Rainbow: quando lo smart working è già in azienda

Si sente molto parlare di smart working in questo periodo delicato per la salute pubblica ma cerchiamo di non cadere nella trappola della paura e del panico. Possiamo però certamente prendere spunto da questo periodo storico per utilizzare al massimo le tecnologie già presenti in azienda.

I nostri clienti infatti ci hanno immediatamente chiesto come poter attivare soluzioni per lo smart working per mettere in contatto persone dello stesso team e farle lavorare insieme anche da remoto.

La prima domanda in realtà è stata: quanto ci costerebbe attivare sistemi con queste funzionalità?

Per tutti i clienti che hanno già attiva la piattaforma Rainbow di Alcatel-Lucent la risposta è stata: niente, avete già tutto per lavorare da remoto e in smart working. Anzi avete anche i numeri di telefono aziendale direttamente sul PC o smartphone compresa la lista delle chiamate fatte / perse / ricevute e la rubrica aziendale.

La risposta è stata incredibilmente positiva ed entusiasta. Vediamo nello specifico come stanno organizzando il lavoro queste aziende e per quali profili di utenti hanno avuto bisogno dello smart working.

Chi sta beneficiando dello smart working tramite Rainbow

PRIMO CASO RISOLTO GRAZIE A RAINBOW

Il primo caso che voglio farti è molto semplice nel suo complesso ma sarebbe stato impensabile attivare lo smart working e permettere di mantenere alto li livello di servizio ad un’azienda di servizi senza l’uso di sistemi per le comunicazioni come Rainbow. Sto parlando infatti di servizi di telecomunicazioni e IT. In pratica il nostro cliente gestisce i call center di diverse grandi aziende nel campo telefonico e informatico. Hanno a regime circa 20 agenti che rispondono ad un call center in due turni di lavoro, mattina e pomeriggio. Il compito degli operatori è quello di ricevere le chiamate e tramite le procedure presenti sui sistemi informatici aiutare l’utente finale a risolvere il problema o aprire un ticket verso il prodotto del prodotto o servizio.

In questo caso era indispensabile avere accesso alle linee telefoniche aziendali per permettere agli operatori di rispondere alle chiamate da casa tramite PC o smartphone. Rainbow infatti collegandosi con le centrali telefoniche di Alcatel-Lucent e di terze parti permette di avere il numero aziendale in mobilità.

Il secondo aspetto fondamentale era quello di continuare a fare le riunioni pomeridiane fra i capi gruppo. In pratica ogni brand gestito dal nostro cliente ha un responsabile interno che si occupa a fine turno di raccogliere tutti i ticket che non sono stati gestiti con successo e ne parla direttamente con l’operatore che ha gestito la chiamata. Se prima bastava riunirsi 10 minuti in un ufficio ora da remoto era troppo costoso e difficile effettuare una riunione di questo tipo. Con i gruppi di rainbow detti Bubble è bastato creare uno spazio per ogni brand ed inserire al suo interno i responsabili e gli operatori. A fine giornata con una semplice chiamata audio e video il team si riunisce e in 10 minuti gestiscono le stesse informazioni come facevano dal vivo. In più ci hanno segnalato che la presenza della chat e con l’invio dei file ogni riunione viene anche registrata per aumentare la qualità del servizio dato andando poi a rivedere i video in un secondo momento per capire se un problema si era già presentato e come era stato risolto.

SECONDO CASO RISOLTO GRAZIE A RAINBOW

Il secondo caso in cui rainbow è risultato fondamentale per la gestione del lavoro da remoto è quello di una realtà un po più complessa nel settore industriale. In questo caso infatti sono presenti una serie di lavoratori che operano fisicamente sui prodotti venduti e che non possono quindi per forza di cose effettuare il lavoro da remoto. C’è però tutta una parte di personale amministrativo e commerciale che invece ha potuto remotizzare tutto il lavoro quotidiano.

Gli uffici amministrativi comprese le centraliniste hanno a disposizione tutte le funzionalità che avevano tramite i telefoni fissi anche su PC. L’impiegata che gestisce le chiamate in ingresso non fa altro che rispondere dal PC e passare le chiamate al collega solo se lo vede libero nella lista dello stato degli utenti. In quel caso invece di usare i tasti del telefono usa un mouse per spostare la chiamata da se al collega. I messaggi e le segreterie rimangono invariati, può ascoltare tutto tramite l’interfaccia rainbow e le casse del suo PC.

L’aspetto critico in questo caso è stato quello di gestire gli errori o i guasti che possono presentarsi in catena di montaggio. Grazie alle chiamate video abbiamo dotato i responsabili di linea di uno smartphone con installata l’applicazione rainbow. In caso di problemi l’operatore non fa altro che chiamare il suo responsabile e instaurare una chiamata video in HD. Girando la telecamera o facendo delle semplici foto può mostrare il problema direttamente a chi dovrà aiutarlo in tempo reale. Non devono nemmeno spostarsi per andare a chiamare qualcuno, basta che controllino se il collega è libero tramite l’app.

TERZO CASO RISOLTO GRAZIE A RAINBOW

Il terzo caso è stato l’ultimo in ordine di tempo ma forse il più inaspettato. Un commerciale che fa parte di un gruppo di circa 15 rappresentanti tutti provenienti da una delle zone a rischio si è trovato a non poter viaggiare per andare a visitare i propri clienti proprio nel momento peggiore, ossia la fine del mese di Febbraio. Per loro la visita è fondamentale per vendere e proporre nuovi prodotti e promozioni che incentivano l’utente finale a fare un ordine sempre più fidelizzante.

Dato che ad oggi chiunque ha un PC o uno smartphone, anche nei bar il titolare ha un telefono di questo tipo, abbiamo semplicemente abilitato le riunioni webrtc a tutti gli utenti. Da li ogni commerciale può attivare una conferenza audio e video e da li effettuare la trattativa intrattenendo anche un minimo di rapporto personale che è la caratteristica fondamentale per questo profilo di venditore.

Caratteristiche tecniche per avere un vero smart working funzionante e sicuro

Entriamo un po più nello specifico e andiamo a vedere cosa ha in più rispetto ad altre soluzioni la suite Rainbow di Alcatel-Lucent e che la sta rendendo di colpo una delle maggiori soluzioni per il lavoro in team da remoto.

Per prima cosa Rainbow racchiude nella semplicità dei suoi tre profili tutte le funzionalità disponibili ad oggi nel mercato delle comunicazioni unificate. Chiamate VoIP audio e video, chat one2one e di gruppo, scambio di file su canali criptati, condivisione dello schermo, spazio Cloud per uso personale e di gruppo. Questi sono tutti i servizi attivi di default con il profilo Essential.

Dal profilo Business le comunicazioni prendono il boost verso la vera gestione remota della propria azienda. Gli utenti Business sono connessi tramite il firewall sviluppato da Alcatel-Lucent direttamente al proprio centralino e tutte le chiamate usano protocolli di sicurezza avanzati in modo da criptare tutte le telefonate aziendali. Collegando il centralino al mondo Rainbow ogni utente avrà il numero interno disponibile su ogni dispositivo da cui farà accesso al sistema. Applicazioni su smartphone, PC fissi e portatili, Mac o semplicemente usando un browser e puntando il portale Rainbow.

Potrà quindi chiamare i colleghi direttamente al loro numero interno. Ricevere chiamate sul proprio numero interno. Chiamare clienti e fornitori ovunque si trovi usando le linee aziendali evitando così di divulgare il proprio numero di cellulare. Potrà gestire più chiamate contemporaneamente e se serve trasferire o fare una conferenza al volo durante la chiamata.

Avrà accesso alla propria rubrica personale e soprattutto a tutte le rubriche connesse al centralino in azienda. Avrà la gestione della propria messaggeria vocale e tutti i registri delle chiamate fatte / ricevute e perse sempre a disposizione.

Oltre a tutte le caratteristiche prettamente telefoniche del sistema gli utenti Business potranno registrare le chiamate audio e video one2one e mantenere un archivio organizzato nel proprio spazio Cloud personale

Il profilo Enterprise aggiunge a tutte queste funzioni prettamente telefoniche la possibilità di organizzare e gestire le riunioni audio e video fino a 30 partecipanti invitando sia chi è già presente su Rainbow sia chi non ha un account e potrà semplicemente seguendo un link entrare e partecipare alla riunione.

In più con Enterprise si possono attivare una serie di plugin ufficiali che permettono l’integrazione con il mondo Microsoft e Google per rendere ancora più facile la collaborazione e l’uso quotidiano degli strumenti informatici scelti dall’azienda, senza dover così rinunciare agli investimenti fatti in passato ma anzi valorizzando ancora di più le scelte, aumentando però i servizi a disposizione degli utenti finali.

In conclusione pensate al vostro problema e non al nome del servizio che ti vogliono vendere

Certamente l’incontro di persona non può essere sostituito da un video ma in un momento di crisi stanno riscontrando una percentuale di successi che in passato tramite le sole chiamate telefoniche o le email era impensabile andando così ad evitare una perdita di fatturato molto minore. La cosa buffa è che in queste settimane grazie ai viaggi quasi azzerati stanno anche aumentando l’utile aziendale.

Lo smart working non sarà mai la soluzione perché un team si deve costruire e deve saldarsi sempre di persona, ma in casi di necessità o per team delocalizzati una soluzione che prevede anche funzioni di smart working aiutano certamente il business a costi molto ma molto ridotti rispetto ad un servizio che vuole vendere solo la collaborazione senza poter dare in aggiunta le linee telefoniche o lo storico del lavoro fatto offline.

Ora se avete un centralino Alcatel-Lucent e volete capire come avere anche voi la possibilità spostare il lavoro anche in mobilità contattateci e vi faremo una demo gratuita di persona o se volete anche da remoto 🙂