Smart Working: come un gruppo di colleghi unito può avere successo

Iniziamo il 2018 con una semplice constatazione oggettiva e valida in ogni campo della vita sociale. Un gruppo unito, un gruppo con un obiettivo condiviso è in grado di raggiungere un risultato migliore rispetto ad un singolo elemento che lavora e combatte da solo. Vero e ovvio, ma cosa c’entra con il mondo aziendale. Semplicemente tutto! Ogni azienda è composta da un gruppo di persone che dovrebbero collaborare per raggiungere un risultato condiviso da tutti. Il successo come azienda; il successo personale; aumentare il fatturato; aprire nuove sedi; diventare ricchi. Non importa cosa vi spinga, è però fondamentale essere insieme e avere ben chiaro il risultato finale.

Bene dopo queste ovvie frasi motivazionali che non hanno mai fatto aumentare il fatturato di nessuno andiamo a vedere come possiamo oggi grazie alla tecnologia creare e gestire un team aziendale vincente.

SMART WORKING! Non ci sono altre spiegazioni o termini tecnici e sigle che spiegano meglio cosa fare e come lavorare oggi. Lavoro intelligente se vogliamo tradurlo in italiano, e forse rende ancora meglio l’idea. Organizzare la propria azienda per permettere un lavoro quotidiano SMART è solo la prima fase del processo interno che vi porterà al successo.

Dobbiamo prima di tutto capire che molti dei nostri colleghi, dipendenti e collaboratori usano quotidianamente la tecnologia per rimanere in contatto con le persone presenti nella loro vita privata. Spesso, anzi quasi sempre, la tecnologia che si usa nel privato è più all’avanguardia rispetto alla tecnologia usata in azienda. Non è colpa delle aziende al 100% però. Norme sulla privacy, diritti e doveri dei dipendenti, sicurezza informatica e costi di manutenzione dei sistemi IT fanno aumentare esponenzialmente gli ostacoli per introdurre una soluzione smart working nel mondo business.

Ma facciamo un esempio. Chi oggi non usa WhatsApp? Lo usiamo tutti per parlare con gli amici, i parenti, i professori dei nostri figli organizzare cene e vacanze. Insomma se miliardi di persone al mondo lo usano ci sarà un perché? E il motivo non è che sia il più bello e più completo sistema di messaggistica personale, no. Il motivo è che per le comunicazioni personali siamo disposti a rinunciare a qualsiasi principio di privacy purché il sistema sia gratuito. Ricordiamoci che ogni foto e ogni messaggio che inviamo tramite queste piattaforme può essere gestito e spesso venduto a soggetti terzi per scopi pubblicitari e di profilazione futuri.

Ma se ci fermiamo ad analizzare il modus operandi delle persone che usano quotidianamente questi servizi, capiamo che dietro al primo aspetto gratuito e goliardico c’è un cambiamento in atto nelle aspettative di comunicazione a livello sociale. Ognuno di noi oggi sa che per comunicare non c’è bisogno di perdere tempo nella ricerca di numeri, di contatti o nell’attesa della risposta. Basta avere il nostro smartphone in mano e una connessione a internet e tutte le informazioni e gli strumenti per parlare sono a nostra disposizione.

Questo cambiamento sociale lo vediamo anche nelle abitudini di acquisto delle persone. eCommerce, applicazioni di produttori dove acquistare direttamente, gruppi social di compra vendita materiale usato stanno esplodendo già da qualche anno e diventano sempre più uno dei metodi principali usati dalle persone.

Partendo da questi due punti fermi dobbiamo ora capire come le aziende stanno cavalcando o subendo questi cambiamenti irreversibili.

c’è un cambiamento in atto nelle aspettative di comunicazione a livello sociale

Dobbiamo prendere come esempio realtà aziendali che rientrino nella categoria PMI, o più grandi, perché sono proprio queste le organizzazioni che stanno riscontrando i maggiori problemi logistici nel cambiare il modo di comunicare sia internamente che verso i clienti.

Un’azienda con 30 dipendenti avrà un fatturato medio annuo che varia circa da 1,5 milioni a 2 milioni di euro e il tipo di clienti possono essere due: tanti piccoli clienti se il business è rivolto al pubblico privato; clienti di medie e grandi dimensione se si occupa di vendere servizi e prodotti ad altre aziende. In entrambi i casi dovrà gestire una mole di dati e informazioni decisamente grande e per farlo dovrà sicuramente avere in casa o in cloud sistemi informatici protetti e aggiornati costantemente.

Facciamo un breve elenco di come e cosa serve ad un’azienda di successo come la nostra per gestire il quotidiano flusso di informazioni. Per prima cosa dobbiamo avere un gestionale/CRM/ERP dove inserire tutti i dati dei singoli clienti. Poi dobbiamo avere un sistema di posta aziendali, un centralino telefonico e un sito web. Questi 4 prodotti sono la base minima per poter avere un fatturato e permettersi 30 dipendenti.

In realtà per arrivare ad avere 30 dipendenti dobbiamo organizzare il nostro lavoro in modo un po più complesso. I vari sistemi devono poter parlare fra di loro per dare a chi li usa tutte informazioni necessarie utili nel portare a termine le mansioni assegnate. Un addetto help desk che riceve una mail di richiesta di supporto deve poter facilmente reperire le informazioni necessarie a risolvere il problema del cliente nel minor tempo possibile e con il minor sforzo per concentrarsi solo sulla problematica e non sulla gestione del ticket.

Qui entra in gioco la filosofia SMART WORKING. Dobbiamo connettere tutti i sistemi IT fra di loro per creare una catena di informazioni completa e aggiornata in tempo reale. Il sistema di posta elettronica, il sito web e il CRM/gestionale/ERP devono parlarsi autonomamente. Il centralino deve reperire le informazioni necessarie all’operatore in tempo reale durante una chiamata in ingresso da parte di un cliente. Il sito web può fornire agli utenti finali una chat gratuita per connettersi direttamente con l’ufficio commerciale per richiedere informazioni o preventivi.

Tutti i dipendenti e collaboratori devono poter parlare e collaborare nel modo più naturale possibile e più vicino ai sistemi usati nel privato. Oggi questi sistemi prendono il nome di Unified Communication & Collaboration UCC. Un software UCC deve permettere di creare gruppi di chat aziendali suddivisi per progetti o per uffici. Dare la possibilità da PC o smartphone di fare chiamare audio verso i colleghi. Di vedere lo stato dei contatti e se sono disponibili in ufficio o fuori sede.

Per gestire 30 dipendenti avremo sicuramente la necessità di fare riunioni video programmate ad intervalli regolari per discutere, guardandosi in faccia, i dettagli del progetto in corso o dei problemi riscontrati. Condividere file, messaggi audio, immagini e desktop sono funzionalità che nel quotidiano di un lavoro di gruppo non possono mancare.

Ecco cosa serve alla tua azienda se vuole passare da 5 a 30 dipendenti. Per farlo fortunatamente oggi non servono investimenti di migliaia di euro ma serve sicuramente un processo interno che spinga le persone a collaborare e non ad eseguire ordini.

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