SMART Communications: comunicare in modo intelligente

smart_communicationsOggi parliamo di SMART communications, un termine che si sente ad ogni evento in cui si parli di tecnologia applicata alle aziende, piuttosto che applicazioni per il settore mobile e ovviamente se siete in una sala piena zeppa di startup. Ma nella realtà delle nostre aziende cosa significa comunicare in modo smart?

Per un imprenditore che deve gestire il proprio business non stando seduto alla scrivania tutto il giorno ma viaggiando da un cliente ad un fornitore, partecipare ad eventi e stringere relazioni di persona, il modo migliore per essere sempre in contatto con i collaboratori è ovviamente l’uso del proprio smartphone. Lo dice la parola stessa: telefono intelligente, quindi perché non usarlo proprio per lavorare in modo intelligente quando siamo fuori azienda.

Vediamo nel dettaglio come una soluzione di smart communications può aiutare chi come noi per lavoro è spesso fuori sede.

PIATTAFORMA TECNOLOGICA

La piattaforma tecnologia non è altro che il sistema telefonico che vi permette di connettere il mondo della fonia (linee urbane analogiche, ISDN e IP) con il mondo dell’informatica, di internet e delle applicazioni che possiamo installare sui dispositivi personali quali appunto gli smartphone. Il caro e vecchio PBX si è evoluto di più negli ultimi 10 anni che da quando è stato inventato il primo telefono. Con una soluzione integrata all’interno dell’azienda possiamo sfruttare diverse opzioni per comunicare in modo smart dando ad ognuno la propria applicazione in base alla mansione che svolge. Ma vediamole più in dettaglio.

SOFTWARE CLIENT SU PC

Questa tipologia di applicazione è stata la prima ad essere sviluppata e per questo oggi è la più sfruttata a livello di numeri di mercato ed è quella che più si avvicina alle storiche necessità dei dipendenti e utilizzatori standard. In pratica si tratta di un software che si installa sul pc dell’utente e prende in gestione il telefono fisico a cui è associato.

Ma cosa significa prendere in gestione? Quando installiamo il programma ci viene chiesto il numero del nostro interno telefonico (125 per esempio) e la password che abbiamo configurato sul telefono. A questo punto l’interfaccia grafica dei maggiori software presenta pressoché le stesse opzioni:

  • barra telefonica per fare una chiamata
  • elenco contatti interni
  • rubrica aziendale e personale
  • log delle chiamate fatte, ricevute e perse

Questa semplice applicazione si connette al vostro sistema telefonico e gestisce tutte le operazioni che potete fare manualmente alzando la cornetta del telefono dandovi però molte più informazioni che rendono il vostro modo di lavorare ovviamente più smart. Vi chiama un fornitore che avete in rubrica e il software vi mostra il nome e altre informazioni che desiderate come ad esempio gli ordini aperti che avete in essere. VI chiama un cliente e in base alla vostra mansione vi mostrerà gli ultimi 5 ticket di assistenza tecnica aperti o le ultime 5 fatture emesse.

Questo è ovviamente un modo molto più intelligente di gestire le comunicazioni aziendali per chi lavora in sede e ha davanti a se un PC tutto il giorno.

SOFTWARE VIA WEB

L’evoluzione dei software da installare sui ogni singolo PC sono state le applicazioni fruibili via browser, ossia come se guardaste la vostra pagina Facebook o YouTube. Aprite il vostro browser preferito e digitate nella barra degli indirizzi il nome o l’indirizzo del vostro sistema telefonico. Si aprirà una schermata di login in cui inserire il numero del vostro interno e la password. A quel punto apparirà un’interfaccia molto simile alla precedente e con le stesse funzioni, senza però la necessità di installare un software.

Che benefici porta questa configurazione rispetto ad un software da installare?

Fondamentalmente i benefici sono tre:

  1. nessuna installazione quindi nessuna manutenzione e gestione sui singoli PC. In caso di cambio PC per il software non cambia niente è solo un indirizzo che viene puntato da un browser
  2. compatibilità con tutti i sistemi operativi che siano Microsoft, Apple o Linux. Basta avere un browser supportato dal vostro sistema telefonico
  3. facilità nell’uso fuori azienda. Se siete ad esempio in trasferta da un cliente o in hotel e potete accedere ad una connessione dati vi basterà configurare un port forward verso il sistema telefonico e potrete immediatamente avere le stesse funzionalità di quando siete alla vostra scrivania.

APPLICAZIONI SU SMARTPHONE

L’ultima generazione di sistemi di comunicazione supportano le applicazioni mobile. Tutti le conosciamo e le usiamo tutti i gironi tutto il giorno. WhatsApp, Facebook, YouTube solo per citarne alcune. Le aziende che producono centralini telefonici hanno iniziato da qualche anno ad integrare questi servizi all’interno della propria struttura. In questo modo ci basta scaricare l’applicazione di riferimento e avremo nello stesso dispositivo che usiamo quotidianamente anche i servizi telefonici aziendali.

I servizi saranno gli stessi visti in precedenza tranne che in questo caso non andremo a controllare un telefono fisso sulla nostra scrivania ma direttamente lo smartphone. Vi faccio alcuni esempi. VI chiama qualcuno al cellulare e l’applicazione vi mostra se è un contatto aziendale o meno. Aprite l’applicazione e cercate nella rubrica aziendale, non solo quella personale del telefono, un numero da chiamare, lo trovate, lo toccate e parte la chiamata. Potete trasferire una chiamata fatta o ricevuta ad un interno della vostra azienda direttamente toccando il contatto. Potete chattare come fate con skype e whatsapp con i vostri colleghi aumentando la sicurezza delle comunicazioni perché tutto il traffico non passa mai da server esterni in cloud di terze parti ma rimane SEMPRE nel vostro sistema.

Anche in questo caso le applicazioni sono disponibili per quasi tutti i sitemi operativi fra cui Apple, Android e Windows Phone.

Chi deve preferire questo tipo di comunicazione? Ad esempio io per lavoro sono molto spesso fuori sede e da quando ho la mia applicazione installata sullo smartphone non ho più problemi ad essere operativo al 100% anche nelle comunicazioni. Prima rispondevo sempre, sono fuori torno in ufficio e ti faccio sapere. Ora se ho bisogno di un collega facciamo una conferenza al volo e risolviamo il problema immediatamente. Alla fine è come usare le email sullo smartphone.

SMART COMMUNICATIONS NELLA RELATA’

Non si tratta di scegliere un prodotto piuttosto che un’altro, il cambiamento deve essere interno all’azienda nel modo di approcciare le sfide di mobilità che ci porta il mercato. La tecnologia smart esiste ma senza un gruppo di persone, un’azienda e un imprenditore che vuole cambiare il proprio modo di lavorare non servirà a molto cambiare se non a spendere soldi aggiuntivi.

Per una spiegazione più approfondita o per una demo gratuita siamo sempre a disposizione contattateci

 

VLAN come configurarle e perché

VLANOggi vogliamo parlare di un aspetto del networking che spesso viene sottovalutato o ritenuto solo per grandi realtà e professionisti specializzati. Le VLAN. Le VLAN non sono altro che un semplice, veloce e sicuro mezzo per segmentare la nostra rete e mettere in sicurezza i dispositivi che più ci interessano senza dover per questo usare indirizzi IP diversi.

Se lavorate nel mondo del networking vi sarete sicuramente imbattuti in termini come VLAN ID, VLAN TAG o VLAN TRUNK e molti di vuoi forse saranno anche stati dissuasi dal capire come e perché usarle. Partiamo dal principio. Le VLAN sono un tecnologia standard usata da tutti i produttori di switch e apparati di rete attivi come router e access point creata per aggiungere una piccola parte di bit ad ogni pacchetto che viaggia in rete. Questa parte di bit aggiuntivi prende il nome di TAG o ID e serve a definire un gruppo omogeneo di apparati.

L’ID non è altro che un numero che va da 1 a 4096 ogni numero identifica una VLAN e di default chi appartiene ad una VLAN non può parlare con chi non fa parte dello stesso gruppo. Come standard ogni apparato di rete appartiene di default alla VLAN 1 quindi il vostro PC, il vostro smartphone e tablet, la vostra telecamera IP, il citofono SIP sono tutti parte dello stesso gruppo e possono così parlare fra di loro.

Di conseguenza tutti gli apparati di rete che permettono la comunicazione fra dispositivi come gli switch i router e gli access point fanno anch’essi parte della VLAN 1. Ecco perché se acquistate un router o uno switch e vi collegate senza fare nessuna configurazione sarete in grado di lavorare.

Abbiamo detto che in automatico tutti gli apparati attivi e i dispositivi usano la VLAN 1 e sono immediatamente connessi fra di loro vediamo quindi come si configurano VLAN diverse e soprattuto chi le gestisce in rete.

CONFIGURAZIONE

Le VLAN vengono gestite al livello 2 dello stack ISO/OSI o TCP/IP di conseguenza la configurazione principale sarà fatta proprio negli switch di rete a cui saranno collegati i dispositivi. Abbiamo detto che le VLAN servono a segmentare una rete e questo nella pratica significa che fisicamente andiamo a dire ad uno switch che le porte 1 – 2 – 3 appartengono alla VLAN 2 mentre tutte le altre rimangono come di default nella VLAN 1. Gli apparati che collegheremo sulle porte 1 – 2 – 3 potranno parlare solo fra di loro e non vedranno in nessun caso altri dispositivi connessi sullo stesso switch o su altri. Viceversa vale la stessa teoria, un pc connesso alla porta 7 dello switch non saprà dell’esistenza di un server che è connesso sulla 2 perché appartenenti a due VLAN diverse.

In questo caso si dice che stiamo TAGGANDO staticamente le porte di uno switch ed in pratica la parte intelligente e di gestione è tutta centralizzata sul nostro apparato di rete. I dispositivi che si connettono ad una porta non devono fare altro che inviare i propri pacchetti, sarà poi lo switch a prendersi in carico l’aggiunta dell’ID e la verifica di chi appartiene ad un gruppo, quindi ad un specifica VLAN, e chi no. Questo è un classico esempio di configurazione in cui i dispositivi che andremo ad usare in rete sono dei PC o dei server, perché la gestione delle VLAN su un sistema operativo è spesso complessa e difficoltosa, si sceglie così di gestire tutto centralmente per aumentare la manutenzione e la sicurezza.

Un’altra opzione per la gestione delle VLAN è il VLAN TAG DINAMICO o MOBILE. In questo caso diciamo allo switch che potrà accettare sulle sue porte le VLAN 2 – 3 a prescindere da quale porta riceva i pacchetti. Il dispositivo che si connette ad una porta dovrà lui TAGGARE i propri pacchetti e lo switch non farà altro che controllare se il tag fa parte di una delle VLAN presenti nella sua configurazione e continuerà e farlo parlare con le porte appartenenti allo stesso gruppo.

Questa configurazione è più veloce e mantenibile nel tempo ma presuppone l’uso di dispositivi configurabili come telefoni IP, telecamere, stampanti di rete etc. Nella configurazione dello switch vedremo che le porte saranno assegnate alla VLAN di riferimento solo quando riceveranno i primi pacchetti dal dispositivo. Non dovremo ricordarci di connettere una stampante alla porta 13 per farla funzionare con l’ufficio acquisti.

PERCHE’ USARLE

Usare le VLAN è un’ottima pratica per difendersi da problemi di rete, attacchi di virus, errori di configurazione degli endpoint e soprattutto per decidere a priori chi può parlare con chi senza configurare IP diversi in rete. Facciamo l’esempio di un’azienda che ha 25 postazioni PC, 3 stampanti di rete, 3 access point e 2 telecamere. Usare le VLAN ci permette di suddividere la rete in base ad esempio agli uffici. L’ufficio amministrazione avrà il suo access point e la sua stampante e potrà parlare e vedere solo i propri PC. Se all’interno della VLAN dedicata un computer risulterà infetto da un virus questo potrà causare danni solo agli appartenenti della VLAN perché tutti gli altri PC in rete non saranno visibili e quindi immediatamente immuni a qualsiasi attacco.

La stessa azienda offre anche il wifi libero ai propri ospiti e configurando una VLAN dedicata sugli access point chi si collegherà su uno specifico SSID sarà automaticamente taggato e potrà vedere solo quello che avremo deciso a priori, molto spesso infatti un accesso Guest può solamente navigare verso internet, anche se si cercasse di sfogliare la rete interna non si vedrebbe nulla.

Deve essere chiarò però che se abbiamo più switch la configurazione deve essere uguale in ognuno di essi e che le porte che collegheremo fra uno e l’altro dovranno far passare tutte le VLAN presenti in rete, si parla quindi di configurare dei VLAN TRUNK che vedremo in un altro post. Stessa cosa vale per i router che gestiranno la connessione verso internet. Se il nostro PC fa parte della VLAN 10 il router dovrà poter accettare i pacchetti anche dalla VLAN 10 oltre che dalla VLAN di default 1 altrimenti non potremo uscire verso il mondo esterno.

CONCLUSIONE

Ci sono molti altri aspetti che dovrebbero farvi decidere di usare le VLAN anche nelle vostre reti ma crediamo che questi siano i principali. Nella nostra esperienza abbiamo visto che una rete ben segmentata tramite le VLAN aumenta la sicurezza e in caso di problema è molto più semplice capire dove si trova e come isolarlo.

Se vi servono informazioni aggiuntive siamo come sempre a disposizione.

 

Asterisk 13 vs Asterisk 11 perché aggiornare

Asterisk_LogoOrmai è definitivo e non si tornerà più indietro, gli sviluppatori di Asterisk, il più famoso centralino telefonico opensource, hanno deciso di passare dal modulo CHAN_SIP al modulo RES_PJSIP. In pratica il motore sip interno di asterisk è stato sostituito con un modulo esterno che risolve diverse problematiche in ambito NAT e Firewall e che per loro è più facile da gestire e arricchire con funzionalità di Unified Communications. Ma andiamo nello specifico per cercare di capire come comportarci.

Molti di noi usano e mantengono attive installazioni stabili con Asterisk 11 e il classico chan_sip, abbiamo i nostri file di configurazione che spostiamo e modifichiamo da un’installazione all’altra mantenendo in funzione ogni servizio senza problemi. Ma da alcuni mesi vediamo che la versione 13 di asterisk sta ricevendo molti aggiornamenti e le distribuzioni più famose come FreePBX iniziano ad avere una roadmap per utilizzare PJSIP.

Quali sono le differenze principali fra i due moduli?

In pratica le opzioni rimangono quasi le stesse, ma la filosofia cambia totalmente. In chan_sip abbiamo un’unica sezione in cui configuriamo l’account SIP per ogni singolo utente / dispositivo. In pjsip invece per configurare un account abbiamo bisogno di gestire tre sezioni diverse del file:

  1. endpoint: la sezione che definisce le caratteristiche del tipo di dispositivo
  2. auth: definiamo tutte le opzioni per l’autenticazione dell’account
  3. aor: address of record, configuriamo le specifiche del contatto

ENDPOINT

In questa sezione dobbiamo specificare i vari parametri classici che usavamo anche in chan_sip come il context, i codec abilitati, i parametri NAT e soprattuto i nomi delle sezioni per auth e aors che sono associate a questo endpoint

AUTH

In auth possiamo decidere che tipo di account stiamo gestendo. Non esistono più le opzioni peer, user, friend. L’autenticazione potrà essere composta dalle classiche credenziali user e password o possiamo gestire un semplice controllo sull’IP da cui partono le richieste. Qui decideremo anche se stiamo configurando un trunk esterno verso un provider voip o un gateway SIP. E’ stata eliminata la stringa REGISTER a favore di una gestione molto più gestibile e personalizzabile per andare in contro ai vari problemi che negli anni si sono evidenziati verso il mondo esterno.

AORS

Address of Records questa è una vera e propria nuova gestione degli account. In questa sezione possiamo specificare tutti i parametri che entrano in gioco durante la registrazione di un account. Il tempo di durata della registrazione, il numero massimo di endpoint registrati su questo account, le mailbox e i parametri di qualify. Questa sezione ci permette di avere più endpoint associati ad un unico account permettendo così tramite una extension di chiamare contemporaneamente più dispositivi (il telefono fisso, il mobile o l’applicazione su PC)

Conclusione

Secondo noi è tempo di migrare, il modulo PJSIP ormai è maturo e stabile e la versione di Asterisk 13 si porta dietro molte migliorie che aumentano la qualità del pbx. La voicemail è stata ulteriormente aggiornata, i debug offrono maggiori informazioni e il dialplan è stato integrato con le nuove applicazioni portate da pjsip.

Come sempre nel mondo opensource si è molto attenti agli utilizzatori finali ed è stata creata una pagina del wiki ufficiale in cui ci son ole principali differenze messe a confronto fra chan_sip e pjsip in modo da avere un immediata risposta per le proprie configurazioni e la potete trovare qui “migrare da chan_sip a pjsip”

Per qualsiasi informazione contattateci come sempre.

 

RAINBOW: nuova applicazione per il mondo business

Avete presente il nuovo modo di comunicare dei nostri ragazzi? Applicazioni come Whatsapp Skype e Facebook Messenger sono l’unico modo in cui una certa parte di popolazione oggi comunica e si scambia informazioni. Non c’è più differenza fra pubblico e privato e soprattutto alcune categorie di professionisti usano queste applicazioni come principale mezzo di contatto anche il proprio business.

Le aziende però sono ancora restie ad usare i servizi online per trasferire informazioni riservate e trattative interne tramite questi enormi contenitori creati e gestiti da multinazionali che guadagnano grazie alla pubblicità che viene venduta sfruttando la profilazione dei nostri dati e dei nostri profili.

Alcatel-Lucent Enterprise ha deciso di entrare in questo mercato e di specializzarsi nel settore delle aziende. Hanno creato la prima applicazione / sito web di messaggistica istantanea gratuito e cross platform. Si chiama RAINBOW e unisce in un’unica interfaccia le più importati funzioni di comunicazione:

  • chat e presence
  • chiamate vocali
  • chiamate video
  • condivisione del desktop

A prescindere dal sistema operativo o dal dispositivo in uso, proprio come le migliori applicazioni sul mercato, il sistema offre la possibilità di rimane in contatto continuo con chi si vuole. L’acceso è gratuito e basta avere un indirizzo email valido. Il tutto viene gestito direttamente dal cloud di Alcatel-Lucent in modo da poter garantire la sicurezza e la privacy di tutti i dati scambiati com’è nel suo stile da sempre.

Per capire meglio di cosa si tratta e per vederlo in azione ecco il video ufficiale con alcune funzionalità presenti in questa versione.

Soluzione di comunicazione per Corgae Sas

corGaeAbbiamo conosciuto i ragazzi di Corgae quasi per caso, grazie ad un post scritto su questo sito ci hanno contatto e da li è partito tutto. Corgae Sas è una azienda che ha la sua sede a Bologna più precisamente a San Lazzaro di Savena e incentra il suo business in: stampa in digitale sia in grande che in piccolo formato, servizi di prestata, fotolito.

Si stavano trasferendo nella nuova sede e avevano bisogno di una soluzione di telefonia aziendale che li potesse liberare da un vecchio sistema che ormai non riusciva più a seguirli nella loro crescita. In più sono stati da subito molto attenti alle nuove tecnologie e al risparmio dei canoni telefonici.

La nostra proposta è stata quindi ancora più semplice e diretta da subito ad una soluzione basata sul sistema NethVoice. Questa piattaforma di comunicazione integra tutte le funzionalità classiche di un centralino telefonico ma ci da la possibilità di inserire il sistema nella rete LAN del clinete e di interagire con i software gia in uso senza investire in ulteriori sviluppi da parte della software house che li gestisce.

Parliamo quindi di telefoni IP di facile installazione e gestione e di VoIP verso il mondo esterno.

Con il NethVoice abbiamo configurato anche un operatore automatico completamente personalizzato e personalizzabile direttamente da Corgae in ogni momento. Chiamando per avere un preventivo o un perfetto lavoro di grafica, sarete accolti da una voce che vi seguirà nella scelta e vi metterà in contatto con la persona giusta diminuendo così i tempi di attesa e le trasferte interne.

Per abbattere ulteriormente i costi delle telefonate oltre ad essere collegati in VoIP con un provider nazionale, diminuendo così i canoni fissi, abbiamo installato un Box GSM IP per far passare tutte le chiamate verso i cellulari ad un costo nettamente inferiore. Il box gsm serve anche come backup in entrate ed in uscita in caso di guasti alla linea o al provider.

In sostanza la tecnologia IP ci ha permesso di soddisfare le richieste del nostro cliente e ha permesso a lui di risparmiare mensilmente sui costi totali riferiti alle comunicazioni aziendali.

Per qualsiasi informazione a riguardo contattateci.

 

Apparecchi Cisco: come utilizzarli su un nuovo centralino

alcatel-lucent-8038-8068Negli ultimi tre anni abbiamo ricevuto diverse richieste per testare e implementare apparecchi Cisco su altri centralini proprietari e non. Alcuni clienti sono tornati indietro rispetto a soluzioni in cloud di operatori mobili e fissi nazionali, lamentando una scarsa qualità delle telefonate. In realtà il problema non sono i telefoni ma la banda usata per farli lavorare, quindi se inseriti in un contesto funzionante daranno ancora il loro meglio.

Come molti altri anche gli apparecchi Cisco posso essere dei semplici e funzionali telefoni standard SIP è quindi possibile usarli su qualsiasi centralino che supporti tale tecnologia. Noi li abbiamo installati su Alcatel-Lucent e Asterisk salvaguardando così l’investimento dei nostri clienti. Ci teniamo a precisare però che, come tutti gli apparecchi proprietari, non tutte le funzioni disponibili usandoli con soluzioni Cisco sono presenti su altri sistemi. Ma se si bilancia l’investimento fatto con alcune piccole limitazioni si può dire tranquillante che ne vale la pena.

Alcuni dei servizi che rimangono funzionanti al 100% sono:

  • identificativo del chiamate
  • parcheggio delle chiamate
  • deviazione
  • trasferta diretta
  • trasferta con annuncio
  • avviso di chiamata
  • conferenza
  • prenotazione
  • ripetizione ultimo numero
  • DTMF
  • etc…

Questo è solo per farvi capire che in realtà i servizi che la maggior parte di noi usa con il telefono fisso aziendale continuano a funzionare perfettamente se il nuovo centralino supporto il protocollo SIP standard. Ma allora quali sono le limitazioni che potrebbero costringerci a cambiare apparecchi?

In alcune realtà aziendali più strutturate ci sono due servizi che non possono mancare per sfruttare a pieno il sistema di comunicazioni:

  • chiamata nominativa
  • direttore / segretaria

Questi due servizi sembrano poca cosa ma in un’azienda di centinaia di dipendenti poter chiamare qualcuno tramite una tastiera QWERTY identica a quella del PC fa risparmiare molto tempo. Così come poter associare ad ogni interno dei manager, capi progetto e amministratori delegati un interno della segretaria personale che filtra le chiamate e si occupa di tutte le comunicazioni in entrata e in uscita è una funzionalità impossibile da eliminare.

Quindi se siete una piccola o media azienda e avete acquistato da un operatore gli apparecchi Cisco ma il servizio non vi soddisfa ricordatevi che possiamo usarli mantenendo così il vostro investimento iniziale dandovi però un servizio di qualità includendo la nostra ormai famosa assistenza tecnica.

 

Comunicazione: cosa NON fare in azienda

cosa-non-fare-per-comunicareOggi parliamo di un aspetto aziendale che dovrebbe essere il primo tema affrontato da ogni imprenditore o startupper che voglia intrattenere rapporti con i propri clienti anche tramite le comunicazioni telefoniche. Quindi se la tua azienda vende solo online e non ha un numero di telefono dove essere contattata puoi pure cambiare articolo.

Se invece sei come noi e come milioni di imprese nel mondo allora facciamo insieme alcuni esempi e vediamo se anche tu stai sbagliando qualcosa nel tuo approccio verso i clienti che ti chiamano.

TEMPI DI RISPOSTA

Non si sa perché quando come privati chiamiamo qualcuno, che non sia un nostro amico o un famigliare, ad esempio un ristorante o la palestra o un cinema e questi non ci rispondono in 10 o 15 secondi iniziamo subito ad infastidirci e attacchiamo il telefono. Mentre se siamo in ufficio e suona il centralino aspettiamo almeno dai 3 ai 5 squilli prima di rispondere perché siamo impegnati in altro. E’ un mistero che non mi spiego. Comunque volete sapere a cosa corrispondono in termini di tempo i 15 secondi di attesa mentre state chiamando la pizzeria? Sono in realtà 15 secondi del vostro prezioso tempo. E invece quanti secondi passano prima che voi in ufficio alziate la cornetta dopo 5 squilli? Passano la bellezza di 25 secondi.

Avete capito vero? Qualcuno disse “… non fare agli altri quello che non vuoi venga fatto a te …” o una cosa simile, ma rende l’idea. Perché nelle aziende non si vuole capire che bisogna rispondere entro 3 squilli ossia 15 secondi per dare al cliente una prima ottima impressione di noi e di come lavoriamo?

Ripeto, una prima e ottima impressione di noi e come lavoriamo.

MESSAGGI AUTOMATICI E MUSICA D’ATTESA

Per rispondere in fretta non serve alzare sempre la corretta. Il nostro centralino e credo anche il vostro altrimenti buttatelo per favore, può tranquillamente rispondere dopo 2 squilli con un messaggio automatico di presentazione che metta subito a proprio agio il vostro cliente mentre voi per altri 10 o 15 secondi potete finire di inviare la vostra email o bere l’ultimo sorso di tisana purificante che tanto vi piace.

Durante una conversazione poi capita molto spesso di dover far attendere il cliente per alzarsi a prendere una pratica o chiamare un collega per chiedere informazioni o anche solo per aprire la porta al corriere. In questi casi molti di voi decidono di massacrare le orecchie dei poveri interlocutori con una musica orrenda molto spesso elettronica di bassa qualità e che si ripete in un loop diabolico all’infinito.

Se volete sapere un segreto esistono migliaia di brani musicali che si possono usare come musica d’attesa intrattenendo così in modo adeguato e con stile un cliente. Si possono cambiare a piacimento e ad esempio si può decidere sotto le feste di natale di usare una musica adatta o in estate sparare pezzi dei Beach boys in bermuda e surf.

ORARIO DI CHIUSURA – SEGRETERIA TELEFONICA – CHIAMATE PERSE

L’ultimo aspetto che viene molto spesso abbandonato al destino è come gestire le chiamate in arrivo al centralino mentre l’azienda è chiusa. Di notte, nel week end, e sotto le feste non immaginate quante aziende continuano a ricevere telefonate per i motivi più strani. Questa gente che chiama alle nove di sera saranno si strani ma sono comunque potenziali clienti e vanno trattati come tali.

Iniziamo mettendo un messaggio automatico che interviene solo negli orari di chiusura in cui ricordiamo i giorni e appunto gli orari in cui siamo aperti. Diamo la possibilità di lasciarci un messaggio in segreteria e impostiamo il centralino per segnalarci che abbiamo avuto una chiamata a cui non abbiamo risposto.

Poi però mi raccomando appena torniamo in ufficio controlliamo la segreteria o le chiamate perse e contattiamo tutti quelli che ci hanno cercato, vedrete come saranno piacevolmente stupiti della nostra chiamata e ben predisposti a fare affari con noi.

IN CONCLUSIONE

Sono semplici azioni che fanno la differenza nel modo in cui veniamo percepiti come azienda dai nostri clienti. Sono pressoché azioni e operazioni che non costano nulla in termini di denaro ma che posso far guadagnare una commessa in più solo perché siamo stati bravi a rispondere al telefono.

Se volete approfondire contattateci e vediamo insieme cosa fare.

 

Alcatel-Lucent Enterprise crea la Network on Demand

network-on-demandIl 2016 per Alcatel-Lucent Enterprise è l’anno del rinnovamento. Sono state presentate diverse novità durante l’ultimo partner meeting di Febbraio ma quella che più ci ha impressionato è la nuova politica nel settore LAN e Wireless. Fino ad oggi, per noi System Integrator Business Partner di Alcatel-Lucent Enterprise, abbiamo sempre avuto alcune difficoltà nel progettare e realizzare reti dati di livello Enterprise ai nostri clienti sfruttando i prodotti Alcatel-Lucent.

I motivi erano diversi fra cui una reale mancanza di prodotti per coprire le diverse necessità dei clienti, costi troppo alti per aziende medio piccole, poca formazione e conoscenza delle caratteristiche tecniche delle soluzioni offerte.

La nuova tendenza si è iniziata a vedere nel 2014 quando sono usciti sul mercato nuovi switch Layer 2+ PoE in grado di gestire anche reti molto complesse ad un prezzo veramente competitivo rispetto ai classici nomi (Cisco, HP). Nel 2015 poi è stata migliorata tutta la parte di software management tramite la suite OmniVista 2500 dove hanno incluso anche tutte le configurazioni e le politiche per la gestione del BYOD e del Unified Access.

Oggi hanno completato l’opera con lo sviluppo di una soluzione di Network on Demand.

Si avete capito bene possiamo offrirvi la progettazione, configurazione e gestione di una rete dati a casa vostra ma che pagherete solo per l’effettivo uso che ne farete. Vi installeremo tutti gli switch e le configurazioni più avanzate ma ci sarà un costo per il reale utilizzo di ogni singola porta e ovviamente le porte che non saranno usate non verrano pagate. Un sistema locale di Omnivista 2500 gestire tutte le varie sessioni e si collegherà ad un sistema gemello remoto su cui poi andranno a confluire tutti i report del singolo cliente. A fine mese si estrapolano le varie occupazioni e si invia la fattura. Fine. Pagate solo quello che consumate.

Non male se si pensa a tutte quelle realtà che necessitano un gran numero di porte per un breve lasso di tempo. Sale conferenze, cliniche private, alberghi, aziende di formazione. Sono tutte situazioni in cui si arriva ad avere per 2 o 3 giorni a settimana decine di persone connesse alla LAN ma nei restanti giorni nessuno usa quegli apparati. Quindi perché pagare anche per i giorni di inattività?

Ne sapremo di più nelle prossime settimane ma abbiamo avuto un primo contatto molto positivo e crediamo che questo modello di servizio possa realmente spingere tutte quelle aziende con una rete dati vecchia, lente e poco sicura verso un rinnovamento tecnologico in grado di aiutarli a fare più business spendendo meno e in modo più semplice.

Per ogni informazione contattateci.

 

Micro imprese: meglio un centralino o il cloud?

centralino-telefonicoPer le micro imprese come i negozi, gli studi professionali, i dentisti e gli avvocati conviene avere un centralino telefonico o un servizio in Cloud che ci porta solo i telefoni IP? Questo è la domanda che molti operatori e system integrator si fanno da un paio di anni.

Dobbiamo essere sinceri e dire subito che ad oggi non ci sono più differenze di funzionalità fra una soluzione in casa e una in cloud. L’unico momento in cui è assolutamente preferibile una soluzione in casa è se si deve collegare il centralino con un software gestionale interno. A questo punto per risolvere diversi problemi tecnici è meglio avere fisicamente il centralino telefonico in ufficio.

Le differenze principali sono in realtà solo due:

  1. metodo di pagamento della soluzione
  2. gestione dell’assistenza e della manutenzione

CAPEX vs OPEX

Ovviamente una soluzione in Cloud sarà gestita a contratto, ossia ci sarà un canone mensile per tutti gli apparecchi, i servizi, le linee e le opzioni che is scelgono per un periodo prestabilito di mesi o meglio di anni. Mentre se si acquista un centralino si pagherà per avere fisicamente il prodotto che alla fine del saldo diventerà di proprietà. E qui ecco la prima differenza.

Con il cloud non avremo del materiale che finirà nei cespiti aziendali, ma avremo un costo operativo a bilancio. Per molte aziende questo aiuta a gestire sia le finanze che l’utile a fine anno. In gergo si dice che si passa da una gestione OPEX ad una gestione CAPEX. (per maggiori informazioni chiedete ai vostri commercialisti)

Tutto incluso vs Assistenza a parte

La seconda differenza la troviamo nella gestione dell’assistenza e della manutenzione dei materiali. Nel 99% dei casi quando si sceglie per una soluzione in Cloud tutti gli apparecchi e i software saranno coperti dall’assistenza e dalla manutenzione. Gli aggiornamenti software o la sostituzione di apparecchi guasti saranno inclusi nel canone. Spesso i software saranno sempre all’ultima versione disponibile.

Se acquistiamo un prodotto fisico dovremo invece fare a parte un contratto di assistenze e di manutenzione e nel caso volessimo aggiornare la centrale si dovrà acquistare il nuovo software e installarlo fisicamente a bordo. Certamente non è un obbligo avere un contratto di assistenza ma chiunque potrebbe confermarvi che è caldamente consigliabile.

Tecnologia linee esterne

Un’ultima possibile differenza sono le linee esterne, ossia i vostri numeri di telefoni pubblici. Con una soluzione in casa potete scegliere se avere 3 tipi di linee: analogiche, come quelle di casa, ISDN o VoIP. Nel caso del Cloud invece potrete avere solo linee VoIP.

In definitiva per una micro impresa non cambia nulla ma bisogna essere informati di alcune limitazioni tecniche del VoIP. Se per qualche motivo la linea adsl si guasta non potrete più fare chiamate verso l’esterno. Al contrario tutti gli operatori VoIP prevedono un backup verso un vostro cellulare per le chiamate in ingresso.

Se il vostro ufficio o negazione rimane senza corrente e non è stato previsto un piccolo gruppo di continuità per il router e i telefoni IP sarete isolati. Questo vale anche per un centralino telefonico in casa.

Conclusioni

Dalla nostra esperienza stiamo vedendo che i negozi e i piccoli uffici hanno più benefici da una soluzione in Cloud soprattutto perché possiamo gestire completamente tutto noi senza che il cliente perda tempo a cercare di risolvere problemi o gestire configurazioni. Se devono aggiungere un numero, se vogliono cambiare un messaggio in segreteria o creare una rubrica aziendale basta una mail o una telefonata e immediatamente possiamo gestire la cosa. Per quanto riguarda i costi possiamo fissare un canone mensile che non varierà nel tempo questo, ci dicono, rende la scelta più facile e prevedibile.

Se invece avete un’azienda con 25 o più interni allora inizia ad essere utile valutare l’opzione di acquisto classico, ovviamente con la possibilità di rateizzare il totale. In questo caso potrebbero servire apparecchi dect e cordless a lungo raggio che richiedono soluzioni tecniche più facilmente attuabili avendo l’hardware a disposizione.

Come sempre contattateci per maggiori informazioni!

Perché scegliere un IP PBX: 5 consigli utili

ip pbx 5 consigliPerché dovreste scegliere un IP PBX piuttosto che un centralino classico e quale fra i molti disponibili risulta essere la scelta migliore per la vostra azienda? Oggi prendiamo spunto da un articolo pubblicato nel blog di Alcatel-Lucent Enterprise in cui si parla del mercato delle piccole e medie imprese. Loro fanno una breve analisi sui 5 motivi che dovrebbero spingere una PMI a scegliere un IP PBX, noi invece vogliamo puntare sui 5 consigli elencati focalizzandoli però nel mercato italiano fatto di micro e piccole aziende con necessità diverse dai mercati esteri.

#1 Applicazioni facili da usare per tutti

Ci sono nel mercato decine di applicazioni e prodotti che permettono di rimanere in contatto con clienti, fornitori e colleghi di ogni tipo marca e lingua. L’unica peculiarità che le accomuna però, rimane il fatto di essere poco intuitive e poco standard l’una dall’altra. Le aziende di tutto il mondo sono formate da persone diverse, con capacità e istruzione diverse. Età diverse e predisposizione al cambiamento diverse. In più non tutti usano nella vita privata smartphone o tablet per chattare, fare video chiamate o inviare foto e file.

Quindi quale sarebbe la scelta giusta per la maggior parte delle aziende? Un sistema di comunicazione aperto a diverse applicazioni capace soprattutto di integrarsi con gli attuali programmi, come ad esempio il client di posta elettronica, il browser predefinito o gli smartphone che già si utilizzano. Ad esempio un semplice plug-in da installare in Outlook per rimanere in contatto con i colleghi, che permetta di poter cliccare un nome e chiamare il capo o il venditore, chattare direttamente dallo stesso programma senza dover cercare l’applicativo giusto sono tutte funzionalità che possono o meno rendere utile un IP PBX piuttosto che farlo diventare un peso per i dipendenti e i collaboratori.

#2 Protezione dell’investimento

In tutti gli investimenti la prima domanda che un imprenditore e una azienda si fanno è: quanto posso andare avanti dover aver investito in questo progetto? Sembra una banalità me in realtà tutti noi lo facciamo in continuazione. Quando acquistiamo un auto ci chiediamo per quanti anni dovrà durare in buone condizioni, quando compriamo un nuovo PC o uno smartphone e così via. Nelle aziende ovviamente le cose sono più complicate. Un investimento nel campo delle comunicazioni deve poter reggere l’urto di diversi fattori:

  1. il rinnovamento naturale della tecnologia
  2. i cambiamenti aziendali, la crescita o la diminuzione del personale
  3. i costi dei materiali o i costi dei servizi

Sono tre semplici aspetti che possiamo approcciare solo guardando al mercato stesso e selezionando un partner in grado di risolverli. Non sono molte infatti le aziende con un passato solido e duraturo che ci possono dare la serenità di scegliere un prodotto adatto alla nostra aziende per i prossimi 8 o 10 anni. Nella tecnologia 10 anni sono una vera e propria era, ma non dimentichiamoci che ci sono prodotti ancora oggi installati che continuano ad essere al passo con i tempi. Le aziende che hanno investito 10 anni fa oggi possono con un semplice aggiornamento software trasformare le loro comunicazioni mantenendo tutto quello che hanno acquistato e non sprecando neanche un centesimo.

#3 Mobilità – BYOD – Lavoratori esterni

Nel 2014 gli utenti che usano internet da dispositivi mobili ha superato quelli che lo usano da PC. ovviamente sono statistiche mondiali quindi sono falsate da nazioni come l’India o l’Africa in cui ci sono gli smartphone ma non i PC fissi o i laptop. Rimane comunque il fatto che anche in Italia ci siano più persone con uno smartphone che con un PC a casa. Questo comporta un cambiamento delle abitudini quotidiane per molti lavoratori. Soprattutto spinge le aziende a far usare gli smartphone personali delle persone anche all’interno dell’azienda (BYOD) assicurando però la maggiore sicurezza possibile ai dati aziendali e personali del dipendente.

Aprire le porte ad applicazioni mobili o ad applicazioni web ci pone davanti ad un problema di sicurezza. Le frodi telefoniche fruttano nel mondo milioni di dollari ogni anno e le aziende che ne sono colpite purtroppo non hanno modo di essere rimborsate perché il problema risiede proprio nei loro sistemi di comunicazioni poco sicuri, non aggiornati o configurati male.

La paura però non può bloccare la crescita di un’azienda, infatti abilitare applicazioni mobili o internet per i lavoratori esterni ci permette di espandere il nostro territorio mantenendo il controllo dei costi e della sicurezza come abbiamo sempre fatto. L’aspetto più importante rimane sempre la sicurezza e la facilità di implementare tutte queste funzionalità nelle attuali abitudini lavorative senza nessuna rivoluzione.

#4 Stato della rete aziendale

Uno studio del 2015 fatto da Dimensiondata dal nome “Network Barometer 2015” ha dimostrato come le reti aziendali delle medie grandi imprese non sia poi così aggiornato. Vi diamo alcuni numeri di questo studio giusto per capire di cosa si parla:

  • il 60% dei dispositivi di rete è afflitto da una vulnerabilità di sicurezza senza che voi lo sappiate
  • il 74% degli access point sono obsoleti e usano ancora la tecnologia 802.11g non supportando la mobilità della voce e soprattuto i nuovi standard di sicurezza
  • il 53% dei dispositivi di rete sono obsoleti nell’hardware e soprattutto nel software causando così i primi punti di accesso per attacchi informatici

Provato a pensare quali siano le cifre nelle piccole e nelle micro aziende dove ancora oggi il sistema operativo più usato è Windows XP. Le piccole aziende devono poter trovare il giusto compromesso fra sicurezza e nuove tecnologie ad un costo adatto. Solo tramite partner che operano in tutti i settori delle comunicazioni possono arrivare a tale risultato. Chi sviluppa un IP PBX ma anche gli Access Point e gli Switch avrà sicuramente maggiori capacità tecniche ed economiche per fornire soluzioni complete e sicure per tutti.

#5 Puntare solo sulla tecnologia non risolve i problemi di collaborazione

Ogni settimana c’è un produttore che immette nel mercato un nuovo gadget, un servizio o un software e promette che questo aiuterà te e la tua azienda a comunicare meglio e a collaborare con chiunque in qualunque posto e su qualunque dispositivo. La realtà è che solo acquistando nuovi prodotti, nuovi servizi e nuove strategie non riusciremo mai a migliorare la nostra comunicazione e le nostre collaborazioni.

Bisogna sempre ricordarsi che per comunicare e collaborare ci vogliono le persone. Dietro ad ogni smartphone o applicazione c’è una persona con delle necessità e dei problemi da risolvere. Bisogna capire se ci sono dei problemi di comunicazione nella nostra azienda e cercare di risolverli attraverso le persone e la tecnologia messa nelle loro mani e non il contrario.

La tecnologia non risolverà mai un problema da sola, ma una persona che usa un prodotto al massimo delle sue possibilità si.