Centralino in CLOUD? Come perché e quando!

Cloud PBX, Centralino Virtuale, VoIP, Unified Communications, sono tutti modi diversi di chiamare una tecnologia di comunicazione, pressoché usata in ambienti aziendali, che deriva però dal classico e mai morto CENTRALINO TELEFONICO.

Andiamo in ordine e vediamo come si è arrivati fino al punto di svolta dell’anno 2020, anno in cui a quanto dicono i maggiori analisti e ricercatori di tendenze, ci sarà il sorpasso tanto atteso (atteso dagli operatori telefonici sicuramente, ma dalle aziende vedremo) fra la tecnologia classica del centralino telefonico analogico, digitale o IP, installato negli uffici aziendali fisicamente in uno stanzino o meglio in un armadio, e le varie offerte di centralino virtuale in CLOUD.

Si avete letto bene CLOUD.

Negli ultimi 3 anni ti sarà capitato certamente di incontrare un’offerta per un centralino virtuale o in cloud (sono la stessa cosa a livello marketing ma in realtà significano due cose ben diverse). Credo che avrai probabilmente ricevuto la chiamata di un operatore telefonico che, fra le altre mille cose, ti voleva piazzare li un consenso per un centralino gestito da loro alla modica cifra di un caffè al giorno per utente. Wooooow solo un caffè al giorno? Più avanti analizzeremo anche i costi di massima e vedremo se questo caffè è sempre conveniente o meno.

Alt! Non voglio assolutamente dire che il centralino in cloud è il MALE. Anzi è sicuramente una realtà e per molte aziende il futuro. Però cerchiamo di capire bene le offerte e la tecnologia che c’è dietro. Perché la tua azienda dovrebbe scegliere un sistema in cloud per le comunicazioni piuttosto di acquistare un centralino e farselo installare in ufficio?

Costi Acquisto vs Cloud

I costi a lungo termine (oltre i 5 anni) sono a favore di un centralino installato in locale senza ombra di dubbio. Ma ci sono aspetti che la versione in CLOUD risolve con una facilità disarmante e a costi pressoché nulli, che lo rendono l’unica soluzione possibile per alcune realtà di oggi e di domani.

Un sistema fisico in azienda ha un più alto costo iniziale, in caso non venga acquistato a rate, in leasing o altro, in confronto ad un centralino in cloud il cui costo è spalmato per tutti i mesi di durata del contratto.

Nelle varie offerte di centralino virtuale è sempre inclusa l’assistenza tecnica per tutti i servizi presenti nel contratto. A differenza di un centralino fisico dove per avere assistenza bisogna attivare a pagamento un contratto o pagare gli interventi singolarmente.

Se ti fai il conto di quanto ti costa un centralino in cloud dopo 5 anni e quanto ti costa la stessa versione acquistata e installata in ufficio vedrai una bella differenza. In questo caso è un aspetto da valutare più approfonditamente andando anche a vedere quali sono le previsione di espansione che hai, se dovrai aprire nuovi uffici o negozi, assumere personale in loco o esterno.

Funzionalità Acquisto vs Cloud

Se acquisti un centralino moderno o aggiorni il tuo vecchio sistema ad una release attuale hai da subito tutta una serie di opzioni e funzionalità che lo rendono usabile anche nel 2020. Ovviamente apparecchi telefonici fissi e cordless in tecnologia IP. Integrazioni per gestire le chiamate fatte, ricevute e perse sia in azienda che fuori ufficio. Applicazioni per smartphone Android e iOS e infine un sistema di monitoraggio dei flussi di lavoro e dei guasti. Email di notifica e alert, segretaria telefonica, IVR e Call Center sono tutte funzionalità che se presenti e usate come si deve, aiutano e migliorano sia il lavoro quotidiano che i rapporti con i tuoi clienti, aumentando la soddisfazione e di conseguenza il fatturato.

Un aspetto che però è sempre più importante in questi anni in cui i dati sono la nuova moneta d’oro, è la possibilità di integrare le chiamate con le informazioni aziendali. CRM, gestionali e sistemi di vendita possono ricevere in ingresso il numero di chi ci sta chiamando e da li aprire finestre in cui mostrare tutti i dati interessanti o indispensabili a chi sta rispondendo alla chiamata per offrire un servizio migliore e nello stesso tempo aumentare le vendite.

Per questo tipo di connessione fra sistemi informatici e telefonici è decisamente molto più facile averla con un centralino in azienda piuttosto che in cloud. Quello che acquistiamo in cloud è spesso blindato dal fornitore. E’ lui che decide cosa offrire, come e quando. Non lo fa per cattiveria ma solo per motivi di sicurezza dell’intera piattaforma. Spesso ha già delle integrazioni disponibili a modi plug-in ma solo con i software da lui certificati. Se sei molto fortunato c’è anche il tuo sistema.

Mobile Acquisto vs Cloud

Chi di noi oggi non usa il proprio smartphone per fare o ricevere chiamate di lavoro. Inviare messaggi di testo o audio, immagini e video a colleghi, clienti o fornitori. Chi non vorrebbe in questi casi, avere la possibilità di disporre di tutte le informazioni necessarie a gestire la conversazione al meglio o almeno avere le stesse opzioni di quando siamo in ufficio?

Ecco quando si parla di Mobile si intende proprio questo. Uno smartphone, un tablet o un pc portatile oggi devono essere una estensione del proprio ufficio. Applicazioni, registri, software e tutti gli altri strumenti quotidiani dovrebbero essere disponibili anche fuori sede nel modo più semplici ma SICURO possibile. Per questo genere di realtà avere una soluzione in Cloud è certamente la soluzione migliore per due motivi fondamentali:

• facilità di realizzazione
• costi di utilizzo

Tutte le soluzioni in cloud vengono immesse sul mercato solo quando hanno la possibilità di fornire applicazioni per i dispositivi mobili. In un solo colpo avrete a disposizione una soluzione funzionante senza tempi di attesa, sicura e performante grazie alla facilità di utilizzo e passaggio da un dispositivo ed un’altro

Il costo poi è irrisorio per una soluzione in cloud. Potrebbe essere una licenza da acquistare per attivare le app su smartphone ma il costo si ferma li. Se invece hai una soluzione in casa allora i costi si alzano anche di molto. Devi pensare e progettare la sicurezza di rete, dovrai molto probabilmente attivare delle VPN per gli utenti remoti, gestire gli accessi al sistema e monitorare i log per prevenire problemi di attacchi. Inoltre ricordati di implementare un sistema che aderisce alle specifiche GDPR attualmente in uso.

Alla fine cosa conviene?

Impossibile da dire. Solo tu e i tuoi colleghi potete sapere cosa e come è meglio acquistare per la vostra realtà. Voglio però lasciarti alcuni spunti su cui ragione che potranno farti fare una scelta migliore:

• azienda giovane in forte espansione (CLOUD)
• piccola azienda con personale in movimento (CLOUD)
• media azienda industriale o artigiana (ACQUISTO)
• settore turismo (ACQUISTO)
• studi legali, commercialisti, agenzie assicurative (CLOUD)
• grandi aziende con più sedi (ACQUISTO + CLOUD)
• multinazionali (ACQUISTO + CLOUD)

Immagino che avrai ancora molti dubbi dato che investire in una nuova soluzione di comunicazione al giorno d’oggi non è così ovvio. Siamo qui proprio per questo contattaci e ne parleremo volentieri senza costi e senza obblighi futuri.