Smart Working: più produzione meno stress e migliore qualità della vita
Lo smart working è un tema caldo in questo periodo. Marketing, moda o semplice curiosità, molte aziende si stanno informando su cosa sia, come si possa gestire una realtà che applica questa metodologia e se è effettivamente efficace per il fatturato annuale o no. Quello che possiamo dire è che ci sono ambiti in cui è molto utile e ambiti in cui è impossibile applicare metodologie di smart working anzi in caso si voglia forzare la mano il fatturato e il business subiranno un calo fisiologico.
Andiamo per ordine. Cos’è lo SMART WORKING?
E’ semplicemente un modo di lavorare più intelligente e organizzato. Ci sono diversi ruoli in azienda che non hanno bisogno di avere un orario di lavoro fisso e una scrivania dove sedersi tutti i giorni della settimana per fare il proprio lavoro. Commerciali, addetti al marketing, personale amministrativo, chi fa assistenza remota e molti altri. Per queste persone andare tutti i giorni in ufficio può diventare più un peso che un beneficio. La distanza da casa, le code in tangenziale, il costo del viaggio, gli impegni della vita privata, i figli, gli hobby che non si possono più seguire per le tante ore passate fuori casa rendono le persone insoddisfatte e meno redditive sul lavoro.
Se parliamo di un impiegato dell’ufficio amministrativo possiamo renderci conto che per gestire i DDT, la fatturazione e gli ordini di acquisto non serve essere in ufficio. I documenti arrivano tutti via mail in formato elettronico, il gestionale, CRM o ERP è fruibile via WEB quindi basta un PC qualunque, le email ormai sono ovunque e una telefonata può risolvere il 90% dei problemi di un lavoro così delicato in ambito di gestione aziendale.
Chi ha provato questo tipo di gestione degli orari di lavoro ha dichiarato di essere molto più concentrato nel momento in cui svolge un’attività lavorativa. Ad esempio inizia e finisce un processo senza interruzioni e diminuiscono del 80% gli errori per distrazione. Questo perché ogni persona sa che quando finirà e tutto sarà fatto bene avrà tempo libero per dedicarsi ad altro. Le 8 ore lavorative non sono riempite al 100% da attività che fanno aumentare il fatturato, anzi, molte delle cose che facciamo in ufficio non faranno aumentare un bel niente se non i costi di gestione per l’azienda.
Bisogna però tenere conto dei rapporti fra colleghi e delle necessità di comunicazione fra il personale. Si deve trovare il giusto bilanciamento fra giorni passati in ufficio e giorni in cui siamo tutti liberi di lavorare da casa o da un bar. Avere un collega seduto a due metri di distanza non è come averlo ad 80Km. L’azienda ha quindi bisogno di strumenti in grado di favorire i contatti in tempo reale fra il personale in sede e da remoto o in movimento. I servizi più utili per attività di smart working sono:
- visione immediata dello stato dei colleghi (presence)
- chat diretta e di gruppo
- chiamate tramite le linee aziendali
- rubrica aziendale consultabile ovunque
- video chiamate per vedersi faccia a faccia
- condivisione dello schermo e invio documenti per collaborare su progetti comuni
Chi lavora da casa o da un ufficio remoto in condivisione deve avere le stesse possibilità di accedere ai contenuti, ai colleghi, clienti e fornitori di chi è in ufficio. Il fatto di vedere lo stato di un collega ci permette di non perdere tempo nel chiamare una persona occupata ma ancora di più ci fa sentire vicino ai nostri colleghi e parte del team di lavoro. In più avere una chat aziendale dove lo storico delle comunicazioni rimane salvato ci offre la semplice opportunità di effettuare ricerche per ricordarsi il punto della situazione o trovare la risposta di un collega scritta giorni fa.
La vera rivoluzione dello SMART WORKING è proprio nel cambio di paradigma delle aziende nell’organizzare il tempo di lavoro dei propri dipendenti. Non ci si basa più sulle ore in cui la persona è stata in ufficio, ma sulla produzione che fa. Se un tecnico ha le capacità di risolvere problemi stando in montagna davanti ad una tazza di caffè bollente e un PC perché deve vivere lo stress della coda in autostrada, del parcheggio e dello smog quando svolge le stesse mansioni, in modo più rilassato ed efficace stando dove più gli piace?
Noi abbiamo attivato questa metodologia alcuni anni fa dotando, chi voleva, di strumenti tecnologici in grado di trasferire l’ufficio in qualunque parte si voglia e in cui vi sia una connessione internet discreta. Soprattutto nei mesi estivi questo riduce di molto l’insoddisfazione del personale mantenendo sempre alta la qualità del servizio offerto ai clienti finali.
Se volete discutere di smart working e capire come siamo riusciti ad organizzare tutto siamo sempre a vostra disposizione per un incontro, ovviamente anche da remoto.
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