Telefonia e fatturato ecco come si incontrano

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Vuoi sapere la prima domanda che ci viene sempre posta ad un incontro commerciale? Quanto mi fate risparmiare? E per vuoi sapere come rispondiamo ogni volta a chi abbiamo di fronte? Se vuole risparmiare qualche euro posso darle il contatto di un collega della concorrenza. Se invece vuole una strategia di comunicazione focalizzata ad aumentare il fatturato allora possiamo iniziare a parlare.

Il risparmio in azienda, soprattutto per il settore delle comunicazioni, non può essere calcolato sulla bolletta. La bolletta e le linee telefoniche o internet sono solo un mezzo tramite cui la tua azienda può lavorare. Non importa se una linea ti costa 5 o 10 euro al mese. Se sono inclusi 1000 minuti o le sim aziendali. Come sempre conta come le usi e come i tuoi collaboratori sanno rendersi disponibili alle richieste.

Ma passiamo ai fatti. Ti lamenti perché nella tua zona non c’è la fibra, o se arriva ha costi troppo alti. Bene io allora voglio sapere cosa farai il giorno in cui potrai navigare a 100M o a 1G. Scommetto che come prima cosa farai uno speedtest e poi subito su Netflix o a scaricare film. Allora si che sarai felice e al bar potrai fare lo sborone: “in ufficio ho messo la fibra zio cane ora si che si vola …”

In realtà non sai che il tuo vicino d’ufficio sta ancora navigando con la 20M di TIM e però fattura il doppio di te. E sai come lo fa? Si concentra sui suoi clienti e non sulle sue voglie. Metti caso che tu abbia 2 linee ISDN, che non costano poco e lo sai, dato che le paghi perché non le usi come si deve? Puoi essere contattato da 4 clienti nello stesso momento e tu cosa fai, metti li una ragazza a fare lo stage o una tua parente a rispondere al telefono a persone che hanno il portafoglio pronto per essere aperto.

Sai cosa succede in quei casi? Succede che i clienti trovano un’accoglienza fredda e sgradevole, che non si preoccupa di capire con chi sta parlando e che fa di tutto per terminare la chiamata il prima possibile. Ora se fossi tu a cercare informazioni per acquistare un prodotto ti fideresti di una azienda che ti tratta così? Ora dirai certo che no ma noi non lo facciamo! E tu come lo sai? Come puoi avere il controllo delle comunicazioni se sei il primo ad andare in officina a controllare la produzione, o sei il primo a smazzarti 100Km al giorno per trovare un fornitore a basso costo. Al giorno d’oggi uno degli aspetti fondamentali per ogni azienda è come sa comunicare e soprattutto ascoltare. Siamo bombardati da messaggi di marketing ogni secondo e ormai ci stiamo abituando ad uno standard che poi non ritroviamo nel mondo del lavoro. Chi invece riesce con pazienza e tenacia ad alzare il livello qualitativo della comunicazione vuoi o non vuoi aumenta anche il fatturato.

Come fare per essere i campioni del mondo anche nel tuo settore?

Basta seguire alcuni semplici passi:

  1. devi avere una strategia di comunicazione conosciuta e condivisa da tutti i tuoi dipendenti
  2. davi monitorare le richieste in ingresso da qualsiasi canale arrivino. Telefono, email, whatsapp o qualunque cosa usi
  3. configura il tuo centralino per lavorare come un Call Center e usa il tempo di attesa per dare messaggi promozionali sempre nuovi e aggiornati
  4. fai quello che prometti altrimenti non dirlo nemmeno

Non è difficile e non devi investire migliaia di euro per iniziare. E’ però fondamentale che questo sia compreso, condiviso e messo in atto da tutti i componenti dell’azienda a partire dall’amministratore fino all’ultimo operaio pronto al pensionamento. Tutti devono reagire e comportarsi nello stesso modo ogni volta che hanno una richiesta da soddisfare.

Comunicare non è solo importante è FONDAMENTALE!

 

Il pregiudizio della comunicazione affonda la tua azienda.

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Photo by Priscilla Du Preez on Unsplash

Si lo so il titolo è un po aggressivo ma non posso evitarlo. Nell’era dei social network, delle star di Instagram che con una foto guadagnano cifre e 3/4 zeri. Nel periodo storico in cui viviamo dove se non hai almeno 20 like ad un post inizi a dubitare di te stesso, è nato un nuovo fenomeno che colpisce le aziende, soprattutto le piccole e medie imprese (PMI).

Comunicare tramite le tue pagine come se stessi parlando ad un tuo amico credendo così di attirare nuovi clienti e soprattutto di mantenere quelli che già hai.

SBAGLIATO! La tua azienda, o quella per cui lavori, non può comunicare come fanno le star di internet o gli influencer. Tu devi fatturare ogni mese. La tua azienda deve attrarre potenziali clienti grazie ad una comunicazione studiata al millimetro dosando ogni parola e ogni frase fino al punto di spingere una persona a chiamarti o lasciarti un contatto.

C’è di più, un’agenzia esterna non potrà mai comunicare quello che fai con i tuoi pregi, i tuoi progetti e le offerte in modo convincente e realistico. Solo tu puoi spiegare con passione e dovizia di particolari quello che fai tutti i giorni, cosa rendono te e il tuo team migliore degli altri. Senza vergogna o troppa umiltà spara fuori quello che vi dite in ufficio la mattina o il venerdì. Pubblica le foto dei tuoi lavori, fai sentire partecipi i colleghi del processo.

Fai parlare i tuoi clienti, saranno il tuo miglior sponsor

Ovviamente non puoi fare tutto da solo perché come dire, devi anche lavorare immagino. Per questo hai bisogno di COLLABORARE con il tuo gruppo. Non dirmi che non sei già abituato a chattare su Whatsapp con gli amici. Bene si tratta di fare la stessa cosa ma con un unico obiettivo, trovare nuovi clienti. Un sistema di collaborazione aziendale collegato ai tuoi sitemi IT e telefonici trasforma immediatamente te e i tuoi colleghi in soldati della comunicazione. All’inizio sarete timidi e troppo discreti ma ti assicuro che dopo qualche mese in quelle chat e in quei gruppi troverai una marea di spunti utili da usare per creare ottimo materiale di marketing cartaceo e online.

Invece di buttare soldi in agenzie di marketing esterne che promettono click e roi come se fossero sconti della coop, investi molto meno e guadagna molto di più grazie al tuo lavoro e alle tue specializzazioni. Non è vero che solo le grandi aziende si possono permettere di comunicare bene con i clienti, loro fanno un altro sport non stai combattendo con Coca Cola e la Nike, tu combatti con il vicino di casa e con il negozio all’angolo. Credi di non poter vincere?

Io sono su un treno e l’idea di questo port mi è arrivata in una delle chat aziendali da un ragazzo neo assunto che mi ha inviato un’immagine con lo schema. Poi ci siamo fatti una breve video chiamata, sempre tramite il sistema UC che abbiamo, e in 10 minuti ho buttato giù i discorso. L’ho condiviso con lui e gli altri ragazzi fino a correggere alcuni punti e pubblicarlo.

Tempo di arrivare a Milano partendo da Bologna e il lavoro della comunicazione è finito.

Non perdere tempo, puoi farlo anche te e se vuoi un primo aiuto o vuoi capire come facciamo contattaci e ne parliamo, ti farò vedere cosa usiamo e potrai toccarlo e provarlo con mano senza impegno a costo zero.

 

Smart Working: come un gruppo di colleghi unito può avere successo

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Photo by Marc Rafanell López

Iniziamo il 2018 con una semplice constatazione oggettiva e valida in ogni campo della vita sociale. Un gruppo unito, un gruppo con un obiettivo condiviso è in grado di raggiungere un risultato migliore rispetto ad un singolo elemento che lavora e combatte da solo. Vero e ovvio, ma cosa c’entra con il mondo aziendale. Semplicemente tutto! Ogni azienda è composta da un gruppo di persone che dovrebbero collaborare per raggiungere un risultato condiviso da tutti. Il successo come azienda; il successo personale; aumentare il fatturato; aprire nuove sedi; diventare ricchi. Non importa cosa vi spinga, è però fondamentale essere insieme e avere ben chiaro il risultato finale.

Bene dopo queste ovvie frasi motivazionali che non hanno mai fatto aumentare il fatturato di nessuno andiamo a vedere come possiamo oggi grazie alla tecnologia creare e gestire un team aziendale vincente.

SMART WORKING! Non ci sono altre spiegazioni o termini tecnici e sigle che spiegano meglio cosa fare e come lavorare oggi. Lavoro intelligente se vogliamo tradurlo in italiano, e forse rende ancora meglio l’idea. Organizzare la propria azienda per permettere un lavoro quotidiano SMART è solo la prima fase del processo interno che vi porterà al successo.

Dobbiamo prima di tutto capire che molti dei nostri colleghi, dipendenti e collaboratori usano quotidianamente la tecnologia per rimanere in contatto con le persone presenti nella loro vita privata. Spesso, anzi quasi sempre, la tecnologia che si usa nel privato è più all’avanguardia rispetto alla tecnologia usata in azienda. Non è colpa delle aziende al 100% però. Norme sulla privacy, diritti e doveri dei dipendenti, sicurezza informatica e costi di manutenzione dei sistemi IT fanno aumentare esponenzialmente gli ostacoli per introdurre una soluzione smart working nel mondo business.

Ma facciamo un esempio. Chi oggi non usa WhatsApp? Lo usiamo tutti per parlare con gli amici, i parenti, i professori dei nostri figli organizzare cene e vacanze. Insomma se miliardi di persone al mondo lo usano ci sarà un perché? E il motivo non è che sia il più bello e più completo sistema di messaggistica personale, no. Il motivo è che per le comunicazioni personali siamo disposti a rinunciare a qualsiasi principio di privacy purché il sistema sia gratuito. Ricordiamoci che ogni foto e ogni messaggio che inviamo tramite queste piattaforme può essere gestito e spesso venduto a soggetti terzi per scopi pubblicitari e di profilazione futuri.

Ma se ci fermiamo ad analizzare il modus operandi delle persone che usano quotidianamente questi servizi, capiamo che dietro al primo aspetto gratuito e goliardico c’è un cambiamento in atto nelle aspettative di comunicazione a livello sociale. Ognuno di noi oggi sa che per comunicare non c’è bisogno di perdere tempo nella ricerca di numeri, di contatti o nell’attesa della risposta. Basta avere il nostro smartphone in mano e una connessione a internet e tutte le informazioni e gli strumenti per parlare sono a nostra disposizione.

Questo cambiamento sociale lo vediamo anche nelle abitudini di acquisto delle persone. eCommerce, applicazioni di produttori dove acquistare direttamente, gruppi social di compra vendita materiale usato stanno esplodendo già da qualche anno e diventano sempre più uno dei metodi principali usati dalle persone.

Partendo da questi due punti fermi dobbiamo ora capire come le aziende stanno cavalcando o subendo questi cambiamenti irreversibili.

c’è un cambiamento in atto nelle aspettative di comunicazione a livello sociale

Dobbiamo prendere come esempio realtà aziendali che rientrino nella categoria PMI, o più grandi, perché sono proprio queste le organizzazioni che stanno riscontrando i maggiori problemi logistici nel cambiare il modo di comunicare sia internamente che verso i clienti.

Un’azienda con 30 dipendenti avrà un fatturato medio annuo che varia circa da 1,5 milioni a 2 milioni di euro e il tipo di clienti possono essere due: tanti piccoli clienti se il business è rivolto al pubblico privato; clienti di medie e grandi dimensione se si occupa di vendere servizi e prodotti ad altre aziende. In entrambi i casi dovrà gestire una mole di dati e informazioni decisamente grande e per farlo dovrà sicuramente avere in casa o in cloud sistemi informatici protetti e aggiornati costantemente.

Facciamo un breve elenco di come e cosa serve ad un’azienda di successo come la nostra per gestire il quotidiano flusso di informazioni. Per prima cosa dobbiamo avere un gestionale/CRM/ERP dove inserire tutti i dati dei singoli clienti. Poi dobbiamo avere un sistema di posta aziendali, un centralino telefonico e un sito web. Questi 4 prodotti sono la base minima per poter avere un fatturato e permettersi 30 dipendenti.

In realtà per arrivare ad avere 30 dipendenti dobbiamo organizzare il nostro lavoro in modo un po più complesso. I vari sistemi devono poter parlare fra di loro per dare a chi li usa tutte informazioni necessarie utili nel portare a termine le mansioni assegnate. Un addetto help desk che riceve una mail di richiesta di supporto deve poter facilmente reperire le informazioni necessarie a risolvere il problema del cliente nel minor tempo possibile e con il minor sforzo per concentrarsi solo sulla problematica e non sulla gestione del ticket.

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Photo by Daria Shevtsova

Qui entra in gioco la filosofia SMART WORKING. Dobbiamo connettere tutti i sistemi IT fra di loro per creare una catena di informazioni completa e aggiornata in tempo reale. Il sistema di posta elettronica, il sito web e il CRM/gestionale/ERP devono parlarsi autonomamente. Il centralino deve reperire le informazioni necessarie all’operatore in tempo reale durante una chiamata in ingresso da parte di un cliente. Il sito web può fornire agli utenti finali una chat gratuita per connettersi direttamente con l’ufficio commerciale per richiedere informazioni o preventivi.

Tutti i dipendenti e collaboratori devono poter parlare e collaborare nel modo più naturale possibile e più vicino ai sistemi usati nel privato. Oggi questi sistemi prendono il nome di Unified Communication & Collaboration UCC. Un software UCC deve permettere di creare gruppi di chat aziendali suddivisi per progetti o per uffici. Dare la possibilità da PC o smartphone di fare chiamare audio verso i colleghi. Di vedere lo stato dei contatti e se sono disponibili in ufficio o fuori sede.

Per gestire 30 dipendenti avremo sicuramente la necessità di fare riunioni video programmate ad intervalli regolari per discutere, guardandosi in faccia, i dettagli del progetto in corso o dei problemi riscontrati. Condividere file, messaggi audio, immagini e desktop sono funzionalità che nel quotidiano di un lavoro di gruppo non possono mancare.

Ecco cosa serve alla tua azienda se vuole passare da 5 a 30 dipendenti. Per farlo fortunatamente oggi non servono investimenti di migliaia di euro ma serve sicuramente un processo interno che spinga le persone a collaborare e non ad eseguire ordini.

Se vuoi capire meglio in mondo dello SMART WORKING e delle UCC contattaci immediatamente per prenotare una demo gratuita o un incontro e partire con l’analisi delle tue necessità.

 

Comunicare per trovare nuovi clienti e vendere di più

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Photo by Ethan Hoover

Diciamo la verità da subito senza giri di parole, che cosa vuole ogni piccolo imprenditore, libero professionista o piccola e media impresa? FATTURARE! Per farlo cosa serve come l’acqua nel deserto? CLIENTI! E come puoi trovare nuovi clienti in modo  costante? COMUNICANDO!

Ogni professionista deve avere ben chiaro in mente che cosa serve al proprio business per rimanere vivo e attivo nel tempo. Possiamo parlare di processi, di funnel, di percorso di acquisizione fino allo svenimento. L’unica cosa che conta è avere ben chiara la strada che porta al risultato che cerchi senza scorciatoie o trucchi da illusionista.

La lista è breve è molto semplice: devi COMUNICARE per avere NUOVI CLIENTI a cui FATTURARE di più di quello che fai ora.

Non è difficile se ci pensi, ma è molto complesso da attuare nella realtà di tutti i giorni. Ci vuole tempo, ci vuole capacità di programmazione, ci vuole voglia di lavorare duro, ci vuole competenza nel creare contenuti validi alla propria realtà e ci vuole soprattutto coraggio. Chi di noi non vorrebbe svegliarsi al mattino e avere dieci nuovi clienti che non aspettano altro che comprare da noi il prodotto o il servizio migliore del mondo (secondo il nostro personale punto di vista)? Si ma poi ti svegli e sai che dovrai rincorrere i tuoi clienti per farti pagare. Ecco questa è la realtà del 100% delle piccole e medie imprese.

Non significa però che debba per forza andare sempre così. Se ci fermiamo e andiamo alla base del problema possiamo capire dove il nostro settore e nello specifico noi stiamo sbagliando. Il primo passo è accettare e ammettere che non stai comunicando. Parlo in generale. Non stai facendo niente per farti conoscere da chi ancora non sa niente di te e dei tuoi prodotti e servizi. Come credi di poter fatturare a queste persone?

Ormai do per scontato che hai un sito istituzionale con una sezione blog o news in cui COSTANTEMENTE e ripeto, costantemente, aggiorni i tuoi followers e i tuoi clienti di tutte le novità che hai o, ancora meglio, di tutte le novità che possono essere utili e interessanti per i tuoi clienti. Ma non basta. Hai una lista profilata dei tuoi clienti o ancora ti affidi alla tua memoria? Devi avere un database di tutti i tuoi clienti attivi e non, in cui registrerai dettagliatamente chi sono, cosa fanno, cosa hanno acquistato da te e perché.

A questo elenco dovrai dare informazioni personalizzate in base al profilo e in base al fatturato che fanno con te. Una volta che li avrai stimolati a dovere vedrai che gli acquisti da questi clienti aumenteranno in modo automatico e senza sforzi da parte del commerciale ma solo grazie alla programmazione del marketing che hai messo in piedi.

Bene ora sei pieno di clienti e non hai più paura di arrivare a fine mese, ma come li mantieni?

Qui la maggior parte delle aziende perde entusiasmo e risultati. Mantenere i clienti è più costoso di quanto si pensi in termini di fatica e immagine. Tutto quello che hai detto e fatto con il marketing DEVE essere confermato da te e dai tuoi collaboratori. Se hai per esempio dichiarato di essere il migliore nel tuo settore a fornire assistenza per lavatrici, cazzo quando un cliente finale ti cerca e ti chiama DEVI essere realmente il miglior fornitore della terra. Vuoi un esempio di cosa devi fare per mantenere questo cliente:

  1. devi rispondere al massimo entro 3 squilli
  2. devi sapere chi ti sta chiamando e salutarlo a dovere
  3. devi avere a portata di mano e/o monitor i dati della sua fornitura
  4. se gli dici che in due ore lo richiami, lo devi fare nella metà del tempo ossia un’ora
  5. la colpa di tutto deve sempre essere tua, poi con delicatezza e astuzia gli fai capire bene cosa è successo

Mantenere i clienti è più costoso di quanto si pensi in termini di fatica e soprattutto di immagine

Ora dimmi la verità quante volte tu e i tuoi collaboratori vi siete comportati in questo modo? La prima regola oggi per mantenere un cliente acquisito con tanta fatica investendo soldi e tempo, è quella di rendere l’esperienza di utilizzo tramite i tuoi servizi un’esperienza indimenticabile. Siamo tutti splendidi quando acquistiamo i regali su Amazon o noleggiamo un’auto tramite app, quando però dobbiamo risolvere il problema di un cliente che ci paga per questo abbiamo mille pippe mentali e rimandiamo fino all’ultimo la soluzione.

In quel caso per l’utente finale siamo noi Amazon, siamo noi a dover rispondere il più velocemente possibile e con la soluzione giusta senza che il cliente debba scriverci o chiamarci dieci volte a spese sue.

Per fortuna per essere organizzati come una grande multinazionale non servono investimenti milionari. Il software, la collaborazione in azienda, le buone pratiche di gestione dei clienti risolvono il 90% dei possibili problemi fra te e il tuo business. Prima di tutto però devi cambiare modo di approcciarti ai problemi che i clienti sollevano. Per te non sono problemi ma un’opportunità per dimostrare al tuo cliente che ha scelto il fornitore giusto e anche se deve pagare di più rispetto alla concorrenza il servizio reso è eccellente.

La comunicazione funziona solo quando diventa un vero processo aziendale in cui tutti i componenti sanno cosa l’azienda sta comunicando verso l’esterno. In questo modo chiunque si trovi a contatto con il cliente finale sa cosa e come rafforzare il messaggio.

Se vuoi avere un idea di come aiutare nella pratica la tua comunicazione contattaci e ne parliamo insieme.

 

UCC: Rainbow ecco perché ad oggi è la migliore soluzione

rainbow-alcatel-lucentPer chi non fosse pratico del mondo Alcatel-Lucent Enterprise facciamo un breve riassunto. ALE è una multinazionale che progetta e sviluppa soluzioni voce e dati per le aziende. Lo fa in tutto il mondo e il parco macchine installato è di gran lunga il primo fra tutti i produttori di sistemi telefonici. Possiamo tranquillamente affermare che ALE è la Apple della telefonia perché come faceva la Apple progetta in casa hardware e software rendendo così i suoi prodotti performanti, sicuri e di facile utilizzo per gli utenti finali senza bisogno di manuali proprio come la grande mela morsicata.

Bene, partiti da questo punto andiamo a definire cosa sono per noi le Unified Communication & Collaboration o UCC come piace molto agli americani. Traducendo letteralmente possiamo parlare di Comunicazioni e Collaborazione Unificata il che significa tutto e niente. Tutto perché comunicare e collaborare lo si può fare ormai con decine di soluzioni più o meno adatte alle aziende e più o meno di moda:

  • Whatsapp
  • Hanghout / Meet
  • Messenger
  • Slack
  • Skype

Tutti questi servizi a pagamento e gratuiti sono piattaforme online di multinazionali che ci permettono di rimanere in contatto tramite gruppi o team di lavoro per scambiarci messaggi, chiamate audio e video, per condividere documenti e/o collaborare in tempo reale alla stesura di file condivisi usando una unica interfaccia fra PC/MAC e dispositivi mobili come smartphone e tablet.

Collaborare o comunicare in modo unificato?

Possiamo dire che tutti questi servizi si, ci permettono di collaborare in modo unificato, ma di certo non sono gli strumenti giusti e adatti per permetterci di comunicare in modo unificato. Prima di tutto possiamo comunicare solo con chi è presente all’interno della piattaforma quindi immaginiamo di avere colleghi e magari qualche fornitore. Poi sono completamente scollegati da tutto il mondo della fonia aziendale. In questo caso anche se ho una meravigliosa condivisione su Slack per gestire un progetto da 30K i miei collaboratori non potranno mai fare una audio conferenza al volo con il mio numero aziendale perché Slack non sa nemmeno dell’esistenza del mio centralino.

Se vogliamo realmente abbracciare le unified communication & collaboration dobbiamo partire dal presupposto che le comunicazioni ad oggi sono per la maggior parte ancora offline e con offline intendo dire che vengono effettuate con strumenti e servizi non direttamente collegati ad Internet e non tramite una app su smartphone. Ogni azienda ha un numero di telefono pubblico a cui chiunque può chiamare se vuole parlare con noi. Chiunque di noi ha uno smartphone che di base fa ancora una cosa fondamentale, ha una SIM con il nostro numero di cellulare. Per quanto se ne dica le aziende telefoniche sono ancora in crescita per fatturato e utili e questo significa solo una cosa, le persone parlano ancora al telefono e lo fanno sempre di più.

Customer Journey e acquisizione dei clienti nel mondo realecustomer-journey-rainbow

Pensiamo ad un momento a come viene gestito il processo di acquisizione di un nuovo cliente per una azienda qualsiasi che non venda solo tramite eCommerce. Diciamo che ci sarà una primissima fase di marketing in cui si pubblicizzano contenuti con prodotti e servizi principalmente online o se se siamo una realtà molto locale anche offline tramite volantini o stand fisici.

Dopo la prima fase di ricerca dovremo dirottare tutti questi potenziali utenti, lead o clienti ad una landing page sempre online dove cercheremo di raccogliere i loro dati e spingerli a fare un’azione, contattarci. Qui è dove entra in gioco il mondo delle UCC. In base al tipo di azienda che stiamo promuovendo possiamo richiede l’invio di un modulo tramite email o form oppure potremmo aprire una chat con un nostro operatore o meglio ancora potremmo dare l’opzione di chiamarci direttamente con audio e/o video.

Se vendi gomme per camion, se hai un pronto intervento per ospedali o se sviluppi siti web o sistemi IoT farti chiamare risulta ad oggi l’opzione con il più alto tasso di conversione sul mercato. Ci sono diverse spiegazioni psicologiche per questo ma a noi interessa solo sapere che il nostro potenziale cliente possa parlare con la persona giusta nel momento giusto ossia quando vuole acquistare.

Se abbiamo scelto come sistema di UCC Skype allora potremo parlare con il nostro cliente solo se avremo sia noi che lui attivato skype e avremo effettuato una connessione fra di noi. Per Whatsapp le cose migliorano perché basta avere i rispettivi numeri di cellulare ma anche qui non credo che una azienda di 50 persone pubblichi il numero di cellulare e non il numero di rete fissa aziendale.

Rivolgendoci a soluzioni e sistemi che possono avere visibilità solo della parte online lasciamo fuori tutti quei contatti che ancora oggi arrivano dal mondo offline. Numeri di cellulare, sistemi di operatore automatico, IVR, messaggi de benvenuto sono tutte soluzioni offline che continuano a servire la più nobile delle cause. Aumentare il fatturato.

RAINBOW il primo sistema UCC che unisce online e offline

ALE ha deciso di unire questi due mondi portando i propri sistemi telefonici presenti in milioni di aziende a contatto con Internet e con il mondo della Customer Journey connettendo tramite una soluzione Hybrid Cloud i centralini installati fisicamente nella sede di un cliente con una piattaforma di Unified Communication & Collaboration unica nel suo genere RAINBOW.

Unica non perché ha chissà quale funzionalità nascosta, chat / audio / video / gruppi / audio conf / video conf / desktop sharing, sono tutte opzioni comuni fra i servizi elencati sopra. Ma è unica perché posso integrare tutti questi servizi con una semplice chiamata audio fra me e il mio cliente. Questa chiamata può partire da una applicazione installata nello smartphone del mio lead o dal mio sito internet tramite un modulo gratuito che posso sviluppare o far sviluppare a terzi. Posso dare assistenza tramite RAINBOW sfruttando le video conferenze o il desktop sharing senza per questo dover uscire ed essere presente in sede con il cliente finale. Posso addirittura sostituire una piccola filiale di banca con un monitor, video camera e microfono tutto HD e mettere in contatto diretto il cliente con l’operatore della sede centrale. Immaginate la diminuzione dei costi.

api-rainbowRAINBOW API collegare un sito direttamente al nostro centralino

Qual’è la peggiore delle ipotesi per chi si occupa di marketing inbound? Credo sia comune il non poter agganciare un lead quando ha deciso di comprare un prodotto ma non riesce a farlo con noi e passa quindi alla concorrenza. Tramite le API rilasciate da ALE possiamo sviluppare moduli di contatti che prevedono chat / audio / video scrivendo poche righe di codice e collegando l’utente con un nostro collaboratore interno il quale non dovrà fare altro che rispondere al telefono e iniziare la trattativa.

Possiamo tramite le API aggiungere ad una nostra applicazione le funzionalità telefoniche sfruttando le linee del nostro centralino dando così all’esterno un’immagine molto più organizzata e solida che aiuterà sicuramente le vendite.

RAINBOW può, grazie alle API, trasformarsi in uno strato intermedio per tutte quelle realizzazioni di sistemi IoT in cui alla presenza di un evento ci deve essere come notifica anche una chiamata ad una persona fisica o a più persone per gestire una emergenza o un’azione supervisionata da un essere umano e non da un robot.

Le API sono l’unico sistema tramite cui unire in sicurezza il mondo online con il mondo telefonico offline

Quello che Alcatel-Lucent Enterprise ha deciso di fare con RAINBOW non è quello di dare un modo per chattare e fare audio e video chiamate gratuite da pc e smartphone. La filosofia che c’è dietro è proprio quella di connettere i centralino con il mondo online e soprattutto con il percorso di acquisizione clienti (Customer Journey) che è l’unico modo per generare nuovo business e mantenere quello esistente.

Per una demo o per info aggiuntive contattateci.

Non perdere clienti per colpa del centralino

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Photo by James Sutton on Unsplash

Cos’è da sempre e ancora di più oggi in grado di far arrabbiare un imprenditore o chiunque faccia del business per mantenersi e avere un futuro? Semplicemente il perdere clienti dopo tutto il lavoro che uno ha fatto per conquistarli. Ovviamente è sempre colpa del mercato, della concorrenza sleale, del fatto che i clienti non capiscono niente e via così con mille scuse inutili alla causa ma fondamentali per il nostro orgoglio.

Se vogliamo invece analizzare più nel profondo cosa succede possiamo sfruttare un semplice e veloce metodo per capire se realmente, come azienda o libero professionista, stai lavorando bene per tenerti i clienti che già hai. Basta vedere quante chiamate perse hai al giorno e se richiami le persone a cui non hai risposto. Una stupidaggine dirai ma ti assicuro che troppe aziende o studi professionali non lo fanno e peggio ancora non sanno nemmeno di avere chiamate perse nella loro azienda.

Immediato e indolore vediamo come ti comporti tu sotto questo aspetto. Rispondi a queste 5 domande con sincerità:

  1. Se un cliente ti chiama rispondi?
  2. Dopo quanti squilli rispondi di media?
  3. Se non rispondi qualcuno segna che hai perso una chiamata?
  4. Se perdi una chiamata richiami?
  5. Se richiami entro quanto tempo?

Sono tutte domande che ti devi fare e se a qualcuna la risposta non è accettabile devi immediatamente cambiare il tuo metodo. Il primo passo è avere un report delle chiamate in ingresso settimanale, mensile, o giornaliero. Devi poter analizzare come la tua azienda sta accogliendo i clienti o i potenziali futuri clienti.

Basarsi sulla tua memoria o quella dell’impiegata che oltre a rispondere al telefono deve anche fare altre 382 cose non è il massimo della professionalità.

Lo so anche io che la prima reazione è quella di non avere tempo da perdere per fare un report, poi nel leggerlo, poi nell’analizzarlo con chi deve rispondere, poi nel decidere come cambiare e per finire ci vuole tempo per cambiare realmente il modo di fare. Lo so hai ragione ma se non cambi continui a perdere i tuoi preziosi clienti. Non ci sono altre opzioni.

Facciamo il caso contrario. Se tu chiami un fornitore e non ti risponde sei contento? Se poi nemmeno ti richiama ti girano o no?

Per generare un report hai decine di opzioni in base al tipo di centralino che usi e se il tuo centralino non lo fa ci sono strumenti esterni e software che con due click ti risolvono il problema. La cosa migliore sarebbe avere in automatico un alert visivo e via mail di ogni chiamata persa in modo tale da poter monitorare la situazione anche da remoto o in viaggio. Ogni chiamata persa deve essere un ossessione perché quel cliente sta aspettano la tua telefonata di scuse per non aver risposto e solo dopo comprerà da te qualcosa.

Noi usiamo soluzioni Alcatel-Lucent e tramite la Suite 8770 possiamo fornire ai nostri clienti tutta una serie di informazioni aggiuntive come:

  • il numero di chiamate suddivise per orario
  • contatori per sapere chi ha risposto di più
  • attesa media delle chiamate in ingresso

e molti altri aspetti che sono fondamentali in una strategia di customer care dove il primo obbiettivo è proprio quello di mantenere i clienti attuali fornendo un servizio professionale e certo almeno nella prima risposta. Il resto lo fa ovviamente la tua professionalità nel risolvere i problemi quotidiani del tuo lavoro.

Se vuoi consulenza per cambiare da subito il tuo approccio con i clienti CONTATTACI e vediamo insieme di smettere di perdere clienti .

 

Sicurezza: centrali telefoniche insicure e pronte ad essere craccate da chiunque

sicurezza-centrali-telefonicheNon voglio addolcire la pillola perché il problema è grave e va gestito subito se non vuoi perdere soldi e vedere i clienti che ti fanno causa per colpa della negligenza con cui gestisci la tua rete.

Ad oggi ci sono circa l’80% delle centrali telefoniche collegate ad una rete IP e quasi sempre questa è la vostra rete interna dove ci sono PC e server con dati sensibili e tutto il vostro business aziendale. Molte di queste centrali non è aggiornata e usa software obsoleto ricco di bug e falle di sicurezza ben conosciute da qualunque nerd o pirata informatico.

Ti assicuro che in giro c’è molta gente brava in questo campo che fa un sacco di soldi grazie alle aziende come la tua che non pensa di avere una bomba pronta ad esplodere in casa.

L’aspetto più sconvolgente è che sono state rilevate falle di sicurezza praticamente quasi ogni mese negli ultimi 5 anni, eppure ci sono aziende e persone che usano ancora sistemi telefonici da più di 10 anni senza mai aver aggiornato il software a bordo. Certo se parliamo di gente la cui prima risposta a questa affermazione è: “i telefoni mi servono a chiamare e funzionano bene, perché devo spendere soldi per aggiornare se poi uso sempre le stesse quattro cose?” questa battaglia la continueremo a perdere per sempre.

Voglio farti capire che oggi ogni dispositivo collegato alla tua rete è un possibile punto di ingresso verso i tuoi dati e i dati dei tuoi clienti. Se ti svegli una mattina e trovi il server spento sappi che forse ti hanno già bucato e si sono copiati tutti i tuoi dati per rivenderli e farci i soldi. Gli stessi soldi che dovrai pagare tu per difenderti in tribunale quando un tuo cliente ti farà causa.

Non sto scherzando amico. Tu sei responsabile dei dati informatici e cartacei che hai e usi all’interno della tua azienda. Anche se fosse solo il numero di cellulare della signora Pina lo devi custodire al sicuro e dimostrare che hai fatto il massimo per evitare che ti venga rubato.

Il problema si estende se andiamo a guardare le apparecchiature di rete che una normale azienda ha in casa: come gli switch di rete; i firewall; gli access point per il wireless; le stampanti di rete; videocamere IP per la sorveglianza; citofoni IP per cancelli e porte e tutto quello che viene seguito dalla sigla IP.

Da un lato è ovvio che è molto complesso mettere tutto in sicurezza. Aggiornare uno switch non è così immediato come aggiornare una stampante di rete o fare gli aggiornamenti automatici di Windows. Ma occhio perché il primo contatto che una persona estranea ha verso la tua azienda è internet, quindi il tuo sito e le tue email, subito dopo il tuo numero di telefono.

E’ proprio da qui che i criminali informatici iniziano la loro offensiva e l’attacco verso i centralini di tutto il mondo. Chiamate anonime per testare il tipo di linea, tentativi di connessione vi internet, uso delle vostre segreterie per entrare nella configurazione e avere il pieno accesso del sistema sono solo alcuni dei metodi dimostrati ad oggi tramite i quali si può accedere alla tua rete proprio grazie al centralino telefonico che hai da 5 anni e non è stato mai aggiornato. Se pensi un attimo che il tuo di anni ne ha magari 10 fatti due conti.

Il fatturato per una piccola fetta di questa mercato che si rivela tramite le chiamate fraudolente rubate alle aziende è in aumento negli ultimi 5 anni e stiamo parlando a livello mondiale di miliardi di dollari. Alcuni governi esteri fra cui USA e UK hanno già attivato servizi pubblici per informare, prima, e denunciare, poi, attività illegali in questo campo. Da noi come sempre non sappiamo nemmeno di avere un problema ma possiamo difenderci da soli senza aspettare la SWAT come nei film.

Il primo passo ovviamente è aggiornare i sistemi che puoi facilmente aggiornare. Quindi partendo dal centralino telefonico dovresti passare agli switch e gli access point e già così avresti dimezzato le possibilità di attacco. Poi ovviamente bisogna imparare e non cadere nelle trappole di spam che ogni giorno ci arrivano via mail o internet ma questa è un’altra storia.

Se veramente vuoi dormire sogni tranquilli e non avere gli incubi in cui un ragazzi si intrufola nel tuo server e copiandosi tutti i dai ti lascia anche un bel messaggio di arrivederci allora è meglio che ci CONTATTI e vediamo di fare un report insieme per capire lo stato di sicurezza della tua centrale e dei tuoi sistemi informatici. Se invece ti piace il rischio e la roulette russa è il tuo pane allora auguri.

 

Skype for Business integrazione con il centralino

rainbow-s4b-make-a-callSempre più aziende di grandi dimensione e soprattutto se gestite da multinazionali americane, hanno negli ultimi anni implementato Skype for Business come applicazione di comunicazione interna e in movimento. Vuoi per la facilità di installazione nei PC Windows vuoi per la scontistica aggressiva che all’inizio è stata applicata, ad oggi nel comparto business MLE (Medium Large Enterprise) un buon 60% si trova bene e usa questa applicazione.

Dopo i primi mesi di utilizzo però molti utenti hanno iniziato ad avvertire una mancanza fondamentale nel processo di comunicazione tramite S4B. Il sistema di messaggistica è completamente scollegato dal sistema telefonico. Questa distinzione provoca alcuni disagi operativi e non pochi problemi nella facilità di utilizzo delle comunicazioni aziendali nel loro insieme.

Pensate ad esempio ad una persona che in chat risulta libera e disponibile ma che in realtà è al telefono in una conferenza commerciale. Skype for Business non può sapere il vero stato dell’utente e un collega di un’altra sede o un altro piano proverà a contattarci senza successo. Se il collega è a sua volta al telefono con un cliente e richiede la nostra presenza per un consulto al volo questo si traduce in una perdita di tempo e nel dover effettuare una nuova chiamata verso il cliente finale. Niente di male ovviamente ma in un mondo del business in cui google è il primo punto di ricerca dei clienti, questo ritardo può tradursi in qualcosa di peggio.

Alcatel-Lucent Enterprise collabora da sempre con Microsoft per integrare i propri sistemi telefonici, i centralini e le applicazioni di unified communications con i software e i sistemi operativo più usati al mondo.

rainbow-s4b-pluginOggi possiamo dare una nuova opportunità ai clienti che usano Skype for Business. Rainbow infatti (l’applicazione di unified communications di alcatel-lucent) si integra tramite un semplice plug-in, da installare sul PC dell’utente, con Skype for Business portandosi dietro tutte le funzionalità di alcatel-lucent e arricchendo il software di Microsoft con le classiche funzioni del centralino telefonico rendendo S4B l’unico sistema di comunicazione aziendale.

Cosa possiamo integrare a livello pratico fra il centralino e skype for business:

  • lo stato del telefono è condiviso con S4B quindi tutti vedono se siamo al telefono
  • possiamo chiamare un contatto S4B al telefono fisico o cellulare tramite il centralino usando l’applicazione S4B
  • possiamo risponde ad una chiamata tramite S4B
  • abbiamo i log delle chiamate fatte / ricevute / perse sempre nell’applicazione S4B
  • e molte altre funzioni tipiche dei sistemi telefonici

In pratica grazie a Rainbow e Alcatel-Lucent possiamo sfruttare al 100% le qualità di Skype for Business e le funzioni di comunicazione del centralino telefonico rendendo così la vita degli utenti finali sempre più facile e, di conseguenza, il business sempre più efficiente.

Tutte le centrali telefoniche di alcatel-lucent possono essere integrate con S4B grazie a Rainbow e gli utenti collegati. Dalla versione 2.1 di Oxo e la 12.X di Oxe i servizi cloud sono inclusi gratuitamente in ogni installazione sia nuova che aggiornata da una vecchia release. Questo è il momento migliore per aggiornare e rendere le proprie comunicazioni aziendali efficienti e unificate.

Per demo o info contattateci.

 

 

WiFi per ospiti: perché usarlo e come gestirlo

wifi-accesso-ospitiQuando un ospite, un cliente o fornitore, viene in azienda una delle prime richieste è sempre l’accesso alla rete WiFI. Non significa che deve chattare su Facebook o guardare i video suggeriti da youtube, ma che ha la necessità, come tutti, di rimanere in contatto con il mondo e magari con la propria azienda.

Purtroppo ancora oggi sono poche le realtà, circa il 30% delle PMI, che hanno creato una rete per gli ospiti (guest) sicura e gestita dal personale interno o dal proprio fornitore ma sono molti gli utenti che hanno la necessità, quando si trovano nei nostri uffici, di collegarsi ad una rete mobile veloce. I motivi alla base di questo ritardo sono due:

  1. mancano le capacità tecniche per farlo
  2. c’è la paura di farsi portare via dati aziendali sensibili

Le due problematiche sono evidentemente collegate fra di loro. E’ ovvio che se una persona non sa come creare una rete WiFi dedicata solo agli ospiti ha anche paura che chi si collega al proprio network possa accedere ai dati riservati presenti sui server e nei PC dei dipendenti. Sfatiamo subito questo falso mito.

Creare una rete WiFi per gli OSPITI NON APRE LE PORTE a chiunque e soprattutto non mette a rischio l’integrità dei dai aziendali. Questo è vero solo se si segue una semplice regole fondamentale per la sicurezza di ogni rete. Bisogna creare e gestire le VLAN.

Una VLAN sarà usata da tutti i dipendenti e avrà accesso completo ad ogni apparato di rete. Server, stampanti, video camere e PC sono tutti in un unico gruppo privato. La seconda VLAN sarà dedicata a chi si connette tramite la rete WiFi ospiti e avrà solo accesso ad internet. In questo caso un PC portatile o uno smartphone connesso alla rete ospiti non vedrà nessun pc o dispositivo in rete. Quello che potrà fare, che è quello di cui ha bisogno un nostro ospite, è semplicemente navigare su internet.

Nella pratica quando creeremo la reti WiFi Ospiti verrà configurato anche il VLAN TAG che gli access point useranno per marchiare ogni pacchetto proveniente dai dispositivi connessi al SSID WiFi Ospiti. In questo modo l’utente finale deve solo sapere la password della rete Ospiti e nient’altro. Sarà la rete a confinare le sue comunicazioni in un recinto digitale invalicabile.

Di conseguenza anche la possibilità di essere infettati da virus o attacchi cryptolocker è semplicemente nulla perché il singolo dispositivo non vede nessun altro apparato. Per parlare in modo tecnico le VLAN confinano a livello 2 le connessioni interne ad ogni dominio di appartenenza. In più gli access point moderni possono limitare la visibilità dei singoli utenti connessi alla rete WiFi in modo da non dare la possibilità nemmeno fra di loro di scambiarsi dati.

Quindi il nostro consiglio è quello di creare una rete wifi per gli ospiti e di gestirla tramite le VLAN. Avrete sicuramente ospiti più contenti e la vostra rete sarà più sicura.


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Smart Working: più produzione meno stress e migliore qualità della vita

Lo smart working è un tema caldo in questo periodo. Marketing, moda o semplice curiosità, molte aziende si stanno informando su cosa sia, come si possa gestire una realtà che applica questa metodologia e se è effettivamente efficace per il fatturato annuale o no. Quello che possiamo dire è che ci sono ambiti in cui è molto utile e ambiti in cui è impossibile applicare metodologie di smart working anzi in caso si voglia forzare la mano il fatturato e il business subiranno un calo fisiologico.

Andiamo per ordine. Cos’è lo SMART WORKING?

E’ semplicemente un modo di lavorare più intelligente e organizzato. Ci sono diversi ruoli in azienda che non hanno bisogno di avere un orario di lavoro fisso e una scrivania dove sedersi tutti i giorni della settimana per fare il proprio lavoro. Commerciali, addetti al marketing, personale amministrativo, chi fa assistenza remota e molti altri. Per queste persone andare tutti i giorni in ufficio può diventare più un peso che un beneficio. La distanza da casa, le code in tangenziale, il costo del viaggio, gli impegni della vita privata, i figli, gli hobby che non si possono più seguire per le tante ore passate fuori casa rendono le persone insoddisfatte e meno redditive sul lavoro.

Se parliamo di un impiegato dell’ufficio amministrativo possiamo renderci conto che per gestire i DDT, la fatturazione e gli ordini di acquisto non serve essere in ufficio. I documenti arrivano tutti via mail in formato elettronico, il gestionale, CRM o ERP è fruibile via WEB quindi basta un PC qualunque, le email ormai sono ovunque e una telefonata può risolvere il 90% dei problemi di un lavoro così delicato in ambito di gestione aziendale.

Chi ha provato questo tipo di gestione degli orari di lavoro ha dichiarato di essere molto più concentrato nel momento in cui svolge un’attività lavorativa. Ad esempio inizia e finisce un processo senza interruzioni e diminuiscono del 80% gli errori per distrazione. Questo perché ogni persona sa che quando finirà e tutto sarà fatto bene avrà tempo libero per dedicarsi ad altro. Le 8 ore lavorative non sono riempite al 100% da attività che fanno aumentare il fatturato, anzi, molte delle cose che facciamo in ufficio non faranno aumentare un bel niente se non i costi di gestione per l’azienda.

Bisogna però tenere conto dei rapporti fra colleghi e delle necessità di comunicazione fra il personale. Si deve trovare il giusto bilanciamento fra giorni passati in ufficio e giorni in cui siamo tutti liberi di lavorare da casa o da un bar. Avere un collega seduto a due metri di distanza non è come averlo ad 80Km. L’azienda ha quindi bisogno di strumenti in grado di favorire i contatti in tempo reale fra il personale in sede e da remoto o in movimento. I servizi più utili per attività di smart working sono:

  1. visione immediata dello stato dei colleghi (presence)
  2. chat diretta e di gruppo
  3. chiamate tramite le linee aziendali
  4. rubrica aziendale consultabile ovunque
  5. video chiamate per vedersi faccia a faccia
  6. condivisione dello schermo e invio documenti per collaborare su progetti comuni

Chi lavora da casa o da un ufficio remoto in condivisione deve avere le stesse possibilità di accedere ai contenuti, ai colleghi, clienti e fornitori di chi è in ufficio. Il fatto di vedere lo stato di un collega ci permette di non perdere tempo nel chiamare una persona occupata ma ancora di più ci fa sentire vicino ai nostri colleghi e parte del team di lavoro. In più avere una chat aziendale dove lo storico delle comunicazioni rimane salvato ci offre la semplice opportunità di effettuare ricerche per ricordarsi il punto della situazione o trovare la risposta di un collega scritta giorni fa.

La vera rivoluzione dello SMART WORKING è proprio nel cambio di paradigma delle aziende nell’organizzare il tempo di lavoro dei propri dipendenti. Non ci si basa più sulle ore in cui la persona è stata in ufficio, ma sulla produzione che fa. Se un tecnico ha le capacità di risolvere problemi stando in montagna davanti ad una tazza di caffè bollente e un PC perché deve vivere lo stress della coda in autostrada, del parcheggio e dello smog quando svolge le stesse mansioni, in modo più rilassato ed efficace stando dove più gli piace?

Noi abbiamo attivato questa metodologia alcuni anni fa dotando, chi voleva, di strumenti tecnologici in grado di trasferire l’ufficio in qualunque parte si voglia e in cui vi sia una connessione internet discreta. Soprattutto nei mesi estivi questo riduce di molto l’insoddisfazione del personale mantenendo sempre alta la qualità del servizio offerto ai clienti finali.

Se volete discutere di smart working e capire come siamo riusciti ad organizzare tutto siamo sempre a vostra disposizione per un incontro, ovviamente anche da remoto.



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