indicano diverse tipologie di reti e di standard ma la caratteristica principale rimane la velocità di collegamento e trasmissione dei dati.
Molto spesso infatti il problema non è la rete fisica, ma semplicemente il collo di bottiglia che si viene naturalmente a creare nel punto di incontro fra i PC aziendali, il server e l’accesso al mondo esterno (Router xDSL). Perché accade questo?
Il collo di bottiglia è la causa principale dei rallentamenti delle reti interne di ogni azienda.
Può essere causato da diversi fattori come link fra switch a bassa velocità (100Mb), schede di rete dei server che non possono dialogare con gli apparati a 10Gb, router xDSL con interfacce LAN ancora obsolete e non a 1Gb.
Il secondo fattore scatenante è la configurazione degli switch.
omniswitch 6900Troppo spesso, e in questo caso parliamo circa del 85% degli apparati presenti nelle PMI, gli switch non sono configurati con politiche di QoS (Quality of Service). Molti clienti sottovalutano questo tipo di configurazioni credendo che la loro rete, il loro campo di lavoro o anche solo la dimensione aziendale, in questo caso piccola, non necessitano di uno studio approfondito di queste politiche di traffico.
E’ un errore grave, basti pensare alla quantità di traffico che ogni dipendente, computer, cliente fa ogni ora lavorando alla propria postazione. Ogni volta che scarichiamo le email, ogni ordine inserito nel gestionale, ogni telefonata via Skype, ogni video su youtube, ogni file salvato sul server, genera traffico verso un punto preciso della rete.
E’ come se mettessimo insieme a gareggiare nello stesso circuito automobili di Formula 1, Rally, utilitarie e camion da rimorchio. Sarebbe un gran premio senza regole, dove nessuno potrebbe dare il meglio e il traffico impazzirebbe alla prima curva dopo il via.
Avere apparati di rete configurabili permette a noi come fornitori di studiare la situazione interna e decidere con il cliente quali sono le priorità interne. Per un grafico sarà certamente più importante avere velocità e stabilità ogni volta che salva un file sul server FTP. Per un’azienda pubblicitaria invece i social network e i video di youtube avranno la priorità massima. Per le aziende manifatturiere e logistiche la tipologia più importante sarà molto probabilmente la connessione con il gestione e i server interni.
Switch 10gbSi capisce subito da questi esempi come il traffico email o la semplice navigazione web siano da mettere in coda rispetto al resto. In ogni realtà succede sempre che una singola email con allegato molto grande rallenti la rete a tutti i dipendenti, azione che quotidianamente viene ripetuta in ogni ufficio.
Per concludere riassumiamo in breve la ricetta per avere un ufficio funzionale grazie ad una rete performante a costi adeguati alle piccole e medie imprese:

  • Computer con schede di rete minimo ad 1Gb
  • Switch locali a 1Gb e link a 10Gb
  • Server di rete con schede di rete a 10Gb
  • Switch per il collegamento verso i server a 10Gb
  • Configurazione di rete per massimizzare la qualità del traffico in base al tipo di lavoro della vostra azienda.

Dato che non stiamo parlando di futuro o fantascienza ma di realtà presenti nel mercato, perché non usare al meglio la tecnologia e gli investimenti fatti in passato? Pensateci per qualsiasi domanda ci trovate in rete e nelle nostre sedi di Torino e Ferrara.

Wireless per chi lavora in movimento da Alcatel-Lucent

RAP Alcatel-LucentOggi si parla molto di mobilità, connessioni always on, sicurezza e servizi di livello enterprise. Nel mondo reale però non è sempre così facile dotare i dipendenti e i collaboratori di questi servizi avanzati per diverse ragioni.
In primis è sempre difficile e preoccupante abilitare connessioni dall’esterno verso le reti private aziendali o quando si hanno le capacità tecniche per farlo e le infrastrutture di rete adatte il problema rimane la velocità delle connessioni remote.
Un secondo aspetto che frena l’uso di soluzioni mobili è la limitata disponibilità dei servizi che si possono rilasciare ai lavoratori fuori sede offrendo allo stesso tempo una qualità del servizio decente e non troppo lenta.
Alcatel-Lucent grazie ad Aruba Networks ha aggiunto al suo portafoglio di prodotti il RAP, Remote Access Point.
Il RAP si abbina al Controller Wireless aziendale e crea in automatico una VPN IPSEC con l’azienda trasportando tutti i servizi interni, che siano essi Dati o Voce, verso la rete remota creata ad-hoc solo in quel momento.
Entrando più nello specifico questa soluzione si configura totalmente in azienda tramite il Controller. Si decide il nome della rete remota, il classico SSID aziendale, la VLAN che deve usare il RAP e l’utente o gli utenti che si collegheranno, gli indirizzi IP che devono essere assegnati o se devono usare il DHCP della sede principale e tutte le politiche di sicurezza del caso.
Una volta che il Controller è pronto il lavoro è finito, bisogna connettere il RAP ad una rete qualsiasi, ad esempio a casa nostra, in hotel, da un cliente, e lui cercherà di raggiungere il Controller, se abilitato correttamente si scaricherà tutta la configurazione e da quel momento collegandosi alla sua rete wireless o alle porte ethernet saremo un utente aziendale come quando siamo in ufficio.
Tutti i server di rete saranno visibili anche da remoto, i NAS saranno disponibili per salvare ogni dato, le applicazioni di rete come CRM e ERP sono usabili e disponibili, ma la cosa più interessante è la possibilità in automatico di avere il proprio numero di telefono interno.
Questa infatti è la caratteristica principale per cui anche noi usiamo il RAP. Possiamo tranquillamente portarci dietro il nostro telefono Wireless aziendale o usare il softphone di Alcatel-Lucent, e dopo aver acceso l’access point e il telefono, riceviamo e facciamo chiamate come quando siamo in sede e con il nostro numero interno che tutti conoscono.
Un commerciale, un responsabile tecnico, un direttore o un manager non dovranno più cercare di configurare VPN tramite il proprio PC o i nuovi prodotti tipo smartphone e netbook. La connessione è assolutamente stabile e sicura grazie alle tecnologie che supportano i tunnel IPSEC.
La migliore qualità che abbiamo riscontrato è la facilità d’uso da parte del personale remoto, l’unica operazione da fare è quella di collegare il RAP ad un rete e accenderlo, dopo 3 minuti di avvio e configurazione automatica saranno pronti a lavorare e a parlare con chiunque.
E’ una bella comodità, noi da qualche mese non riusciamo più a farne a meno.

Wireless in azienda come scegliere il prodotto migliore

Alcatel-Lucent Wireless APLe reti wireless esistono da molti anni, siamo passati da standard lenti e macchinosi fino all’odierno 802.11n ormai implementato nella maggior parte dei dispositivi privati e aziendali.
Purtroppo però vediamo che la quasi totalità dei clienti non ha una rete wireless, o se ce l’ha non è assolutamente in grado di aiutare il personale nel lavoro quotidiano  costringendoli ad usare sempre i sistemi via cavo o funzionando ad intermittenza.
Comprare un access point per ogni zona da coprire e collegarli alla rete non significa creare una rete wireless di tipo enterprise. Prima di tutto bisogna capire quanti tipi di AP esistono e per cosa si differenziano.
Bene la prima specifica da decidere è il tipo di banda che si vuole usare all’interno dell’azienda. Lo standard 802.11n prevede la trasmissione su due bande radio 2.4GHz e/o 5GHz.
Come possiamo fare la scelta giusta quindi?
Semplice, lo standard 2.4GHz è implementato dal 100% dei dispositivi che possiamo comprare e soprattutto che abbiamo acquistato in passato e che erano provvisti degli standard 802.11a/b/g/n, quindi sicuramente dovremmo avere una rete che supporti tale banda di trasmissione.
Non basta però, se progettassimo una rete solo a 2.4GHz non potremmo usufruire della qualità di trasmissione e della velocità che derivano dalla banda a 5GHz. In più tutti i nuovi prodotti informatici come computer portatili, tablet, smartphone, stampanti o videocamere IP sono ormai sviluppati per lavorare con lo standard 802.11n a 5Gh.
Come facciamo allora per avere una rete wireless che possa realmente dare una spinta in avanti al business aziendale?
La scelta migliore è quella di implementare una soluzioni wireless che preveda l’uso di Access Point Dual Band (2.4/5 GHz) che trasmettano in contemporanea su entrambe le bande per gestire nello stesso momento dispositivi nuovi e vecchi.
Il motivo per cui serve avere un Access Point Dual Band che lavori in contemporanea su entrambe le bande è semplice. Una rete wireless si configura in base al tipo di trasmissione che dovrà fare, se all’interno della rete c’è anche solo un dispositivo che lavora sulla banda a 2.4GHz lei automaticamente obbligherà tutti i dispositivi a trasmettere su tale banda.
Questo comportamento genera due grossi problemi:

  1. si avrà immediatamente un sovraccarico dell’intera rete wireless dato che tutti dovranno parlare sulla stessa banda di trasmissione
  2. acquistare dispositivi di ultima generazione come tablet e pc portatili non determinerà un aumento di prestazioni, anzi si saranno spesi dei soldi per niente

Ora manca solo il cervello dell’intero sistema, il Controller.
Il Controller è il dispositivo che gestisce l’intera configurazione della rete. Abilita gli Access Point, abilita gli utenti a connettersi alla rete, gestisce le regole di firewall e decide chi può vedere cosa all’interno del sistema.
Il servizio più importante che offre il Controller è la gestione delle trasmissioni radio. Questo dispositivo ha la visione di tutti gli Access Point installati in azienda e controlla continuamente la qualità delle trasmissioni, rapporto segnale rumore, occupazione di banda, interferenze sui canali locali dei singoli access point, etc, ed in caso di problemi si occupa di trovare la soluzione migliore da applicare in maniera autonoma senza l’intervento umano.
Assicura ad ogni azienda l’uso di una rete wireless assolutamente conforme con le specifiche standard, capace di offrire al personale servizi in wifi di alto livello caratterizzati da velocità e sicurezza pari ai sistemi via cavo.
Spostarsi all’interno dell’azienda continuando ad essere operativi con il proprio portatile, ricevere una chiamata sull’interno wifi e potersi muovere per controllare qualsiasi cosa ci venga chiesto o semplicemente riunirsi nell’ufficio del collega per discutere un progetto con i propri dispositivi sempre a portata di mano è lo scopo per cui una rete wireless deve essere implementata.
Bisogna cercare di guardare alle reti wireless non solo sotto l’aspetto della comodità dovuta all’eliminazione dei cavi, ma alle enormi potenzialità che ci offre a livello pratico durante lo svolgimento delle nostre mansioni.
Finalmente le reti Wireless sono alla portata di ogni budget aziendale e se implementate nel modo corretto ci faranno dimenticare le reti cablate dandoci la libertà di lavorare da ogni postazione in azienda, anche dal giardino o la sala relax.

Le conversazioni aziendali sono cambiate

Alcatel-Lucent-Open-Touch-iPadFinalmente ci siamo, il giorno che molti aspettavano è arrivato. OpenTouch di Alcatel-Lucent implementa nativamente e totalmente l’uso dell’iPad all’interno e all’esterno dell’azienda.
E’ la prima vera implementazione del dispositivo della Apple come apparato di comunicazione, non è una semplice applicazione con cui fare e ricevere telefonate, è integrata nell’intera soluzione di comunicazione.
Contatti, configurazioni, conferenze audio e video, trasferte, messaggeria vocale e tutti i servizi che quotidianamente vengono usati dal personale ora sono disponibili anche su iPad e vengono gestiti dall’amministratore così come fosse un interno proprietario della centrale telefonica.
Nessuna rivoluzione ma un servizio in più che possiamo offrire alle aziende per migliorare la propria comunicazione e rendere il personale più produttivo con strumenti a loro familiari.

Opentouch e iPad per conversare in azienda e fuori

Opentouch for iPadVi abbiamo parlato spesso della differenza fra la comunicazione e la conversazione, oggi però abbiamo una bella sorpresa per voi.
La nuova applicazione per iPad di Alcatel-Lucent integrata con la soluzione Opentouch per conversare in azienda e soprattutto fuori con il proprio dispositivo o con le strutture aziendali.
OpenTouch Conversation su iPad crea una nuova esperienza utente con comunicazioni ricche e a portata di mano. Come un singolo client si può creare una conversazione senza interruzioni, su più supporti e dispositivi con più partecipanti.
Lo strato di conversazione è una parte integrante dell’architettura OpenTouch e la rende facile per comunicare con i telefoni SIP aziendali, Deskphone intelligenti e video end-point così come BYOD (Bring Your Own Device), quali computer portatili, smartphone e tablet.
Una soluzione Opentouch non distrugge gli investimenti passati e non obbliga l’azienda ad una ristrutturazione generale delle proprie tecnologie di comunicazione. Si affianca e sovrasta l’intera architettura esistente per migliorarne l’esperienza quotidiana rendendo ogni utente più produttivo senza la necessità di formazione dato che usa gli stessi dispositivi aziendali e privati in dotazione oggi.
Ecco la presentazione dell’applicazione su iPad studiata e progettata interamente da Alcatel-Lucent.

Come la tecnologia aiuta le comunicazioni aziendali

La tecnologia spesso viene associata ad una tipologia di azienda all’avanguardia e di grandi dimensioni. Niente di più sbagliato, o meglio, non sono le uniche ad averne bisogno ed a ricavarne benefici.
Vogliamo dimostrarvi, in questo articolo, che la tecnologia applicata alle comunicazioni aziendali è alla portata di tutti e soprattutto che ogni tipologia di azienda, libero professionista, cooperativa o studio associato può migliorare il proprio lavoro quotidiano.
I punti che vogliamo toccare sono cinque e tutti molto semplici, nessuna tecnologia avanzata o fuori portata: viva voce, chiamata nominativa, auricolari senza fili, messaggi di benvenuto e segreteria telefonica.
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Partiamo con i telefoni da scrivania. In molti uffici sono stati adottati apparecchi obsoleti senza nessun tipo di funzioni per gli utenti come ad esempio il classico Viva Voce.
Questo servizio ci permette di parlare, ovviamente senza avere le mani impegnate, ma anche di fare una veloce audio conferenza con chi è presente nella nostra stanza senza aver bisogno di nessun servizio aggiuntivo o avanzato e quindi costoso.
Un’altro aspetto a favore del viva voce è la possibilità di comporre il numero direttamente dalla tastiera, attendere che il chiamato risponda e solo in quel momento, se si vuole, alzare la cornetta per parlare.
Per chi non è abituato questo è un miglioramento immediato della qualità del lavoro giornaliero, basti pensare a quante telefonate facciamo.
Un telefono come questo in figura, che non è assolutamente il top di gamma e quindi molto diffuso, permette l’uso di una funzione stupenda, la Chiamata Nominativa.
La chiamata nominativa permette, grazie alla tastiera incorporata, di cercare nella rubrica aziendale un nome, inserendo solo le prime lettere che lo compongono e, premendo il tasto invio di chiamare il contatto trovato. Come per il viva voce una funzione di questo tipo alleggerisce l’utente da tutte quelle azioni ripetitive come la ricerca del nome in una rubrica cartacea o nel PC che deve poi essere composto manualmente sul telefono. Nella realtà basterà cercare il nome e premere un pulsante per avere in linea la persona desiderata.
Pensiamo ad uno studio o piccolo ufficio di qualsiasi genere, geometra, avvocato, dentista, architetto che per sua natura difficilmente avrà un CRM, ERP o gestionale con cui mantiene i rapporti con i clienti. In questo caso basterà inserire una sola volta in rubrica il nome e il numero del cliente e da quel momento ci sì dovrà solo ricordare il nome ogni qual volta lo si voglia chiamare. In effetti è un bel cambiamento rispetto al dover cercare il nome e il numero in una pratica archiviata chissà dove per poi copiarlo a mano sul telefono.
La chiamata nominativa, indirettamente, ci aiuta in un’altro aspetto del rapporto con i clienti. Inserendo  il nome in rubrica ogni qual volta quel numero ci chiama vedremo sul display del nostro telefono da scrivania il nome del contatto. In questo modo sapremo in anticipo chi ci sta chiamando e potremo rispondere in modo adeguato. Questo piccolo accorgimento aumenta immediatamente la soddisfazione del cliente che ci chiama e renderà di conseguenza migliore il rapporto.
Vedendo il numero, a volte, si può anche decidere non rispondere 🙂
cuffie per telefoni fissiPassiamo agli Auricolari Senza Fili. Ogni segretaria, assistente o libero professionista quando risponde ad una telefonata il più delle volte deve recuperare delle carte, documenti, foto o piantine ed ogni volta deve chiedere al cliente di attendere in linea per effettuare tale operazione. Un semplice telefono predisposto all’uso degli auricolari può cambiarci la vita.
Non servirà più interrompere la telefonata per avere sotto mano i documenti necessari, basterà alzarsi e mentre si continua a parlare, trovare le carte e continuare a conversare con il cliente.
Non finisce qui, quando siamo da soli in ufficio e vogliamo prenderci il nostro caffè siamo tutti costretti a correre alla scrivania ogni volta il telefono squilla, rovinandoci così la pausa e avendo un tono di voce non adeguato nel momento in cui rispondiamo. Con gli auricolari senza fili la nostra pausa caffè sarà molto più lieta.
Messaggi di Benvenuto. Qui entriamo in un aspetto molto caro ai nostri clienti. Sia le grandi che le piccole aziende ricevono spesso più chiamate contemporanee o sono già al telefono mentre squilla la linea. Questo fa nascere due necessità: la prima è di rispondere a tutti i clienti, la seconda è di farlo soprattutto velocemente per non obbligare le persone a richiamare più volte e sentirsi così frustrati e mal disposti nei nostri confronti.
Un semplice messaggio di benvenuto che interviene ogni volta in cui siamo occupati e avvisa il cliente della necessità di una breve attesa pone la persona interessata in uno stato d’animo migliore e ci permette di gestire più telefonate contemporaneamente il tutto a favore del nostro rapporto con i clienti e quindi del business.
Quando siamo chiusi la sera o in pausa pranzo un messaggio in cui indichiamo gli orari e i giorni utili per contattarci è lo strumento migliore per avvertire le persone dei nostri orari e invitarle a richiamare.
Alcatel-Lucent OmniTouch 8082La Segreteria Telefonica è ancora oggi lo strumento migliore per non perdere telefonate e informazioni utili al nostro lavoro. In tutte le piccole aziende capita spesso di dover lasciare il proprio ufficio per qualsiasi motivo. In quel caso possiamo deviarci il numero azienda sul cellulare, possiamo inserire i messaggi di benvenuto, ma non riusciremo a gestire al meglio la conversazione.
Le centrali telefoniche moderne usano la segreteria telefonica in modo integrato, senza bisogno di apparati esterni, e ci danno la possibilità di personalizzare sia i messaggi che i clienti ascolteranno sia il come e il quando la segreteria entrerà in funzione. Si può avere una segreteria personale per ogni interno. Si può configurare una segreteria generale per tutte le chiamate rivolte al numero principale che intervenga negli orari e nei giorni di chiusura o quando siamo fuori ufficio. In pratica possiamo avere un valido aiuto proprio nei momenti in cui vogliamo.
Con queste semplici ma basilari operazioni quotidiane le aziende posso sfruttare la tecnologia più comune per lavorare meglio e aumentare la qualità dei rapporti personali con i clienti e all’interno degli uffici.
Non sempre serve avere una Ferrari per andare al lavoro, l’importante è che quello che si ha sia adatto alle proprie necessità e che ci aiuti realmente a lavorare meglio, con meno fatica e meno stress.

Cambiare la comunicazione in conversazione

change the conversation mr-serviceTutti i giorni in ogni azienda si comunica. Fra colleghi, con fornitori e con i clienti che sono il centro di ogni business. Perché allora vi parliamo di conversare?
Conversare è la naturale evoluzione di ogni comunicazione interpersonale fra più soggetti. Una conversazione aziendale quindi presuppone la partecipazione di più persone, implica l’uso di qualsiasi tipo di dispositivo, permette di prendere decisioni e pianificare strategie.
Le aziende finalmente possono contare su una tecnologia trasparente legata solo all’utente e non al telefono, computer o ad ogni altro dispositivo in dotazione al personale.
Cambiare la propria comunicazione aziendale in conversazione è la filosofia sui cui è stato sviluppato il nuovo Opentouch di Alcatel-Lucent.
Pensiamoci bene, ancora oggi molti di noi nel lavoro quotidiano sentono la mancanza di un contatto più diretto con le persone con cui collaboriamo. Spesso vorremo poter programmare una riunione online senza perdere tempo e senza dover avere un tecnico specializzato in azienda che si occupi della configurazione.
Sentiamo la necessità di sentirci liberi e indipendenti dalla tecnologia nel lavoro cosi come lo siamo nella vita privata.
Dalle ultime ricerche di mercato e dai report dei vari produttori di soluzioni tecnologiche del 2011 si possono estrapolare tre dati fondamentali per spiegare la necessità di conversare in azienda:

  • Il 93% dei lavoratori credono che la collaborazione sia un fattore estremamente importante e incrementa la produttività nel lavoro
  • Il 70% sono frustrati dalla difficoltà di raggiungere le persone, accedere e condividere informazioni con altri
  • Il 50% credono che i diversi canali di comunicazione non siano sufficientemente integrati per un lavoro collaborativo

Portando questi dati nelle nostre aziende ci accorgiamo subito quanta strada ci sia ancora da fare in Italia. Troppo spesso in aziende di grandi dimensioni vediamo ancora la difficoltà nel programmare una conferenza audio, immaginatevi cosa accadrebbe se qualcuno volesse fare una video collaborazione con un fornitore.
Nello stesso tempo queste aziende sono nel pieno della rivoluzione dei mercati, devono prendere decisioni importanti in tempi brevi e devono essere quelle giuste. Hanno bisogno di parlare con i fornitori, con i consulenti esterni e con le sedi remote per analizzare i dati essere informati in tempo reale dei cambiamenti.
Discorso questo ancora più valido quando si parla si assistenza tecnica, customer care e contatti con i clienti finali. Un cliente oggi vuole poter contattare l’azienda in qualsiasi modo e non solo tramite il telefono. Social network, email, fax ed SMS sono tutti canali che devono essere integrati insieme per offrire la migliore esperienza utente e la migliore qualità ai clienti finali.
Opentouch di Alcatel-Lucent mette al centro l’utente  della conversazione offrendogli la stessa esperienza su qualsiasi dispositivo esso usi interagendo verso l’esterno con qualsiasi tipo di canale aziendale. In pratica ci libera dalla tecnologia usata e porta finalmente in primo piano le persone e le loro capacità.
Non è futuro, non stiamo parlando di prototipi o giochi di fantasia, conversare in azienda è una realtà per molte grandi aziende in tutto il mondo.

UCC collaborazione visuale con Alcatel-Lucent

lavagna interattiva alcatel-lucentNon è la prima volta in cui vi parliamo di collaborazione visuale grazie alle tecnologie di Alcatel-Lucent per le medie e grandi aziende o per le piccole imprese. Questa volta però vogliamo farvi vedere con i vostri occhi cosa significa e come si usano queste tecnologie.
Ogni azienda che sviluppa, modifica o progetta i propri prodotti ha la necessità di far collaborare fra loro i tecnici e i progettisti sia che essi siano della stessa azienda sia che, e qui si capisce la grande opportunità, siano di aziende diverse come partner e fornitori.
Presentare un progetto restando nei propri uffici ad un partner che dista centinaia o migliaia di chilometri potendo lavorare contemporaneamente sullo sviluppo della soluzione ci sembra troppo spesso ancora una situazione da film e ci fa soprattutto perdere tempo e soldi nell’organizzazione delle trasferte del personale, dei progetti e delle riunioni Read more