Come e perché scegliere il tuo centralino VoIP
Si lo so forse ti sembra che corra troppo parlando subito di centralino VoIP ma credimi è ora che tu dia per scontata questa tecnologia. Se non è così amico mio te e probabilmente la tua azienda avete un problema. Solo per farti un esempio di quanto è diffusa la tecnologia VoIP in Italia e nel mondo ti dico che gli operatori pubblici di telecomunicazioni, quindi parliamo di TIM, Fastweb, Vodafone e tutti gli altri, non vendono più da due anni linee telefoniche ANALOGICHE o ISDN pure. Sono tutte derivate da una linea IP, ADSL, VDSL, FTTC o FTTH. E non parlo della fetta di mercato consumer ossia le linee casalinghe. Tutte le attivazioni Business e Enterprise dove è presente una linea dati sono state fatte tramite router internet.
Bene per tornare a noi invece oggi vorrei darti tre semplici spunti su cui ragionare e su cui basare la tua scelta del centralino telefonico VoIP che devi assolutamente avere in azienda:
- espandibile e riducibile a richiesta
- incentrato sulla gestione del cliente
- connesso al Cloud
Ovviamente le analizzeremo una ad una ma volevo solo soffermarmi al volo su un aspetto che molti considerano secondario se non superfluo. Il centralino deve essere un alleato aziendale, un generatore di fatturato e soprattutto di soddisfazione del cliente. E’ come se un giorno tu decidessi di assumere un assistente personale per ogni dipendente della tua azienda e per ogni cliente che hai. Con l’enorme vantaggio di non dover pagargli lo stipendio, i contributi, le ferie, non andrà mai in malattia e se lo tratti bene e gli regali una piccola assistenza ogni tanto non si fermerà mai per infortunio.
Non credi che valga la pena perderci un po di tempo prima di scegliere il sistema solo perché costa meno di tutti o te lo installa il cugino del tuo amico elettricista?
Non mi interessa se lo paghi in contanti, a rate o ti fai un leasing. Se vuoi continuare a fatturare, se vuoi finalmente avere soldi in banca senza che ogni fine mese arrivi a zero, l’unico modo è sfruttare una macchina intelligente per fare tutto il lavoro che tu e i tuoi ragazzi non avete tempo di fare perché ovviamente dovete fare altro.
Espandibile e riducibile a richiesta. Questa è facile dai. Uno dei motivi per cui devi usare una tecnologia VoIP è proprio perché puoi aggiungere e togliere utenti e apparecchi a tuo piacimento. Gli apparecchi IP e le applicazione su smartphone o PC non hanno bisogno di essere collegati fisicamente tramite un cavo al centralino. Ci pensa la tua rete LAN a farlo. Una volta assegnato un IP, una VLAN e gestiti tutti i protocolli di sicurezza, non devi fare altro che attaccare il telefono alla rete. In passato, o ancora oggi se sei un matto che si ostina ad usare telefoni analogici, dovevi chiamare l’elettricista per farti passare un cavo dall’armadio del centralino fino alla scrivania dove volevi un nuovo telefono. Controllare se il centralino poteva aggiungere un interno. Infine potevi contattare chi ti aveva installato il sistema e farti configurare l’utente. Nell’ordine quindi i passi sono: pagare le ore di lavoro dell’elettricista, pagare il materiale, avere gente in ufficio, pagare l’espansione del centralino nel caso in cui fossi già a tappo dopo un anno di utilizzo e pagare per la configurazione dell’utente.
Capisco che magari non ti intendi molto di VoIP e tecnologia ma fatti due conti e poi dimmi se non ho ragione.
Incentrato sulla gestione del cliente. Entriamo ora in un campo più logistico e operativo che tecnico. La filosofia con cui sono stati sviluppati i sistemi telefonici degli ultimi trentanni è stata sempre la stessa, ossia, dovevano semplicemente mettere in comunicazione le persone esterne agli uffici con le persone all’interno delle aziende. Niente di più e niente di meno. Si è poi pian piano passati ad aggiungere alcuni servizi prettamente dedicati sempre al mondo telefonico come la creazione di gruppi di risposta composti da più persone interne cosicché ad un numero si potessero servire più persone contemporaneamente. Oppure la possibilità di rispondere senza alzarsi all’interno del collega assente o occupato (pickup). Fino ad arrivare al servizio, preso in prestito dal cinema, di direttore segretaria, con quest’ultima che può gestire e filtrare tutte le chiamate del direttore con un semplice tasto.
La vera rivoluzione ci fu quando un certo Steve Jobs inventò lo smartphone che cambiò totalmente il nostro modo di comunicare. Da quel momento un paradigma di comunicazione studiato e usato per così tanti anni non era più all’altezza di soddisfare le necessità delle aziende private e soprattutto non riusciva a fornire ai clienti un’esperienze tale da voler continuare ad avere rapporti con questa o quella realtà. Si deve semplicemente e principalmente dare di più. Gli ingegneri allora decisero di allearsi con l’utente finale e mettere al centro dello sviluppo l’utilizzatore esterno di un sistema telefonico, che nel nostro caso guarda te è proprio il tuo cliente.
Nella pratica oggi un sistema telefonico deve poter fornire le giuste informazioni alle giuste persone, in base al momento in cui veniamo contattati o dalla zona da cui ci chiamano. Facciamo un esempio. Se una grossa catena di negozi decidere di aprire una linea di assistenza agli acquisti dovrà prevedere in primo luogo la gestione delle chiamate in base alla città o regione di provenienza. In più dovrà gestire i giorni di chiusura che saranno diversi da città a città. Se si vuole anche fornire un servizio di resi, obbligatorio da quando esiste Amazon, allora sempre in base alla zona del chiamante si dovrà connettere l’utente con la sede del negozio della sua zona. Tutto in modo automatico senza l’intervento umano altrimenti il sistema sarebbe troppo costoso e il centralino da alleato si trasformerebbe immediatamente in un peso per l’azienda.
Torniamo a te amico mio. Il tuo centralino può fare tutto questo?
Connesso al Cloud, E qui la portiamo a casa facile. Hai uno smartphone? Usi le più comuni applicazioni di comunicazione e i più comuni social network? Bene allora se è si e non vivi a tremila metri con i monaci tibetani sai di cosa parlo. Qual’è una delle cose che dai più per scontata da quando usi internet sul cellulare? Avere le informazioni ovunque tu sia e con qualsiasi apparecchio o dispositivo tu ti stia connettendo. E come credi che sia possibile tutto ciò? Il Cloud. Tutte le informazioni che ti servono, che ricerchi, che ti scambi con gli amici e la famiglia. Le chat di lavoro e i file del fatturato mensile. Tutto questo non è sul tuo dispositivo o sul tuo PC ma è salvato in un posto segreto e misterioso in qualche paese del nord Europa o degli Stati Uniti. Allora perché se sei in uffici e chiami un cliente che non ti risponde, una volta uscito non puoi più richiamarlo semplicemente cliccando con il dito sull’ultima chiamata fatta tramite l’applicazione del tuo smartphone? Infatti non ha senso dato che l’oggetto che hai in tasca magari costa come mezzo centralino.
La soluzione è semplice. I centralini VoIP possono e devono essere connessi ad un Cloud privato in cui tu e la tua azienda potete gestire in completa autonomia e sicurezza le comunicazioni da e verso i clienti. Tornando un attimo al punto due di questa guida ti ricordo che oggi un cliente si aspetta di essere al centro della tua vita quotidiana o quantomeno al centro della tua strategia di comunicazione. Se ti chiama per avere un’informazione commerciale o parlare di un possibile progetto futuro te, che vuoi fatturare e avere successo, devi rispondere anche se sei in coda in tangenziale e devi avere in caso di necessità tutto il supporto necessario del tuo team. Rispondergli: “scusa sono per strada ti richiamo io fra due ore appena arrivo in ufficio” non è più accettabile. Anche perché magari prima di chiamarti ha dovuto anche lui riunire un paio di persone che fra due non saranno più disponibili. Ovvio non devi essere il suo schiavo questo no, ma più riesci ad essere operativo in qualunque situazione e più la sua esperienza e gratificazione sarà alta. Indovina questo cosa farà aumentare?
Eccoci quello che ti dovevo te l’ho detto, spero ti possa dare uno spunto per riprogettare se c’è ne bisogno la tua gestione delle comunicazioni aziendali. Ti ricordo se non lo sai che abbiamo ancora attiva la nostra promozione per la prima consulenza gratuita dove possiamo di persona o da remoto, come preferisci, parlare nello specifico di come oggi gestisci i flussi in ingresso per trovare la strada migliore verso la soddisfazione tua e del tuo cliente. Non perdere altro tempo e contattaci.