Oxo Connect: le PMI entrano nel mondo delle applicazioni

rainbow-alcatel-lucentEra ormai scontato che la nuova era dei sistemi telefonici avrebbero dovuto prendere atto del periodo in cui viviamo oggi. Non solo per la situazione economica e sociale ma per la grande pervasività della tecnologia nella vita di tutti i giorni. Applicazioni per smartphone, Social Network, recensioni per qualsiasi servizio o prodotto influenzano il lavoro di tutti. In un sistema così connesso e così affamato di informazioni immediate e corrette il centralino telefonico deve entrare in rete tramite la porta principale.

Oxo Connect 2.0 è la risposta di Alcatel-Lucent Enterprise per le PMI.

Parliamo della nuova versione del server di comunicazione OmniPcx Office che si trasforma e diventa Connect. In pratica la parte hardware rimane la stessa. Viene aggiornata solo la CPU con un nuovo processore e maggiore RAM per gestire le applicazioni software interne ed esterne all’azienda. Lo strato software è uguale tranne per una piccola ma fondamentale sezione.

Cloud Connect Agent Ready. Questa è la vera novità di tutta l’infrastruttura telefonica di Alcatel-Lucent Enterprise.

Non facciamoci subito annoiare dalla parola cloud perché in questo caso si tratta di una connessione utile ad ogni singola azienda, privata e protetta che fra poco vi spiegherò. Ma partiamo dalla parola Connect.

Connect ovviamente si traduce in connesso e rappresenta la vera sfida di ogni produttore di sistemi telefonici che vuole rimanere sul mercato durante l’esplosione di decine di applicazioni come Facebook Messenger, Whatsapp, Skype, Hangout, Facetime. Tutti questi sistemi sono entrati nell’uso quotidiano delle persone, anche noi ne facciamo parte ovviamente, per tutta la sfera di comunicazioni private (tranne alcuni casi come hotel o piccoli centri benessere). La facilità d’uso, la disponibilità H24 e la diffusione di queste app permetto di rimanere in contatto e di ricercare informazioni senza perdere tempo e ricevendo risposte immediate proprio dalla persona che ci serve.

Il mondo business come reagisce a questo fenomeno?

Semplicemente non reagisce, almeno fino ad oggi. Per diversi motivi non avevamo capito che il mondo privato vuole e deve entrare anche nel mondo enterprise, ma non con le stesse applicazione, piuttosto, con la stessa metodologia che tanto è utile e ci rende affezionati a questi servizi di messaggistica.

Con Oxo Connect è stata sviluppata l’applicazione di messaggistica RAINBOW con cui hanno unito le funzionalità di Skype e Whatsapp con la possibilità di connettere il centralino telefonico al cloud privato della propria azienda su ALE (alcatel-lucent enterprise).

Ecco alcuni spunti utili per capire come potrebbe cambiare il lavoro quotidiano:

  • rimanere realmente in contatto con il proprio team tramite un’app sullo smartphone
  • stessa applicazione per smartphone, PC, MAC e WEB
  • collaborazione con i fornitori o chiunque abbia un account rainbow
  • condivisione di file senza limiti
  • assistenza tecnica tramite condivisione dello schermo
  • click to call dall’applicazione al telefono sulla propria scrivania
  • chat, audio e video chiamate e conferenze

Chiunque di voi usi un’applicazione di messaggistica privatamente ha sicuramente pensato più di una volta che lo stesso sistema sarebbe stato ottimo in ufficio per risolvere un certo problema. Oppure che condividere lo schermo con un fornitore sarebbe stato utile a capire come preparare un’offerta urgente per il nuovo cliente senza però far sapere al mondo cosa stessimo facendo o ricevere poi pubblicità profilata in base a cosa ci siamo detti o scritti in chat.

Cosa differenzia l’Oxo Connect e l’applicazione Rainbow dal resto del mondo delle app:

  1. Privacy non è un sistema per tracciare, monitorare e leggere i dati che passano sulle connessioni per poi profilare gli utenti per la pubblicità online e mai lo sarà.
  2. Connesso con tutte le centrali aziendali e gli interni telefonici del personale. Le applicazioni di messaggistica nascono e muoiono nel loro eco-sistema senza mai entrare in contatto con altri sistemi aziendali.
  3. Aperto agli sviluppatori. Con tutta una serie di API si può collegare l’infrastruttura privata di Rainbow con i sistemi informatici presenti in azienda. CRM, Helpdesk e altro può essere integrato facilmente e con il pieno supporto di ALE.

Siete pronti ad essere i primi a rivoluzionare il rapporto che avete con i vostri clienti e fornitori usando una semplice applicazione di messaggistica?

Oxo Connect 2.0 con il Cloud Connect Agent Ready e l’applicazione gratuita Rainbow sono la nuova via per non farsi mangiare dal mercato ma rimanere protagonisti del rapporto che avete costruito negli anni con i vostri clienti.

Per demo e informazioni aggiuntive non resta che contattarci.

 

Ecco perché le app di messaggistica privata non sono adatte al mondo aziendale

rainbow-alcatel-lucentLe applicazioni di messaggistica sono diventate le più usate negli ultimi due anni. Pensate a WhatsApp, Facebook Messenger o WeChat che vengono usate ogni giorno da milioni di utenti in tutto il mondo. I motivi di questa esplosione secondo molti esperti sono prevalentemente tre: usabilità perfetta su dispositivi mobili come gli smartphone; scambio di informazioni molto più veloce rispetto alle email; perfette per la collaborazioni fra gruppi. Molti professionisti tentano di usarle nel loro settore lavorativo ma bisogna stare attenti ai rischi del caso.

Le 6 ragioni per cui le app di messaggistica non sono adatte al mondo del business

1 SICUREZZA

Permettereste ai vostri dipendenti di usare il proprio account email personale per gestire il lavoro quotidiano in azienda? Probabilmente no, anzi se lo state facendo smettetela subito. Dare questa opportunità rappresenta un grosso rischio per voi e la vostra azienda perché non sareste in grado di chiudere l’account nel caso in cui il vostro collaboratore cambi lavoro. Non avreste il controllo sui dati e sul backup delle email e soprattutto non avreste il controllo sui diritti di accesso ai vostri dati aziendali riservati.

Bene le stesse opzioni valgono per le applicazioni di messaggistica. I vostri dipendenti dovrebbero usare applicazioni di livello enterprise che voi avete selezionato e che rispecchiano le vostre regole di privacy e sicurezza. Ad esempio, la stessa WhatsApp ha recentemente annunciato un enorme cambiamento della sua politica di privacy. Hanno deciso di condividere le informazioni scambiate nelle chat di tutto il mondo con Facebook il più famoso social network. Tutto quello che voi e i vostri collaboratori, clienti o fornitori vi direte su WhatsApp andrà direttamente a finire nei datacenter di Facebook.

2 DESKTOP E UTENTI MOBILE

Come abbiamo detto in precedenza le applicazioni di messaggistica sono perfette per lavorare in mobilità soprattuto da smartphone. Sono veloci, facili e sempre disponibili. Il problema però si ha quando abbiamo la necessità di collaborare e parlare con un collega o partner che non è mai in mobilità proprio per la sua mansione specifica, ad esempio chi gestisce gli ordini, chi fa assistenza o spesso il cliente stesso. Per sfruttare al massimo le ottime caratteristiche di queste applicazioni è necessario che la vostra applicazione aziendale abbia una versione desktop che si possa installare su tutti i PC aziendali con le stesse caratteristiche della versione mobile. Solo così l’uso di queste applicazioni porterà un vantaggio aziendale a voi e al vostro business.

3 AMMINISTRAZIONE

Inoltre, le applicazioni di consumo non hanno portali di amministrazione aziendali per garantire un facile roll-out e il delivery delle stesse verso i dipendenti o la gestione degli utenti in generale. Non esiste nessun monitoraggio sull’utilizzo o politiche a livello aziendale. Non c’è un back-up che si possa gestire in base alle proprie esigenze e la prevenzione della perdita di dati è gestita totalmente dalla multinazionale di turno.

4 SUPPORTO

Nel mondo aziendale il supporto è fondamentale. In caso di problemi bisogna reagire immediatamente per non perdere dati o ancora peggio opportunità di business. Solo le applicazioni di livello enterprise possono offrire monitoraggio, supporto e SLA dedicati ad ogni azienda.

5 TELFONIA E RUBRICHE AZIENDALI

Le directory aziendali sono continuamente in movimento, cambiano i numeri, le email, le persone vanno e vengono di continuo. L’unico modo per mantenere usabile le applicazioni di messaggistica aziendale è quello di avere un’integrazione fra le app e le vostre directory. Non ci sono altri modi magici ad oggi. In più non è corretto ne utile che per trovare il contatto di un mio collega io debba scorrere fra tutti i miei amici.

Le applicazioni di consumo non hanno nessuna integrazione con altre soluzioni esterne di collaborazione o con il vostro sistema telefonico. Ad oggi solo le applicazioni studiate per il mondo enterprise hanno l’integrazione con il vostro apparecchio telefonico da scrivania dandovi la visibilità dello stato dei vostri colleghi (libero, occupato, in mobilità). Possono grazie alla versione desktop permettervi da fare il click to call direttamente dall’applicazione sfruttando le linee aziendali e aggiungere in tempo reale persone alla conversazione audio o video. Il personale interno avrà la stessa usabilità ed esperienza di chi lavora spesso in movimento.

6 INTEGRAZIONE CON I SISTEMI AZIENDALI

Collaborare in azienda non è così facile come nel privato. I vostri contatti non sono solo nel vostro smartphone personale ma nella directory aziendale o nel CRM. I contenuti che condividete nel privato spesso sono semplici foto o link mentre per lavoro serve la condivisione di interi file o cartelle con i fornitori o i clienti. Probabilmente il vostro business ha già sistemi mission-critical con cui lavorate come l’ERP, il CRM, soluzioni per la logistica e la fatturazione, la gestione personale etc, ecco perché un vero sistema di collaborazione deve potersi integrare facilmente con tutti questi sistemi tramite le API ufficiali fornite dal produttore e supportate nello sviluppo.

Queste sono le nostre idee sulle applicazioni di messaggistica, se volete approfondire l’argomento potete continuare qui Rainbow di Alcatel-lucent

rainbow-collaboration

Smart Working: cosa significa e perché aiuta le aziende

smart-workingSmart Working la nuova frontiera del lavoro aziendale: è solo un ennesimo termine alla moda oppure un nuovo modo di pensare e organizzare il lavoro in azienda?

Abbiamo cercato di rispondere a questa domanda perché sempre più spesso i clienti vogliono sapere da noi quali sono i trend del mercato e come possiamo aiutarli a crescere in campi sempre più competitivi. In realtà, forse per la prima volta, stiamo usando un termine che centra pienamente il pensiero che c’è dietro la tecnologia usata per lo Smart Working. Lavoro intelligente, non è altro che questo.

Siamo abituati da sempre a pensare ad una azienda come un posto fisico, più o meno bello e confortevole, in cui ci rechiamo tutti i giorni, tutti i mesi e tutto l’anno. Entriamo e abbiamo la nostra scrivania, il PC, il telefono, il fax, la fotocopiatrice e tutto quello che ci serve per fare il nostro lavoro da ufficio. Oggi grazie alla tecnologia possiamo fare molto di più.

Vi ricordate un’altro termine molto in voga fino a poco tempo fa: il telelavoro. Bene hanno solo deciso di aggiornare il termine e condirlo con tecnologie e funzionalità che oggi possono realmente dare la possibilità ad un dipendente di lavorare al 100% delle sue capacità anche fuori sede. Da casa, da una città qualsiasi o dal classico albergo a 5 stelle.

Partiamo dal presupposto che non tutte le aziende sono in grado di gestire i dipendenti in questo modo e che non tutti i business possono sfruttare lo smart working con successo. In alcuni casi il lavoro fisico in sede è l’unica possibilità per fare business a ottimi livelli. Ma mettiamo da parte il discorso mentale e politico interno delle aziende e andiamo a vedere cosa fisicamente e realmente serve, ad un’organizzazione e ad un’azienda, per abbracciare la filosofia dello smart working.

Tecnologia sicura e automatizzata dentro e fuori le mura aziendali

Il primo aspetto che si deve valutare quando decidiamo di dare l’opportunità ai nostri dipendenti e collaboratori di lavorare anche fuori sede è la SICUREZZA. Connettersi da casa, da un bar o un albergo non è certamente sicuro come stare davanti alla propria scrivania a Milano o Roma. I dati aziendali, i file di progetto, le offerte, i database devono essere protetti da diversi strati di accesso. Non bastano le classiche credenziali username e password. Dobbiamo prevedere certificati SSL, dispositivi riconosciuti come sicuri e location preventivamente riconosciute. Ad esempio io posso collegarmi al mio ufficio usando il mio iPad e usando la connessione 4G aziendale, mentre se sono in treno e uso il wifi di trenitalia avrò un accesso limitato.

La rete deve adattarsi in modo automatico ai vari utenti e dispositivi anche perché gestire fisicamente a mano ogni singola connessione risulterebbe talmente costoso in termini di tempo e risorse che lo smart working diventerebbe immediatamente peggio del lavoro in sede.

Connessioni adatte al traffico in ingresso

Il tutto si basa su connessioni tramite internet, ecco perché se alla base non ci sono connessioni dati (xDSL, Fibra, ponti radio) di qualità nessuno può permettersi di organizzare la propria azienda sfruttando i principi dello smart working. Una buona prassi è usare connessioni diverse per profili e gruppi diversi. I commerciali molto probabilmente dovranno avere accesso a file PDF o pagine web interne quindi il loro consumo di banda sarà relativamente basso.

Un progettista che deve collaborare con uno o più colleghi dovrà fare delle video conferenze, condividere file di grandi dimensioni e avere pieno accesso 24 ore su 24 per lavorare e progettare una soluzione entro la data stabilita. Si preferisce in questa caso fornire i progettisti di una connessione solo per loro in modo da dare la massima priorità e usabilità di tutta l’infrastruttura.

Ripensare gli orari di lavoro

Se si abbraccia una filosofia di Smart Working non esisteranno più gli orari da ufficio per molti di voi. Il lavoro non sarà valutato tramite la quantità di ore in cui state in ufficio, ma per i progetti chiusi con il vostro team. Spesso infatti si nota che dare più libertà stimola le persone che lavoreranno di conseguenza più ore di quelle previste per raggiungere risultati ancora migliori di quelli richiesti.

In questo modo si punta sulle qualità personali del singolo per creare gruppi di talento che possono vincere le sfide che il mercato ci pone ogni giorno.

Lo SMART WORKING non è un semplice termine inglese, è un modo di vivere e sviluppare le aziende puntando sulle persone e non sui prodotti che vendiamo.

Se volete approfondire CONTATTATECI senza impegno.

 

Call Center per le PMI: ecco come ti aiuta a vendere di più

customer-careOutbound o Inbound quale soluzione è adatta al tuo cliente?

Tutti noi quando sentiamo la parola Call Center pensiamo sempre alle decine di telefonate che riceviamo sul cellulare o a casa e associamo subito la sgradevole sensazione di quel momento. I Call Center però non sono nati per dare fastidio alle persone ad ogni ora del giorno. In realtà dietro c’è una filosofia e una progettazione che ancora oggi aiuta migliaia di aziende a gestire al meglio i contatti con i clienti. Il famoso Customer Care parte proprio da li.

Dobbiamo subito fare una precisazione. Esistono due macro aree di call center che si differenziano per il tipo di chiamate che gestiscono. Outbound è la categoria che raggruppa tutte le aziende che usano questa tecnologia per chiamare i loro clienti già acquisiti o potenziali nuovi clienti. In pratica sono proprio quelli che ci danno fastidio.

Inbound è la categoria che usa questa tecnologia per ricevere le chiamate dei propri clienti cercando di gestire ogni telefonata nel più breve tempo possibile e con la migliore qualità disponibile. Ci sono molti casi eccellenti per questo tipo di soluzione ad esempio quando chiamate un numero per avere assistenza da Apple o da Amazon o quando chiamate il nostro numero verde. Come prima ci sono anche esempi di una cattiva gestione, ovviamente ognuno ha i suoi in base alle proprie esperienze dirette, ma ognuno si sarà sicuramente sentito frustrato nel chiamare un’azienda per avere supporto senza riuscire a risolvere il problema.

CALL CENTER INBOUND LA SOLUZIONE MIGLIORE PER LE PMI

Ogni azienda grande o piccola che sia dovrà molto probabilmente gestire le chiamate di assistenza e supporto dei propri clienti. E’ ormai noto che il 90% dei cliente quando ha un problema con un prodotto o un servizio preferisce chiamare l’azienda invece di scrivere una mail o compilare con form online. Anche i grandi produttori mondiali, i quali potrebbero permettersi di gestire tutto online, hanno sempre un numero verde per essere contattati.

Questa tendenza è un’ottima opportunità per dare un servizio di qualità e aumentare così la fidelizzazione dei propri clienti. Bisogna seguire alcune semplici regole per far si che l’esperienza sia gradevole ed efficace, alla fine chi ci chiama vuole risolvere un problema e vuole essere tratto bene. Entrano in gioco diversi fattori tecnici e comportamentali che se impostati bene diventeranno una prassi di successo anche se siete in 5 a gestire tutti i vostri clienti.

TEMPO DI ATTESA

Non far mai attendere il tuo cliente per più di 3 squilli. E’ il primo punto ed è la base dell’intero processo. Da qui parte tutta l’esperienza del vostro cliente ed è anche la più semplici da gestire tecnicamente. In pratica configurate il vostro centralino telefonico in modo tale da far partire un messaggio dopo il primo squillo per le chiamate in ingresso. Così chi vi chiama sentirà immediatamente un benvenuto interessante e di qualità rimanendo occupato per 15 / 20 secondi dandovi il tempo di rispondere. Questo messaggio può anche contenere informazioni commerciali come promozioni o dettagli di un evento rendendo così una breve attesa un’opportunità di business per la vostra azienda.

DATEGLI UNA SCELTA

Anche se avete attivato un numero verde o usate una SIM di un cellulare per ricevere le chiamate in ingresso, i vostri clienti saranno più a loro agio se avranno la possibilità di scegliere con chi parlare. Attivate sempre un operatore automatico subito dopo il messaggio di benvenuto in cui date alcune opzioni per parlare con i vari ufficio della vostra azienda. 1 per amministrazione; 2 per commerciale; 3 per assistenza tecnica e così via. Il cliente capirà che siete un’azienda strutturata e ben gestita che mette al centro del proprio business la qualità verso il cliente finale.

RICONOSCETE IL VOSTRO CLIENTE

Questo è il punto di svolta di ogni strategia di customer care e di gestione dei clienti già acquisiti. Immaginate quando voi stessi chiamate un numero verde che magari vi fa anche inserire alcuni dati come il codice cliente o il numero di telefono e alla fine la persona che vi risponde vi richiede le stesse cose. Come vi sentite? Siete contenti di quell’azienda? La consigliereste a qualcuno? Credo proprio di no.

Dovete, e ripeto, dovete avere un sistema informatico (CRM, ERP, gestionali) in cui associate le anagrafiche dei vostri clienti, compreso il numero da cui vi chiama, con tutte le informazioni che avete di lui. Offerte commerciali aperte e chiuse, fatture, ticket di assistenza, prodotti venduti, fidelity card etc.

Quando un cliente vi chiama chi risponde deve sapere tutte le informazioni necessarie per farlo sentire parte di un gruppo affiatato e non un numero qualsiasi o un codice cliente. I tecnici devono vedere a video gli ultimi ticket che avete gestito in modo tale da sapere se ci sono attività ancora da concludere. Non deve essere il cliente che vi dice:

salve sono Mario Rossi un vostro cliente vi chiamo per il ticket …

Siate voi ad accoglierlo riconoscendolo, chiamandolo per nome o nominando la sua azienda, spiegando che vedete che ci sono ancora posizioni aperte, ricordandogli che le offerte che hanno richiesto stanno per scadere. Vedrete la differenza in poche settimane.

L’86% dei cliente dichiara di preferire un servizio personalizzato e che tale servizio è il motivo per cui restano o no clienti di qualcuno. La battaglia ormai non si gioca più sul prezzo del singolo prodotto ma sul servizio che date ai vostri clienti. Siete pronti a vincere?

 

Unified Communications: come migliorare i contatti con i clienti

unified communicationsLa Unified Communications è una filosofia di gestione efficiente di tutti i sistemi di comunicazione aziendali tramite un unico IP PBX.

Il centro della struttura in questo caso è ovviamente il vostro IP PBX che si interfaccia con gli utenti interni tramite diversi dispositivi che vanno dai telefoni da scrivania ai software sul PC fino ad arrivare alle applicazioni per smartphone.

Oltre a darvi la possibilità di essere in contatto in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo un IP PBX che approccia la filosofia delle unified communications deve essere integrato con i sistemi informativi aziendali per unire alle telefonate entranti e uscenti tutte le informazioni utili e necessarie, a chi sta parlando con il cliente, per offrire una migliore esperienza di comunicazione e personalizzazione del rapporto.

Unified Communications nel quotidiano

Quando riceviamo una chiamata, sullo schermo del nostro PC, si apre in automatico la scheda del cliente in cui ci sono le ultime 5 trattative commerciali fatte da me o da un collega in modo da darmi la possibilità di ricordare al cliente che dobbiamo ancora discutere dell’ultimo preventivo aperto pochi giorni fà. Se invece sono un tecnico dell’assistenza vedrò sul mio PC gli ultimi 5 ticket inviati dal cliente e in caso ne vedessi uno ancora da chiudere saprei subito come rispondere e cosa fare per sollecitare la risoluzione del problema.

Questo modo di approcciarsi ad un contatto del cliente ha come risultato la naturale sensazione di essere riconosciuto e di avere dall’altra parte del telefono una persona che sa di cosa sto parlano e si interessa al mio problema. Può sembrare ovvia ma la customer care non è altro che questo, far sentire ogni cliente speciale.

Se invece la vediamo dal lato aziendale le unified communications ci possono aiutare a risparmiare tempo nelle attività quotidiane. Ricercare un contatto dal pc o dal telefono sarà semplice come su internet, con la ricerca alfanumerica infatti basterà digitare le iniziali del nome o del cognome per avere la lista dei contatti. Vedere se un collega è libero o occupato diventa immediato grazie ai servizi di presence che includono la chat aziendale privata o di gruppo.

Invece di usare diversi software come Skype, Google Hangout, iMessage o le email, dove le informazioni si perdono nel mucchio e quando dobbiamo cercare una risposta non sappiamo più dove andare, approcciare una metodologia di questo tipo permette di avere un unico punto di contatto fra colleghi in cui la chat, le conferenze audio o video, le condivisioni di file o del desktop vengono tutte racchiuse nella nostra cronologia dandoci a prima vista la possibilità di trovare ciò che cerchiamo.

Non si tratta di scegliere un prodotto piuttosto che un’altro, la differenza è sempre nel modo di pensare a come gestire un cliente quando entra in contatto con la nostra azienda. Gli strumenti possono essere diversi fra di loro ma la filosofia di unificare le comunicazioni è l’unico obbiettivo delle Unified Communications.

Per informazioni aggiuntive CONTATTATECI

 

Come risparmiare tempo chiamando un cliente

callbynameAl giorno d’oggi è sempre più vera l’affermazione “il tempo è denaro”. Anche se personalmente la ritengo un po troppo forzata, devo dire che quando la tecnologia ci può aiutare a non ripetere sempre la stessa azione facendoci così risparmiare tempo in realtà ci sta facendo anche risparmiare denaro. Partendo da questo presupposto voglio mostrarvi un metodo semplicissimo, a costo zero che potete applicare alla vita quotidiana in ufficio e che vi farà risparmiare tempo.

Call By Name

La funzione Call By Name (chiamata da nome) serve proprio a non farci perdere tempo ogni volta che dobbiamo chiamare qualcuno dal telefono aziendale. In pratica il centralino telefonico crea una rubrica generale in cui possiamo inserire migliaia di contatti specificando alcuni dati: numero da chiamare; nome; cognome.

Sono tre semplici campi che possono però cambiare il nostro modo di lavorare. Ognuno di noi usa uno smartphone e ormai è abituato a cercare nella propria rubrica il nome di una persona, toccare lo schermo e far partire la chiamata. In realtà non sappiamo nemmeno il numero che stiamo chiamando, ma vediamo solo il nome o il cognome.

Il Call By Name serve proprio per replicare questo comportamento. Avere una rubrica aziendale ben fornita di contatti ci permette di dimenticarci i numeri o le aziende di riferimento e concentrarci, come nella vita privata, solo sul nome della persona desiderata. Ogni telefono digitale o IP avrà una tastiera qwerty (come della del vostro PC) in cui semplicemente scriveremo le iniziali del nome o del cognome e il sistema cercherà in automatico all’interno della rubrica una corrispondenza con i contatti presenti. Ci mostrerà un elenco di possibili candidati e noi dovremo solo toccare il tasto associato al nome che stavamo cercando. Vediamo meglio che tipo di rubriche possiamo usare.

Rubrica interna o unificata

La rubrica in cui il sistema telefonico va a ricercare i contatti può essere di due tipologie: interna o unificata. I dati presenti nella rubrica non vengono solo usati per effettuare una ricerca e poi una telefonata. Vengono mostrati anche in tutte le chiamate entranti e uscenti. Quando un cliente ci chiama il sistema riconosce il numero e cerca nella rubrica un nome da associare che mostrerà sul display della persona che risponde alla chiamata. Se invece sappiamo un numero a memoria e lo digitiamo sulla tastiera il sistema cercare un nome da mostrare per aggiungere informazioni utili a chi sta facendo la chiamata. Questo è semplice modo che può farci rispondere in maniera più cordiale e personalizzata ad ogni cliente. Un primo approccio al customer care di cui parliamo spesso.

Tecnicamente avere una rubrica INTERNA significa che dovremo essere noi, o chi ci fa assistenza al centralino, ad inserire uno per uno i contatti e i dati nel database del sistema telefonico. Lo si può fare o da un telefono digitale e IP o tramite un software fornito con il sistema, in totale autonomia e senza limiti di tempo.

In realtà questa funzione trova ancora maggiore utilità se si usa una rubrica UNIFICATA. Per unificata si intende che il centralino telefonico si connette ad una fonte esterna, ad esempio un server LDAP aziendale, per effettuare le ricerche dei nomi da chiamare. Come per la rubrica interna il sistema userà questa connessione per associare ad ogni chiamata entrante o uscente un nome e un numero da mostrare sul display del telefono in automatico.

Applicazioni

Entrambe le tipologie di rubriche sono ovviamente condivise con tutti gli apparati interni, telefoni digitali, telefoni IP e audio conferenze. L’aspetto più interessante è che sono anche condivise con tutte le applicazioni fornite con il sistema telefonico come i software di gestione del proprio interno, i softphone per chi usa solo il PC e le applicazioni installate sugli smartphone. Da tutti questi software e dispositivi basterà ricercare un nome e oltre alla rubrica personale verranno mostrati tutti i contatti presenti nella rubrica aziendale. In questo modo usando un applicazione su smartphone fuori ufficio sarà come fare una ricerca dal telefono digitale sulla nostra scrivania, avendo le stesse funzionalità e opzioni a cui sono già abituato.

Per una demo o per maggiori informazioni contattaci.

Micro imprese: meglio un centralino o il cloud?

centralino-telefonicoPer le micro imprese come i negozi, gli studi professionali, i dentisti e gli avvocati conviene avere un centralino telefonico o un servizio in Cloud che ci porta solo i telefoni IP? Questo è la domanda che molti operatori e system integrator si fanno da un paio di anni.

Dobbiamo essere sinceri e dire subito che ad oggi non ci sono più differenze di funzionalità fra una soluzione in casa e una in cloud. L’unico momento in cui è assolutamente preferibile una soluzione in casa è se si deve collegare il centralino con un software gestionale interno. A questo punto per risolvere diversi problemi tecnici è meglio avere fisicamente il centralino telefonico in ufficio.

Le differenze principali sono in realtà solo due:

  1. metodo di pagamento della soluzione
  2. gestione dell’assistenza e della manutenzione

CAPEX vs OPEX

Ovviamente una soluzione in Cloud sarà gestita a contratto, ossia ci sarà un canone mensile per tutti gli apparecchi, i servizi, le linee e le opzioni che is scelgono per un periodo prestabilito di mesi o meglio di anni. Mentre se si acquista un centralino si pagherà per avere fisicamente il prodotto che alla fine del saldo diventerà di proprietà. E qui ecco la prima differenza.

Con il cloud non avremo del materiale che finirà nei cespiti aziendali, ma avremo un costo operativo a bilancio. Per molte aziende questo aiuta a gestire sia le finanze che l’utile a fine anno. In gergo si dice che si passa da una gestione OPEX ad una gestione CAPEX. (per maggiori informazioni chiedete ai vostri commercialisti)

Tutto incluso vs Assistenza a parte

La seconda differenza la troviamo nella gestione dell’assistenza e della manutenzione dei materiali. Nel 99% dei casi quando si sceglie per una soluzione in Cloud tutti gli apparecchi e i software saranno coperti dall’assistenza e dalla manutenzione. Gli aggiornamenti software o la sostituzione di apparecchi guasti saranno inclusi nel canone. Spesso i software saranno sempre all’ultima versione disponibile.

Se acquistiamo un prodotto fisico dovremo invece fare a parte un contratto di assistenze e di manutenzione e nel caso volessimo aggiornare la centrale si dovrà acquistare il nuovo software e installarlo fisicamente a bordo. Certamente non è un obbligo avere un contratto di assistenza ma chiunque potrebbe confermarvi che è caldamente consigliabile.

Tecnologia linee esterne

Un’ultima possibile differenza sono le linee esterne, ossia i vostri numeri di telefoni pubblici. Con una soluzione in casa potete scegliere se avere 3 tipi di linee: analogiche, come quelle di casa, ISDN o VoIP. Nel caso del Cloud invece potrete avere solo linee VoIP.

In definitiva per una micro impresa non cambia nulla ma bisogna essere informati di alcune limitazioni tecniche del VoIP. Se per qualche motivo la linea adsl si guasta non potrete più fare chiamate verso l’esterno. Al contrario tutti gli operatori VoIP prevedono un backup verso un vostro cellulare per le chiamate in ingresso.

Se il vostro ufficio o negazione rimane senza corrente e non è stato previsto un piccolo gruppo di continuità per il router e i telefoni IP sarete isolati. Questo vale anche per un centralino telefonico in casa.

Conclusioni

Dalla nostra esperienza stiamo vedendo che i negozi e i piccoli uffici hanno più benefici da una soluzione in Cloud soprattutto perché possiamo gestire completamente tutto noi senza che il cliente perda tempo a cercare di risolvere problemi o gestire configurazioni. Se devono aggiungere un numero, se vogliono cambiare un messaggio in segreteria o creare una rubrica aziendale basta una mail o una telefonata e immediatamente possiamo gestire la cosa. Per quanto riguarda i costi possiamo fissare un canone mensile che non varierà nel tempo questo, ci dicono, rende la scelta più facile e prevedibile.

Se invece avete un’azienda con 25 o più interni allora inizia ad essere utile valutare l’opzione di acquisto classico, ovviamente con la possibilità di rateizzare il totale. In questo caso potrebbero servire apparecchi dect e cordless a lungo raggio che richiedono soluzioni tecniche più facilmente attuabili avendo l’hardware a disposizione.

Come sempre contattateci per maggiori informazioni!

Perché virtualizzare le comunicazioni aziendali

cloud-e-pmiNuove esperienze di collaborazione visuale, unite a dispositivi intelligenti pronti per le applicazioni di ultima generazione e architetture di rete cloud-ready stanno creando per l’IT aziendale importanti opportunità di trasformazione delle reti dati e di comunicazione.

NUOVE OPPORTUNITÀ PER EVOLVERE LE COMUNICAZIONI AZIENDALI

Oggi, nuove esperienze di visual collaboration e dispositivi intelligenti application-enabled stanno ridefinendo il luogo di lavoro. Questi nuovi mezzi di comunicazione consentono ai responsabili dei servizi informatici (CIO) di fornire ulteriore valore alle proprie aziende assicurando:

  • accesso da qualsiasi luogo alle applicazioni di comunicazione
  • maggiore qualità dell’esperienza (QoE) per la collaborazione visuale
  • comunicazioni aziendali intuitive per dispositivi intelligenti
  • elevata disponibilità per tutte le comunicazioni

Al contempo, nuove tecnologie e architetture di rete consentono all’IT di ottimizzare le operazioni e ridurre il Total Cost of Ownership (TCO). Ad esempio, le architetture chiuse dei data center si stanno trasformando in strutture cloud-ready unificate o pod con capacità più elevate, tempi di latenza più bassi, consumi energetici ridotti e un’architettura semplificata per applicazioni centralizzate. Altri progressi tecnologici presentano ulteriori straordinarie opportunità per i reparti IT:

  • progetti ad elevata scalabilità permettono la centralizzazione dei processi e dei flussi di comunicazione in data center con un alto livello di survivability e continuità operativa.
  • la virtualizzazione delle applicazioni software genera flessibilità operativa e risparmi sull’hardware.
  • applicazioni di comunicazione convergenti e semplificate che supportano le esigenze della visual collaboration e dei dispositivi intelligenti possono essere ora offerte come servizio.
  • la gestione unificata e il monitoraggio delle prestazioni tra applicazioni di comunicazione diverse migliorano la flessibilità operativa e consentono offerte orientate alla gestione di servizi e non solo di prodotti.

OTTIMIZZARE LE COMUNICAZIONI AZIENDALI CON TECNOLOGIE AFFIDABILI

Implementazione di comunicazioni IP cloud-ready centralizzate

Con la suite OpenTouch, i reparti IT possono migrare da reti telefoniche IP distribuite basate su hardware a reti di comunicazione IP centralizzate già predisposte per supportare applicazioni cloud. Tutte le sedi e le filiali aziendali usufruiranno di livelli di servizio omogenei, consentendo al reparto IT di fornire comunicazioni aziendali intuitive e funzioni di visual collaboration centralizzate per endpoint intelligenti, ovunque i dipendenti si trovino.

La Figura 1 illustra l’evoluzione architetturale ed evidenzia i principali vantaggi risultanti da questa trasformazione.

cloud-communication

I risparmi sui costi e il miglioramento della user experience si ottengono perché:

  • I server di telefonia IP sono centralizzati nei data center. L’elevato numero di utenti supportato da Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise Communication Server (CS) — il prodotto della suite OpenTouch che fornisce servizi di telefonia IP — riduce i costi legati all’utilizzo degli spazi, dei sistemi di raffreddamento e delle batterie.
  • Le piattaforme PBX precedentemente connesse in rete vengono trasformate in media gateway (MG) IP gestiti centralmente. Anche le reti miste PBX e IP-PBX esistenti traggono beneficio dalle comunicazioni WAN perché OmniPCX Enterprise CS supporta linee di tipo analogico, digitale, IP e SIP. Inoltre, i cavi di rame utilizzati in filiali di grandi dimensioni possono essere riutilizzati perché i media gateway IP offrono funzionalità analogiche e digitali. Il riutilizzo di cavi esistenti fa risparmiare dal 20 al 50% rispetto a una migrazione completa alla tecnologia IP. La centralizzazione riduce anche i costi di gestione di rete.
  • I segnali e, in molti casi, la voce viaggiano sulla rete WAN da una sede all’altra. Questo riduce i costi telefonici in quanto il controllo sull’accesso alla larghezza di banda ed efficienti encoder vocali standard assicurano la qualità dei servizi richiesti e consentono di trasferire gratuitamente le chiamate intersede e interurbane sulla rete IP. Le chiamate in rete con l’uso condiviso della larghezza di banda della rete WAN per dati e comunicazioni voce consente risparmi dal 5 al 30%. Abbonamenti ottimizzati per servizi di instradamento intelligenti e dal costo più basso da parte di service provider Internet possono inoltre essere abbinati all’accesso centralizzato, spesso aggiunto nei progetti di centralizzazione delle comunicazioni IP. L’instradamento al prezzo più basso può consentire risparmi sui costi per un ulteriore 10-20%.
  • Apparecchiature e dispositivi di permanenza locale che supportano funzioni multihoming mantengono sempre collegate le sedi distaccate. In caso di interruzione del servizio su una rete WAN, il media gateway IP offre varie soluzioni per garantire la continuità. Il server di comunicazione passivo è un OmniPCX Enterprise CS usato nella filiale. Fornisce funzioni complete di telefonia a sedi mission-critical isolate quando la rete WAN non funziona — senza costi di gestione aggiuntivi. La permanenza a costi contenuti della rete PSTN è assicurata anche con il media gateway IP. Se la rete WAN è in funzione, ma si verifica un problema grave in un data center, il server OmniPCX Enterprise CS garantisce la ridondanza hot-standby in modo tale che un altro data center possa gestire agevolmente il trafico.

In conclusione possiamo dire che un approccio graduale che punti a soddisfare le esigenze aziendali più pressanti con implementazioni mirate, metodologie di trasformazione collaudate e offerte di servizi gestiti da partner affidabili contribuisce a garantire il successo delle trasformazioni.

 

La conferenza audio su OpenTouch: vuoi vedere che ti piace

opentouch-conferenceAmmettiamolo le audio conferenze solo il male per tuo il business. Chi vi partecipa non capisce mai bene quello che si dice, non si sa se ci sono tutti i partecipanti e soprattutto non si riesce mai a seguire completamente il senso del discorso. Alla fine conclusa la conferenza bisogna richiamare qualcuno per accertarsi che i messaggi siano arrivati correttamente.

Una conferenza mette in comunicazione diverse persone lontane fra loro senza nessun tipo di gestione o visualizzazione di quello che sta accadendo. Fortunatamente la tecnologia avanza e ci viene in aiuto anche in questo caso. Oggi grazie al Cloud possiamo avere una conferenza realmente collaborativa in cui la qualità è il primo requisito necessario a raggiungere il risultato voluto, ossia, discutere di qualcosa fra più persone in modo proficuo ed efficace.

OpenTouch Conference è la soluzione che stiamo testando ormai da mesi e che ci sta dando i migliori risultati. Si tratta di un servizio erogato dal nostro partner Alcatel-Lucent sfruttando ovviamente la tecnologia OpenTouch e la suite di servizi OpenTouch Personal Cloud. In parole povere è un portale in cui l’amministratore può creare conferenze, invitare i partecipanti e soprattutto condividere documenti in tempo reale con chiunque sia collegato. Ma andiamo ad analizzare i vari aspetti pratici del servizio.

Qualità audio

Il sistema si basa su chiamate telefoniche tramite la rete PSTN, non è un servizio VoIP. Cosa significa questo? Significa che non andiamo ad occupare banda per far parlare 5 persone contemporaneamente ma il sistema OpenTouch Conference chiamerà tutti i partecipanti, compreso l’amministratore della conferenza, e li metterà in contatto. Ecco perché è molto utile anche a chi è in movimento fuori ufficio, perché alla fine è una semplice chiamata telefonica.

Gestione conferenza

Per accedere alla conferenza basterà collegarsi al link che il sistema invia e in automatico saremo indirizzati alla pagina di login. In questa pagina ci verranno chieste solo due semplici informazioni: il nostro nome e il numero di telefono fisso o mobile su cui vogliamo essere contatti per partecipare alla conferenza. Effettuato il login avremo accesso alla pagina di OpenTouch Conference in cui ci sarà l’elenco dei partecipanti, con alcuni dettagli, e la parte di condivisione dello schermo.

Condivisione documenti

Questa è la vera e propria differenza fra un sistema classico di audio conferenza e il nuovo servizio OpenTouch. L’amministratore può decidere di condividere un documento con i partecipanti direttamente dal suo computer condividendo il suo schermo. Basterà aprire il file, senza quindi caricarlo da nessuna parte, e tutti vedranno il contenuto immediatamente sui loro schermi o nelle applicazioni mobile.

Dispositivi compatibili

Come avrete capito essendo un sistema che si sviluppa tramite un sito web è compatibile con qualsiasi sistema operativo, quindi se parliamo di computer lo possiamo usare con Windows, Mac e Linux e con i più famosi browser. In più sono state sviluppate applicazioni mobili native per iOS, Android e Windows Phone per dare un’esperienza ottima e naturale. Personalmente lo usiamo spesso con un iPad e devo dire che la qualità dell’interfaccia è ottima.

Conclusioni

Dopo alcuni mesi di utilizzo devo dire che è un ottimo servizio per due motivi: qualità audio e semplicità delle interfacce. Non è poco perché se sto facendo una conferenza con un fornitore e con un cliente per un lavoro in Francia devo essere sicuro che le specifiche del progetto del mio cliente siano recepite al 100% dal fornitore.

Ma se ad esempio devo fare una conferenza ogni settimana con la mia forza di vendita, grazie ad un servizio del genere potrò condividere i report e presentazioni senza perdite di tempo. I commerciali potranno partecipare direttamente da casa o dall’hotel dove sono, usando un PC o un tablet. Si potranno discutere le strategie di vendita in modo approfondito proprio grazie all qualità audio del servizio, senza ritardi o perdite di pacchetti, come purtroppo accade spesso con sistemi VoIP.

Anche in questo caso siamo disponibili a farvi una demo gratuita per testare insieme il servizio, quindi continuate a contattarci se volete provarlo.

 

Office 365 Google Drive o servizi cloud dedicati?

cloud-e-centraliniSi lo so siamo sempre qui a parlare di queste benedette nuvole, non è colpa nostra però. Il presente sta passando da qui. Servizi Cloud più o meno grandi che partono con la semplice (semplice si fa per dire ragazzi) gestione della posta elettronica aziendale, passano per l’offerta dello spazio disco in cloud (come si dice in gergo lo storage) per arrivare fino alla gestione delle applicazioni da ufficio come fogli di calcolo, fogli di testo e presentazioni sono ormai la base per avere un’azienda veloce nelle decisioni, dinamica nei suoi spostamenti fra business diversi e soprattutto al passo con i tempi e quindi rivolta alla mobilità.

Fino a 5 anni fa pensare che una azienda con 40 dipendenti potesse non avere in sede un server per la gestione di tutti i documenti elettronici che produce, riceve ed invia, era praticamente un’eresia. Oggi invece si sta misurando anche economicamente che mantenere una struttura fisica interna di server, di erogazione dei servizi ai dipendenti interni ed esterni, costa decisamente di più rispetto all’adozione dei più grandi servizi Cloud presenti sul mercato.

Giusto per fare alcuni esempi immaginate di dover mantenere attivi in azienda due server per gestire posta, condivisioni di file, integrazioni con i sistemi di comunicazione o quello che più vi è familiare. Bene dovete prevedere il backup delle alimentazioni, gestire una sala con una temperature adeguata, dovete farvi i backup dei dischi e archiviarli da qualche parte, ci deve essere del personale addetto alla gestione di tutta questa infrastruttura.

E volete dire che vi costa uguale ad acquistare 40 licenze in Cloud?

Bene dato che la tecnologia non si ferma mai vogliamo dirvi che le medie e grandi aziende stanno iniziando ad implementare in cloud anche le soluzioni di comunicazione, i centralini aziendali tanto per capirci.

Non parliamo solo del fatto di mettere un centralino in cloud che serve diverse sedi di uno stesso gruppo, no questo lo facciamo già da tempo, stiamo dicendo che i nostri clienti medio grandi ci stanno chiedendo soluzioni per integrare e quindi far parlare i servizi Cloud direttamente con i telefoni aziendali.

Immaginate di stare chattando con un cliente via Skype, di condividergli un file dal cloud Office 365 e magari, per spingere meglio il vostro prodotto e la vostra offerta, volete fare una video conferenza con il team per rispondere a tutte le sue domande. Bene tutto questo si integra al 100% con il vostro centralino. Per cui le rubriche aziendali, i permessi e le politiche di connessione interne, i log delle sessioni e delle chiamate saranno un unico flusso di informazioni che potrete gestire in autonomia. A tutto ciò aggiungiamo la sicurezza delle singole comunicazioni e la disponibilità al 99,99% dei servizi offerti tramite queste piattaforme.

Insomma oggi il Cloud vi permette di avere un unico punto in cui gestire tutte le vostre comunicazioni aziendali siano esse file, chat, audio o video. Per chi di lavoro progetta interni o sviluppa prodotti chimici (sono solo esempi ragazzi) è un bel risparmio di tempo e di denaro.

Per info contattateci e troveremo la soluzione giusta per voi.