Come risparmiare tempo chiamando un cliente
Al giorno d’oggi è sempre più vera l’affermazione “il tempo è denaro”. Anche se personalmente la ritengo un po troppo forzata, devo dire che quando la tecnologia ci può aiutare a non ripetere sempre la stessa azione facendoci così risparmiare tempo in realtà ci sta facendo anche risparmiare denaro. Partendo da questo presupposto voglio mostrarvi un metodo semplicissimo, a costo zero che potete applicare alla vita quotidiana in ufficio e che vi farà risparmiare tempo.
Call By Name
La funzione Call By Name (chiamata da nome) serve proprio a non farci perdere tempo ogni volta che dobbiamo chiamare qualcuno dal telefono aziendale. In pratica il centralino telefonico crea una rubrica generale in cui possiamo inserire migliaia di contatti specificando alcuni dati: numero da chiamare; nome; cognome.
Sono tre semplici campi che possono però cambiare il nostro modo di lavorare. Ognuno di noi usa uno smartphone e ormai è abituato a cercare nella propria rubrica il nome di una persona, toccare lo schermo e far partire la chiamata. In realtà non sappiamo nemmeno il numero che stiamo chiamando, ma vediamo solo il nome o il cognome.
Il Call By Name serve proprio per replicare questo comportamento. Avere una rubrica aziendale ben fornita di contatti ci permette di dimenticarci i numeri o le aziende di riferimento e concentrarci, come nella vita privata, solo sul nome della persona desiderata. Ogni telefono digitale o IP avrà una tastiera qwerty (come della del vostro PC) in cui semplicemente scriveremo le iniziali del nome o del cognome e il sistema cercherà in automatico all’interno della rubrica una corrispondenza con i contatti presenti. Ci mostrerà un elenco di possibili candidati e noi dovremo solo toccare il tasto associato al nome che stavamo cercando. Vediamo meglio che tipo di rubriche possiamo usare.
Rubrica interna o unificata
La rubrica in cui il sistema telefonico va a ricercare i contatti può essere di due tipologie: interna o unificata. I dati presenti nella rubrica non vengono solo usati per effettuare una ricerca e poi una telefonata. Vengono mostrati anche in tutte le chiamate entranti e uscenti. Quando un cliente ci chiama il sistema riconosce il numero e cerca nella rubrica un nome da associare che mostrerà sul display della persona che risponde alla chiamata. Se invece sappiamo un numero a memoria e lo digitiamo sulla tastiera il sistema cercare un nome da mostrare per aggiungere informazioni utili a chi sta facendo la chiamata. Questo è semplice modo che può farci rispondere in maniera più cordiale e personalizzata ad ogni cliente. Un primo approccio al customer care di cui parliamo spesso.
Tecnicamente avere una rubrica INTERNA significa che dovremo essere noi, o chi ci fa assistenza al centralino, ad inserire uno per uno i contatti e i dati nel database del sistema telefonico. Lo si può fare o da un telefono digitale e IP o tramite un software fornito con il sistema, in totale autonomia e senza limiti di tempo.
In realtà questa funzione trova ancora maggiore utilità se si usa una rubrica UNIFICATA. Per unificata si intende che il centralino telefonico si connette ad una fonte esterna, ad esempio un server LDAP aziendale, per effettuare le ricerche dei nomi da chiamare. Come per la rubrica interna il sistema userà questa connessione per associare ad ogni chiamata entrante o uscente un nome e un numero da mostrare sul display del telefono in automatico.
Applicazioni
Entrambe le tipologie di rubriche sono ovviamente condivise con tutti gli apparati interni, telefoni digitali, telefoni IP e audio conferenze. L’aspetto più interessante è che sono anche condivise con tutte le applicazioni fornite con il sistema telefonico come i software di gestione del proprio interno, i softphone per chi usa solo il PC e le applicazioni installate sugli smartphone. Da tutti questi software e dispositivi basterà ricercare un nome e oltre alla rubrica personale verranno mostrati tutti i contatti presenti nella rubrica aziendale. In questo modo usando un applicazione su smartphone fuori ufficio sarà come fare una ricerca dal telefono digitale sulla nostra scrivania, avendo le stesse funzionalità e opzioni a cui sono già abituato.
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