Comunicare per trovare nuovi clienti e vendere di più

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Photo by Ethan Hoover

Diciamo la verità da subito senza giri di parole, che cosa vuole ogni piccolo imprenditore, libero professionista o piccola e media impresa? FATTURARE! Per farlo cosa serve come l’acqua nel deserto? CLIENTI! E come puoi trovare nuovi clienti in modo  costante? COMUNICANDO!

Ogni professionista deve avere ben chiaro in mente che cosa serve al proprio business per rimanere vivo e attivo nel tempo. Possiamo parlare di processi, di funnel, di percorso di acquisizione fino allo svenimento. L’unica cosa che conta è avere ben chiara la strada che porta al risultato che cerchi senza scorciatoie o trucchi da illusionista.

La lista è breve è molto semplice: devi COMUNICARE per avere NUOVI CLIENTI a cui FATTURARE di più di quello che fai ora.

Non è difficile se ci pensi, ma è molto complesso da attuare nella realtà di tutti i giorni. Ci vuole tempo, ci vuole capacità di programmazione, ci vuole voglia di lavorare duro, ci vuole competenza nel creare contenuti validi alla propria realtà e ci vuole soprattutto coraggio. Chi di noi non vorrebbe svegliarsi al mattino e avere dieci nuovi clienti che non aspettano altro che comprare da noi il prodotto o il servizio migliore del mondo (secondo il nostro personale punto di vista)? Si ma poi ti svegli e sai che dovrai rincorrere i tuoi clienti per farti pagare. Ecco questa è la realtà del 100% delle piccole e medie imprese.

Non significa però che debba per forza andare sempre così. Se ci fermiamo e andiamo alla base del problema possiamo capire dove il nostro settore e nello specifico noi stiamo sbagliando. Il primo passo è accettare e ammettere che non stai comunicando. Parlo in generale. Non stai facendo niente per farti conoscere da chi ancora non sa niente di te e dei tuoi prodotti e servizi. Come credi di poter fatturare a queste persone?

Ormai do per scontato che hai un sito istituzionale con una sezione blog o news in cui COSTANTEMENTE e ripeto, costantemente, aggiorni i tuoi followers e i tuoi clienti di tutte le novità che hai o, ancora meglio, di tutte le novità che possono essere utili e interessanti per i tuoi clienti. Ma non basta. Hai una lista profilata dei tuoi clienti o ancora ti affidi alla tua memoria? Devi avere un database di tutti i tuoi clienti attivi e non, in cui registrerai dettagliatamente chi sono, cosa fanno, cosa hanno acquistato da te e perché.

A questo elenco dovrai dare informazioni personalizzate in base al profilo e in base al fatturato che fanno con te. Una volta che li avrai stimolati a dovere vedrai che gli acquisti da questi clienti aumenteranno in modo automatico e senza sforzi da parte del commerciale ma solo grazie alla programmazione del marketing che hai messo in piedi.

Bene ora sei pieno di clienti e non hai più paura di arrivare a fine mese, ma come li mantieni?

Qui la maggior parte delle aziende perde entusiasmo e risultati. Mantenere i clienti è più costoso di quanto si pensi in termini di fatica e immagine. Tutto quello che hai detto e fatto con il marketing DEVE essere confermato da te e dai tuoi collaboratori. Se hai per esempio dichiarato di essere il migliore nel tuo settore a fornire assistenza per lavatrici, cazzo quando un cliente finale ti cerca e ti chiama DEVI essere realmente il miglior fornitore della terra. Vuoi un esempio di cosa devi fare per mantenere questo cliente:

  1. devi rispondere al massimo entro 3 squilli
  2. devi sapere chi ti sta chiamando e salutarlo a dovere
  3. devi avere a portata di mano e/o monitor i dati della sua fornitura
  4. se gli dici che in due ore lo richiami, lo devi fare nella metà del tempo ossia un’ora
  5. la colpa di tutto deve sempre essere tua, poi con delicatezza e astuzia gli fai capire bene cosa è successo

Mantenere i clienti è più costoso di quanto si pensi in termini di fatica e soprattutto di immagine

Ora dimmi la verità quante volte tu e i tuoi collaboratori vi siete comportati in questo modo? La prima regola oggi per mantenere un cliente acquisito con tanta fatica investendo soldi e tempo, è quella di rendere l’esperienza di utilizzo tramite i tuoi servizi un’esperienza indimenticabile. Siamo tutti splendidi quando acquistiamo i regali su Amazon o noleggiamo un’auto tramite app, quando però dobbiamo risolvere il problema di un cliente che ci paga per questo abbiamo mille pippe mentali e rimandiamo fino all’ultimo la soluzione.

In quel caso per l’utente finale siamo noi Amazon, siamo noi a dover rispondere il più velocemente possibile e con la soluzione giusta senza che il cliente debba scriverci o chiamarci dieci volte a spese sue.

Per fortuna per essere organizzati come una grande multinazionale non servono investimenti milionari. Il software, la collaborazione in azienda, le buone pratiche di gestione dei clienti risolvono il 90% dei possibili problemi fra te e il tuo business. Prima di tutto però devi cambiare modo di approcciarti ai problemi che i clienti sollevano. Per te non sono problemi ma un’opportunità per dimostrare al tuo cliente che ha scelto il fornitore giusto e anche se deve pagare di più rispetto alla concorrenza il servizio reso è eccellente.

La comunicazione funziona solo quando diventa un vero processo aziendale in cui tutti i componenti sanno cosa l’azienda sta comunicando verso l’esterno. In questo modo chiunque si trovi a contatto con il cliente finale sa cosa e come rafforzare il messaggio.

Se vuoi avere un idea di come aiutare nella pratica la tua comunicazione contattaci e ne parliamo insieme.

 

Non perdere clienti per colpa del centralino

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Photo by James Sutton on Unsplash

Cos’è da sempre e ancora di più oggi in grado di far arrabbiare un imprenditore o chiunque faccia del business per mantenersi e avere un futuro? Semplicemente il perdere clienti dopo tutto il lavoro che uno ha fatto per conquistarli. Ovviamente è sempre colpa del mercato, della concorrenza sleale, del fatto che i clienti non capiscono niente e via così con mille scuse inutili alla causa ma fondamentali per il nostro orgoglio.

Se vogliamo invece analizzare più nel profondo cosa succede possiamo sfruttare un semplice e veloce metodo per capire se realmente, come azienda o libero professionista, stai lavorando bene per tenerti i clienti che già hai. Basta vedere quante chiamate perse hai al giorno e se richiami le persone a cui non hai risposto. Una stupidaggine dirai ma ti assicuro che troppe aziende o studi professionali non lo fanno e peggio ancora non sanno nemmeno di avere chiamate perse nella loro azienda.

Immediato e indolore vediamo come ti comporti tu sotto questo aspetto. Rispondi a queste 5 domande con sincerità:

  1. Se un cliente ti chiama rispondi?
  2. Dopo quanti squilli rispondi di media?
  3. Se non rispondi qualcuno segna che hai perso una chiamata?
  4. Se perdi una chiamata richiami?
  5. Se richiami entro quanto tempo?

Sono tutte domande che ti devi fare e se a qualcuna la risposta non è accettabile devi immediatamente cambiare il tuo metodo. Il primo passo è avere un report delle chiamate in ingresso settimanale, mensile, o giornaliero. Devi poter analizzare come la tua azienda sta accogliendo i clienti o i potenziali futuri clienti.

Basarsi sulla tua memoria o quella dell’impiegata che oltre a rispondere al telefono deve anche fare altre 382 cose non è il massimo della professionalità.

Lo so anche io che la prima reazione è quella di non avere tempo da perdere per fare un report, poi nel leggerlo, poi nell’analizzarlo con chi deve rispondere, poi nel decidere come cambiare e per finire ci vuole tempo per cambiare realmente il modo di fare. Lo so hai ragione ma se non cambi continui a perdere i tuoi preziosi clienti. Non ci sono altre opzioni.

Facciamo il caso contrario. Se tu chiami un fornitore e non ti risponde sei contento? Se poi nemmeno ti richiama ti girano o no?

Per generare un report hai decine di opzioni in base al tipo di centralino che usi e se il tuo centralino non lo fa ci sono strumenti esterni e software che con due click ti risolvono il problema. La cosa migliore sarebbe avere in automatico un alert visivo e via mail di ogni chiamata persa in modo tale da poter monitorare la situazione anche da remoto o in viaggio. Ogni chiamata persa deve essere un ossessione perché quel cliente sta aspettano la tua telefonata di scuse per non aver risposto e solo dopo comprerà da te qualcosa.

Noi usiamo soluzioni Alcatel-Lucent e tramite la Suite 8770 possiamo fornire ai nostri clienti tutta una serie di informazioni aggiuntive come:

  • il numero di chiamate suddivise per orario
  • contatori per sapere chi ha risposto di più
  • attesa media delle chiamate in ingresso

e molti altri aspetti che sono fondamentali in una strategia di customer care dove il primo obbiettivo è proprio quello di mantenere i clienti attuali fornendo un servizio professionale e certo almeno nella prima risposta. Il resto lo fa ovviamente la tua professionalità nel risolvere i problemi quotidiani del tuo lavoro.

Se vuoi consulenza per cambiare da subito il tuo approccio con i clienti CONTATTACI e vediamo insieme di smettere di perdere clienti .

 

Sicurezza: centrali telefoniche insicure e pronte ad essere craccate da chiunque

sicurezza-centrali-telefonicheNon voglio addolcire la pillola perché il problema è grave e va gestito subito se non vuoi perdere soldi e vedere i clienti che ti fanno causa per colpa della negligenza con cui gestisci la tua rete.

Ad oggi ci sono circa l’80% delle centrali telefoniche collegate ad una rete IP e quasi sempre questa è la vostra rete interna dove ci sono PC e server con dati sensibili e tutto il vostro business aziendale. Molte di queste centrali non è aggiornata e usa software obsoleto ricco di bug e falle di sicurezza ben conosciute da qualunque nerd o pirata informatico.

Ti assicuro che in giro c’è molta gente brava in questo campo che fa un sacco di soldi grazie alle aziende come la tua che non pensa di avere una bomba pronta ad esplodere in casa.

L’aspetto più sconvolgente è che sono state rilevate falle di sicurezza praticamente quasi ogni mese negli ultimi 5 anni, eppure ci sono aziende e persone che usano ancora sistemi telefonici da più di 10 anni senza mai aver aggiornato il software a bordo. Certo se parliamo di gente la cui prima risposta a questa affermazione è: “i telefoni mi servono a chiamare e funzionano bene, perché devo spendere soldi per aggiornare se poi uso sempre le stesse quattro cose?” questa battaglia la continueremo a perdere per sempre.

Voglio farti capire che oggi ogni dispositivo collegato alla tua rete è un possibile punto di ingresso verso i tuoi dati e i dati dei tuoi clienti. Se ti svegli una mattina e trovi il server spento sappi che forse ti hanno già bucato e si sono copiati tutti i tuoi dati per rivenderli e farci i soldi. Gli stessi soldi che dovrai pagare tu per difenderti in tribunale quando un tuo cliente ti farà causa.

Non sto scherzando amico. Tu sei responsabile dei dati informatici e cartacei che hai e usi all’interno della tua azienda. Anche se fosse solo il numero di cellulare della signora Pina lo devi custodire al sicuro e dimostrare che hai fatto il massimo per evitare che ti venga rubato.

Il problema si estende se andiamo a guardare le apparecchiature di rete che una normale azienda ha in casa: come gli switch di rete; i firewall; gli access point per il wireless; le stampanti di rete; videocamere IP per la sorveglianza; citofoni IP per cancelli e porte e tutto quello che viene seguito dalla sigla IP.

Da un lato è ovvio che è molto complesso mettere tutto in sicurezza. Aggiornare uno switch non è così immediato come aggiornare una stampante di rete o fare gli aggiornamenti automatici di Windows. Ma occhio perché il primo contatto che una persona estranea ha verso la tua azienda è internet, quindi il tuo sito e le tue email, subito dopo il tuo numero di telefono.

E’ proprio da qui che i criminali informatici iniziano la loro offensiva e l’attacco verso i centralini di tutto il mondo. Chiamate anonime per testare il tipo di linea, tentativi di connessione vi internet, uso delle vostre segreterie per entrare nella configurazione e avere il pieno accesso del sistema sono solo alcuni dei metodi dimostrati ad oggi tramite i quali si può accedere alla tua rete proprio grazie al centralino telefonico che hai da 5 anni e non è stato mai aggiornato. Se pensi un attimo che il tuo di anni ne ha magari 10 fatti due conti.

Il fatturato per una piccola fetta di questa mercato che si rivela tramite le chiamate fraudolente rubate alle aziende è in aumento negli ultimi 5 anni e stiamo parlando a livello mondiale di miliardi di dollari. Alcuni governi esteri fra cui USA e UK hanno già attivato servizi pubblici per informare, prima, e denunciare, poi, attività illegali in questo campo. Da noi come sempre non sappiamo nemmeno di avere un problema ma possiamo difenderci da soli senza aspettare la SWAT come nei film.

Il primo passo ovviamente è aggiornare i sistemi che puoi facilmente aggiornare. Quindi partendo dal centralino telefonico dovresti passare agli switch e gli access point e già così avresti dimezzato le possibilità di attacco. Poi ovviamente bisogna imparare e non cadere nelle trappole di spam che ogni giorno ci arrivano via mail o internet ma questa è un’altra storia.

Se veramente vuoi dormire sogni tranquilli e non avere gli incubi in cui un ragazzi si intrufola nel tuo server e copiandosi tutti i dai ti lascia anche un bel messaggio di arrivederci allora è meglio che ci CONTATTI e vediamo di fare un report insieme per capire lo stato di sicurezza della tua centrale e dei tuoi sistemi informatici. Se invece ti piace il rischio e la roulette russa è il tuo pane allora auguri.

 

Skype for Business integrazione con il centralino

rainbow-s4b-make-a-callSempre più aziende di grandi dimensione e soprattutto se gestite da multinazionali americane, hanno negli ultimi anni implementato Skype for Business come applicazione di comunicazione interna e in movimento. Vuoi per la facilità di installazione nei PC Windows vuoi per la scontistica aggressiva che all’inizio è stata applicata, ad oggi nel comparto business MLE (Medium Large Enterprise) un buon 60% si trova bene e usa questa applicazione.

Dopo i primi mesi di utilizzo però molti utenti hanno iniziato ad avvertire una mancanza fondamentale nel processo di comunicazione tramite S4B. Il sistema di messaggistica è completamente scollegato dal sistema telefonico. Questa distinzione provoca alcuni disagi operativi e non pochi problemi nella facilità di utilizzo delle comunicazioni aziendali nel loro insieme.

Pensate ad esempio ad una persona che in chat risulta libera e disponibile ma che in realtà è al telefono in una conferenza commerciale. Skype for Business non può sapere il vero stato dell’utente e un collega di un’altra sede o un altro piano proverà a contattarci senza successo. Se il collega è a sua volta al telefono con un cliente e richiede la nostra presenza per un consulto al volo questo si traduce in una perdita di tempo e nel dover effettuare una nuova chiamata verso il cliente finale. Niente di male ovviamente ma in un mondo del business in cui google è il primo punto di ricerca dei clienti, questo ritardo può tradursi in qualcosa di peggio.

Alcatel-Lucent Enterprise collabora da sempre con Microsoft per integrare i propri sistemi telefonici, i centralini e le applicazioni di unified communications con i software e i sistemi operativo più usati al mondo.

rainbow-s4b-pluginOggi possiamo dare una nuova opportunità ai clienti che usano Skype for Business. Rainbow infatti (l’applicazione di unified communications di alcatel-lucent) si integra tramite un semplice plug-in, da installare sul PC dell’utente, con Skype for Business portandosi dietro tutte le funzionalità di alcatel-lucent e arricchendo il software di Microsoft con le classiche funzioni del centralino telefonico rendendo S4B l’unico sistema di comunicazione aziendale.

Cosa possiamo integrare a livello pratico fra il centralino e skype for business:

  • lo stato del telefono è condiviso con S4B quindi tutti vedono se siamo al telefono
  • possiamo chiamare un contatto S4B al telefono fisico o cellulare tramite il centralino usando l’applicazione S4B
  • possiamo risponde ad una chiamata tramite S4B
  • abbiamo i log delle chiamate fatte / ricevute / perse sempre nell’applicazione S4B
  • e molte altre funzioni tipiche dei sistemi telefonici

In pratica grazie a Rainbow e Alcatel-Lucent possiamo sfruttare al 100% le qualità di Skype for Business e le funzioni di comunicazione del centralino telefonico rendendo così la vita degli utenti finali sempre più facile e, di conseguenza, il business sempre più efficiente.

Tutte le centrali telefoniche di alcatel-lucent possono essere integrate con S4B grazie a Rainbow e gli utenti collegati. Dalla versione 2.1 di Oxo e la 12.X di Oxe i servizi cloud sono inclusi gratuitamente in ogni installazione sia nuova che aggiornata da una vecchia release. Questo è il momento migliore per aggiornare e rendere le proprie comunicazioni aziendali efficienti e unificate.

Per demo o info contattateci.

 

 

Partono gli incentivi per Industria 4.0

Industry 4.0Dal 1 Marzo 2017 si aprono ufficialmente le richieste per aderire al piano di incentivi denominato Industria 4.0

Le aziende potranno presentare domanda per aderire al piano di agevolazioni previsti dalla legge Nuova Sabatini che prevede sconti e azzeramento dei costi di acquisizione di materiale e software atto alla trasformazione tecnologica e digitale delle aziende.

Per partecipare basta produrre una autocertificazione per investimenti che sono sotto la soglia dei 500.000€ mentre in caso di investimenti più grandi è prevista la creazione di un progetto che sarà monitorato da periti scelti dallo stato i quali dovranno certificare che tutti i prodotti e i software acquistati sono parte integrante della trasformazione e dell’innovazione aziendale.

Proprio per questo ci si aspetta che le prime a farne uso saranno le aziende di produzione industriale che potranno così trasformare i capannoni e le linee di produzione in sistemi intelligenti e monitorati in locale o cloud da sistemi informatici ad alte prestazioni e automazione. Si stima che il 40% delle PMI in questo campo potranno finalmente innovare e rinnovare le proprie tecnologie ormai obsolete rendendole così più competitive sul mercato globale che spesso ci vede partire con un handicap tecnologico mai colmato con il resto delle aziende europee e asiatiche.

In questa ottica vi ricordiamo che la suite OTNS di Alcatel-Lucent si posiziona proprio al top della catena di monitoraggio di sistemi di produzione, sicurezza sul lavoro, controllo accessi e video sorveglianza. Per qualsiasi dubbio contattateci.

 

Skype for Business: il centralino telefonico di Microsoft in Cloud

skype-for-business-pbx-in-cloudSkype for Business è la versione aziendale del famoso client VoIP di casa Microsoft. Se molti ne hanno decretato la fine nel settore privato a favore dei nuovi sistemi di messaggistica come Whatsapp e Facebook Messenger, in ambito aziendale è più vivo che mai. Grazie ad una rinnovata politica di licenze che include una versione avanzata del software in tutte le versioni di Office 365 in cloud ad oggi Skype nella versione for Business è tornato ad essere il maggiore sistema di messaggistica usato nelle aziende di tutto il mondo.

Microsoft non si è solo fermata al cambio di nome, ha infatti integrato il software con molte delle funzioni tipiche e originarie delle centrali telefoniche o come dicono loro PBX. Ad oggi si possono collegare alcuni apparecchi telefonici da scrivania ai server in cloud di skype for business. Si possono configurare gruppi di risposta, deviazioni di chiamata, trasferire una chiamata da un interno ad un’altro, configurare operatori automatici (digita 1 per; digita 2 per) e in alcuni paesi compresi gli USA si possono collegare le linee telefoniche esterne direttamente al cloud tramite la tecnologia VoIP. In pratica Microsoft è diventata un operatore di telecomunicazioni con i suoi numeri e le sue bollette. Skype for Business infatti negli Stati Uniti viene anche chiamato il PBX in Cloud.

Volendo cercare di analizzare Skype for Business come centrale telefonica aziendale non possiamo non essere onesti e dire subito che data la tipologia di soluzioni offerte è un sistema, o meglio una suite di servizi, che si inserisce a pieno titolo nel quadrante delle Unified Communications. Offre infatti servizi di fonia classica, come fare e ricevere chiamate telefoniche, aggiungendo la presence, la chat, audio conferenze a più partecipanti, video conferenze a più partecipanti, condivisione desktop e contenuti, il tutto unito alla totale integrazione con tutto il pacchetto office di Microsoft.

Già questo fa capire il taglio delle aziende che possono prendere in considerazione una soluzione del genere (medio grandi come minimo), ma occhio perché come spesso accade non è tutto oro quello che luccica. Possiamo dire infatti che la soluzione offerta dal colosso di Redmond è abbastanza complessa a livello di architettura software e hardware. Ci vogliono 3 o 4 server virtuali per connettere i propri sistemi aziendali con le repliche in Cloud. Le licenze per avere gli stessi servizi che si hanno da sempre con un sistema telefonico non hanno un costo molto accessibile e infine la sicurezza delle connessioni deve essere progettata tenendo conto che tutte informazioni aziendali passeranno da questi servizi.

Per intenderci noi che facciamo questo mestiere da oltre 30 anni stiamo trovando questo sistema molto complesso da progettare e realizzare mantenendo gli standard attuali di sicurezza che abbiamo raggiunto con le soluzioni di Alcatel-Lucent Enterprise.

Un secondo punto che bisogna tenere conto è l’enorme quantità di banda internet che serve per sfruttare i servizi UC offerti. Se per creare e usare facilmente una chat di gruppo con 4 o 5 colleghi bastano pochi Kbyte di banda la storia cambia quando in ufficio siamo in 3 a parlare contemporaneamente con clienti e fornitori. Se poi vogliamo veramente fare una presentazione in conferenza video con la condivisione del desktop e dei documenti ai nostri clienti di Milano allora è meglio avere 100M quasi tutti per noi in quel momento.

Capite anche voi che ad oggi in Italia paragonare Skype for Business ad un centralino telefonico aziendale non è proprio onesto, Skype ne esce sconfitto ma per ovvi motivi fisici della soluzione. E’ invece corretto voler integrare la parte UC quindi chat, presence, condivisione desktop e conferenze con un vero centralino. Allora si che si possono sfruttare senza troppi problemi di architettura e sicurezza i punti di forza di entrambi i sistemi. La parte di Microsoft può restare totalmente in Cloud eliminando così i costi hardware e di manutenzione che tutti conosciamo e la parte centrale telefonica rimane in azienda mantenendo la sicurezza delle comunicazioni alta e la qualità della voce ad ottimi livelli.

Se avete intenzione di acquistare Skype for Business ed integrarlo con il vostro sistema telefonico contattateci la nostra esperienza può aiutarvi a fare la scelta giusta.

 

VoIP: non farlo se vuoi solo ridurre i costi

voip-come-risparmiareIl VoIP ad oggi è un argomento sempre più discusso in quelle aziende in cui si vogliono ridurre i costi della telefonia aziendale e nello stesso tempo guardare al futuro. Spesso però chi deve fare la presentazione ha come input dalla direzione solo il risparmio economico e rischia così di cadere in una catena di scelte sbagliate che possono essere la causa di danni economici e di immagine alla stessa azienda. Ma andiamo con ordine.

Con il VoIP si risparmia?

Si! Cioè se progettato in un certo modo seguendo tutte le caratteristiche tecniche che richiede un servizio così delicato puoi anche risparmiare, dipende da quanto è grande la tua azienda e quali servizi hai attualmente dal tuo operatore di telefonia. Ti svelo subito il segreto di pulcinella: se in ufficio siete in 5 e avete 3 telefoni con una linea analogica Telecom Italia è difficile che con una soluzione VoIP funzionante tu possa pagare meno la bolletta.

Se però alla linea analogica sommi il canone che paghi per la connessione adsl / fibra, il canone del centralino e il costo delle riparazioni dei telefoni allora forse iniziamo a scorgere un primo punto di risparmio. Quello che deve essere chiaro è che se si vuole realmente avere un risparmio economico bisogna affidarsi ad un fornitore che possa darti tutta la serie di prodotti e servizi che servono a far funzionare le linee VoIP con la stessa qualità di quelle di Telecom Italia. (non facciamo della facile ironia sul fatto che Telecom a volte è peggio del voip del discount)

Cosa serve per avere un servizio VoIP funzionante?

  • linea xDSL di qualità. Non significa avere la 100M ma significa avere dei valori tecnici di stabilità e velocità costanti
  • una configurazione della banda in doppio VC ossia una parte fisica della linea sarà sempre dedicata al traffico VoIP quindi alle vostre telefonate. Anche se abitate in centro a Milano e avete la 100M vi assicuro che molto spesso mentre scaricate l’ultimo film appena uscito o gli aggiornamenti dei PC tutti insieme di prima mattina e vi arriva una telefonata voi non sentirete per niente bene e ovviamente anche il vostro cliente. E la vostra immagine?
  • un router professionale con la possibilità di backup e soprattuto che deve essere gestito da chi fornisce il servizio VoIP. Questo perché solo chi ha visibilità sulla piattaforma VoIP può sapere come si sta comportando la linea e quindi dove intervenire per evitare blocchi del servizio o il degrado della qualità. E’ inutile avere 30M di banda con l’operatore X e le linee VoIP con l’operatore Y
  • centrali e / o telefoni interni di qualità. Non pensate di poter acquistare un servizio VoIP online su una connessione di casa usarlo come telefono un software sul vostro PC. questo non è VoIP questo è buttare i soldi e fare enormi danni all’immagine aziendale.
  • includere in ogni servizio VoIP l’assistenza tecnica globale che copra sia i guasti della linea xDSL sia tutti i possibili problemi dei telefoni, del centralino e soprattuto che abbia un monitoraggio in real time per la gestione dei livelli di qualità in modo pro-attivo quindi prima che il vostro numero risulti irraggiungibile

Questi sono i passi necessari per avere un servizio che alla fine soddisfi il livello di qualità che voi e i vostri clienti si aspettano. Poi ci sono molte opzioni che si possono attivare usando la tecnologia VoIP a costi decisamente inferiori rispetto a soluzioni legacy o di vecchia concezione.

Partiamo dal Server Fax che in VoIP vi permette di usare le email per ricevere e inviare i vostri fax ad un costo mese realmente basso, parliamo di qualche euro. Aggiungiamoci il risparmio che avremo sulle stampanti usando meno colori, toner e carta.

Operatore automatico è quel servizio che quando chiami un’azienda ti risponde accogliendoti garbatamente, dandoti un bel messaggio promozionale e elencando le varie opzioni 1, 2, 3 per parlare con l’ufficio desiderato.

Applicazioni Mobile sono tutte quelle app che potete installare sui vostri smartphone e trasportano il vostro interno e il vostro numero in giro con voi.

Sicurezza In caso di soluzione VoIP tutta la parte di sicurezza viene gestita dal fornitore e la vostra rete rimane al sicuro degli attacchi che quotidianamente avvengono su internet per effettuare chiamate fraudolente a vostre spese. Firewall, accessi da remoto, patch, cambi di routing e molto altro viene gestito centralmente sulla base di dati in tempo reale. Non è come aggiornare il proprio antivirus sul PC.

Ovviamente noi siamo a favore del VoIP ma solo se volete un progetto su misura per voi. Contattateci come sempre.

 

 

Centralino in Cloud: ecco i si e i no per scegliere bene

centralino-in-cloudLa domanda che tutte le imprese in procinto di investire in tecnologia si stanno facendo nell’ultimo anno è sempre la stessa: cloud o non cloud? Se per alcune applicazioni e servizi la scelta è scontata, e ovviamente prevale l’opzione del cloud, come ad esempio per i servizi di posta elettronica, CRM, Helpdesk e altri. Per quanto riguarda il Centralino Telefonico invece la risposta non è così ovvia e generalizzata. Bisogna valutare alcuni aspetti fondamentali che potrebbero rendere un progetto cloud un successo o una enorme perdita di soldi e di tempo.

Prima di tutto capiamo bene cosa comporta avere un software in Cloud. Avere un servizio aziendale in cloud significa pagare un canone mensile per tutta la durata del contratto. Di norma il costo comprende l’uso, l’assistenza e la manutenzione di quel servizio. Questa modalità ci libera da ogni tipo di gestione del software come gli upgrade, il backup o il rinnovo delle licenze d’uso e l’acquisto di un server fisico. In pratica noi come clienti dobbiamo solo usare il software o servizio e a tutto il resto ci pensa il fornitore. Comodo no?

Bene nel caso di un servizio di centralino in cloud avremo un canone che comprende l’uso degli apparecchi installati in ufficio, le linee e i numeri di telefono che usiamo per parlare con clienti e fornitori. Sarà compresa l’assistenza e la manutenzione e in molti casi anche la sostituzione di apparecchi guasti. In pratica dovremmo solo usare i telefoni e al resto ci pensiamo noi.

Ci sono però due fondamentali aspetti da valutare prima di scegliere il servizio in Cloud. Bisogna avere una connessione Internet di ottima qualità, non serve avere 100M ma è obbligatorio avere 2M effettivi con valori di delay e jitter il più bassi possibile, in questo caso basta fare un velocissimo test nulla di difficile o complicato. Secondo, la connessione deve essere fornita dallo stesso operatore con cui firmate il contratto per il centralino in cloud. Questo perché solo un operatore unico può darvi una connessione protetta e chiusa da Internet per aumentare così i livelli di sicurezza e prevenire chiamate fraudolente e accessi illegali alla vostra struttura che ad oggi sono sempre più frequenti.

Una soluzione in Cloud permette l’uso di applicazioni su smartphone e tablet per rimanere operativi anche fuori ufficio senza dover configurare firewall o router gestiti da altri aumentando i costi generali della struttura. Una semplice app con cui telefonare e chattare con i colleghi, fare conferenze audio e video con i clienti sarà sempre disponibile sia che siate in hotel o a casa per lavorare da remoto mantenendo soprattutto alta la sicurezza delle informazioni e delle connessioni verso il vostro ufficio.

Il Cloud è una realtà e sarà sempre di più la scelta giusta da fare, bisogna però non basare la propria decisione sul valore economico dell’offerta ma sui dettagli tecnici della soluzione. Sicurezza e qualità del servizio sono fondamentali per non incappare in disagi e blocchi delle telefonate che possono durare anche giorni interi. Pensate se i vostri numeri fossero irraggiungibili per due giorni sarebbe un bel problema. Cercate di informarvi su come il fornitore gestisce le vostre connessioni e le vostre telefonate, se e come usa i backup, che tipo di sicurezza vi garantisce e i tempi di intervento in caso di guasto.

Scegliere una soluzione in cloud forse non vi farà risparmiare immediatamente in termini di denaro ma alla lunga vedrete che questa diversa gestione delle linee telefoniche vi aiuterà ad essere più produttivi e di conseguenza a lavorare meglio.

Prima di scegliere chiedeteci una consulenza gratuita ai nostri soliti contatti.

 

Unified Communications: come migliorare i contatti con i clienti

unified communicationsLa Unified Communications è una filosofia di gestione efficiente di tutti i sistemi di comunicazione aziendali tramite un unico IP PBX.

Il centro della struttura in questo caso è ovviamente il vostro IP PBX che si interfaccia con gli utenti interni tramite diversi dispositivi che vanno dai telefoni da scrivania ai software sul PC fino ad arrivare alle applicazioni per smartphone.

Oltre a darvi la possibilità di essere in contatto in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo un IP PBX che approccia la filosofia delle unified communications deve essere integrato con i sistemi informativi aziendali per unire alle telefonate entranti e uscenti tutte le informazioni utili e necessarie, a chi sta parlando con il cliente, per offrire una migliore esperienza di comunicazione e personalizzazione del rapporto.

Unified Communications nel quotidiano

Quando riceviamo una chiamata, sullo schermo del nostro PC, si apre in automatico la scheda del cliente in cui ci sono le ultime 5 trattative commerciali fatte da me o da un collega in modo da darmi la possibilità di ricordare al cliente che dobbiamo ancora discutere dell’ultimo preventivo aperto pochi giorni fà. Se invece sono un tecnico dell’assistenza vedrò sul mio PC gli ultimi 5 ticket inviati dal cliente e in caso ne vedessi uno ancora da chiudere saprei subito come rispondere e cosa fare per sollecitare la risoluzione del problema.

Questo modo di approcciarsi ad un contatto del cliente ha come risultato la naturale sensazione di essere riconosciuto e di avere dall’altra parte del telefono una persona che sa di cosa sto parlano e si interessa al mio problema. Può sembrare ovvia ma la customer care non è altro che questo, far sentire ogni cliente speciale.

Se invece la vediamo dal lato aziendale le unified communications ci possono aiutare a risparmiare tempo nelle attività quotidiane. Ricercare un contatto dal pc o dal telefono sarà semplice come su internet, con la ricerca alfanumerica infatti basterà digitare le iniziali del nome o del cognome per avere la lista dei contatti. Vedere se un collega è libero o occupato diventa immediato grazie ai servizi di presence che includono la chat aziendale privata o di gruppo.

Invece di usare diversi software come Skype, Google Hangout, iMessage o le email, dove le informazioni si perdono nel mucchio e quando dobbiamo cercare una risposta non sappiamo più dove andare, approcciare una metodologia di questo tipo permette di avere un unico punto di contatto fra colleghi in cui la chat, le conferenze audio o video, le condivisioni di file o del desktop vengono tutte racchiuse nella nostra cronologia dandoci a prima vista la possibilità di trovare ciò che cerchiamo.

Non si tratta di scegliere un prodotto piuttosto che un’altro, la differenza è sempre nel modo di pensare a come gestire un cliente quando entra in contatto con la nostra azienda. Gli strumenti possono essere diversi fra di loro ma la filosofia di unificare le comunicazioni è l’unico obbiettivo delle Unified Communications.

Per informazioni aggiuntive CONTATTATECI

 

Sicurezza dati aziendali: Firewall UTM

firewall-utmLa sicurezza dei dati ad oggi è uno degli aspetti più importanti che ogni azienda dovrebbe affrontare, non soltanto per ragioni di normativa ma soprattutto per non trovarsi una mattina completamente bloccati senza poter accedere ai propri server e dovendo spiegare ai clienti cosa sia successo.

Da una analisi di Cisco, il maggiore produttore al mondo di apparati per le connessioni dati, è stato evidenziato quanto in termini di tempo e risorse viene sprecato giornalmente in azienda tramite Internet:

  • il 40% della navigazione durante l’orario di lavoro non ha finalità lavorative
  • il 70% della navigazione “su siti per adulti” è effettuata negli orari di lavoro
  • lo spreco della banda acquistata dalle aziende è del 70%
  • ogni campagna di attacchi ransomware frutta ai cyber criminali 34 milioni di dollari in media

Da questo breve elenco possiamo capire che la riduzione della produttività, la responsabilità legale e lo spreco di banda sono 3 dei principali motivi per cui ogni azienda, anche di piccole dimensioni, dovrebbe dotarsi di un firewall di ultima generazione UTM. Ma vediamo di capire meglio cosa significa la sigla UTM.

I firewall sono nati come barriera di difesa fra il mondo internet e le reti interne private. In pratica tutto il traffico dalla rete interna verso internet è permesso di default mentre tutto il traffico da internet verso la nostra rete è bloccato. Se abbiamo la necessità di permettere l’accesso ad un server interno tramite internet possiamo grazie al firewall aprire una connessione specifica mantenendo alta la sicurezza e monitorando chi, come e quando si collega al nostro server.

Negli anni le minacce si sono evolute sempre più velocemente dei firewall. Sono iniziati ad arrivare i primi Virus informatici che erano in realtà pressoché innocui se confrontati con quelli odierni, bloccavano il pc lo rallentavano e si propagavano nella rete interna causando il blocco totale delle attività aziendali.

Oggi i virus, e gli attacchi informatici in generale, non sono più frutto di un gioco partito da alcuni nerd, aziende e gruppi indipendenti a livello mondiale studiano i sistemi operativi e i bug noti degli appari di rete per penetrare nelle aziende e ricavarne un profitto bloccando le reti, rubando i dati sensibili e chiedendo un riscatto per riavere le gestione della propri dati.

In più le tecniche sono sempre più evolute ed è pressoché impossibile prevenirle tutte o rimanere aggiornati a livello personale. Si deve adottare una strategia globale e unificata. Per questo sono nate diverse liste libere e certificate dove i firewall possono collegarsi in automatico e aggiornarsi alle ultime vulnerabilità per tracciare in tempo reale e il prima possibile un eventuale attacco informatico.

Un firewall UTM è il dispositivo di rete che integra un firewall classico per bloccare le connessioni fisiche da internet verso la rete interna e in più ha al suo interno software e filtri antivirus, controllo del contenuto dei siti visitati, dei dati scaricati sui singoli pc e la gestione della banda internet per garantire sempre la migliore qualità possibile. In più molti dei firewall in commercio destinati alle aziende si aggiornano in automatico avendo sempre le ultime definizioni dei virus e dei bug noti.

Anche se avete un rete con 5 PC un firewall UTM vi da la garanzia di essere al sicuro dalle maggiori vulnerabilità conosciute, aumenta la sicurezza grazie agli antivirus e vi libera da eventuali responsabilità legali in caso di attacco.

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Fonte report sicurezza Cisco