Personal cloud in azienda come e perché

Molti clienti e partner ci chiedono sempre più spesso di spiegare cosa siano tutte queste nuove forme di Cloud o Nuvole che costruttori e provider spingono attraverso il marketing. Vediamo di fare un po di chiarezza soprattutto per quanto riguarda l’uso di tecnologie wireless e dispositivi portatili, personali e non, in azienda.
Nell’ultimo anno siamo stati invasi da offerte commerciali e tecniche che ci spingono a portare i nostri contenuti nella cosiddetta nuvola, ossia niente più server in azienda ma connessioni ad Internet tramite cui ci colleghiamo al nostro spazio online riservato e gestito da noi o dal fornitore.
Questo tipo di soluzione non è piaciuta a tutti, soprattutto in Italia dove la considerazione della Privacy è molto alta, dato che diverse aziende anche importanti hanno aspettato prima di spostare il loro know how online.
Ecco perché i costruttori hanno sviluppato e prodotto soluzioni alternative basate sugli stessi principi originali ma con un punto di vista completamente diverso. Il Personal Cloud.
Il Personal Cloud non è altro che una nuvola interna alla propria azienda, una struttura di rete e di servizi che abilitano l’accesso alle informazioni per tutti i dipendenti, visitatori, clienti e partner, da qualunque posto e con qualunque dispositivo, mantenendo la totale proprietà e gestione dei contenuti e seguendo personalmente, o meglio insieme ad un partner fidato, tutte le varie fasi di implementazione.
La ricetta è abbastanza semplice, se fatta con prodotti e servizi di qualità, e si basa di soli 3 aspetti generali:

1. Rete Wireless
2. Autenticazione utenti
3. Centrali telefoniche integrate in rete

Vediamo nel dettaglio cosa serve e quali sono i benefici di un Personal Cloud nelle nostre aziende, partendo dal principio fondamentale che questa soluzione non è assolutamente focalizzata solo sulle grandi imprese ma, essendo personale, è valida per un piccolo studio di 10 persone a Ferrara come per un’agenzia di 35 impiegati a Torino.

Rete Wireless

Il punto di partenza per ogni tipologia di Personal Cloud è la rete di accesso Wireless. I dispositivi che andranno ad utilizzare i contenuti e le informazioni aziendali quali software gestionali, CRM, ERP o applicazioni di assistenza tecnica, video sorveglianza e telefoni VoIP saranno per loro natura apparecchiature senza fili.
Tablet, smartphone, PC portatili, telecamere, monitor e televisori, compresi i telefoni, sono loro i reali utilizzatori della rete. Ogni dispositivo dovrà essere in grado di connettersi alla rete aziendale in modo semplice e veloce, ancora meglio se il tutto avviene automaticamente. Devono poter spostarsi all’interno dell’edificio senza perdere la connessione e soprattutto senza perdita di dati fra un punto di accesso e l’altro.
La nuova prospettiva però è quella di dare accesso anche quando si è fuori azienda. Il personale abilitato potrà ovunque si trovi connettersi alla rete, usando il proprio tablet/smartphone o il proprio pc. In questo caso gli apparati dovranno riconoscere il tipo di connessione e configurarsi autonomamente per ricevere il traffico ingresso solo dopo che il sistema ha autenticato l’utente.

Autenticazione

La vera innovazione è stata fatta proprio sotto questo aspetto. Gli amministratori di rete e i responsabili IT sono costantemente al lavoro per configurare e gestire tutti i possibili dispositivi che ogni azienda fornisce al personale. Questa politica implica un enorme sforzo perché ogni apparato ha le proprie caratteristiche e viene usato per scopi diversi.
Una telecamera IP ha bisogno di configurazioni di rete diverse da un iPad, per il tipo di contenuti che vengono generati e soprattutto per la diversa importanza e quindi priorità che devono avere in rete.
Con i sistemi classici di autenticazione un amministratore deve prevedere ogni singola connessione e stabilire a priori le caratteristiche di traffico che potrà sfruttare (priorità, abilitazioni, etc …). Questo sistema ha bloccato l’uso di tecnologie Wireless e IP nelle aziende proprio per la complessità di creare e gestire una struttura sicura e veloce.
Oggi possiamo cambiare il punto di vista, si configurano politiche di autenticazione, di traffico e di sicurezza (firewall) centrate solo sull’utente.
Il cuore del sistema ora è l’utente finale. Ogni utente potrà, con le sue credenziali, connettersi alla rete da qualsiasi dispositivo disponga in quel preciso momento. Il cervello del sistema si occuperà di capire quali servizi può usare e deciderà che politiche applicare a quel flusso di dati. I singoli utenti possono anche essere raggruppati in gruppi così da velocizzare l’implementazione del sistema.
Ad esempio un dipendente che usi il proprio iPad anche come telefono interno, tramite l’applicazione fornita con il centralino telefonico aziendale, dovrà solamente connettersi alla rete wireless. Al momento dell’autenticazione il nuovo dispositivo viene associato all’utente ed eredita tutte le impostazioni che l’azienda ha deciso di dare a quella persona.
Questa nuova possibilità apre le aziende all’uso dei dispositivi personali, BYOD Bring Your Own Device, aumentando così la soddisfazione dei dipendenti migliorando la qualità del lavoro e di conseguenza la produttività generale di tutti.

Centrali telefoniche

La seconda innovazione nel mondo delle comunicazioni sono state proprio le centrali telefoniche aziendali. Negli anni in cui i Social Network e il social media marketing con Internet hanno fatto irruzione nelle nostre case si è sentita la necessità di fornire alle aziende gli strumenti adatti per comunicare con clienti e fornitori nel modo più adatto.
Commerciali, piccoli imprenditori e manager sono solo alcuni dei soggetti che più stanno subendo l’uso di centrali telefoniche che non sono in grado di collegarsi alla rete aziendale e tantomeno di fornire servizi tramite la rete.
Le applicazioni per smartphone e tablet e i software per PC sono i servizi con cui un dipendente dovrebbe comunicare in azienda se si vuole aumentare la produttività e la gestione del personale. Il classico telefono da scrivania da solo non riesce più a gestire le comunicazioni di oggi.
Ogni azienda che vende qualcosa ha un commerciale e ogni commerciale viaggia per lavoro. Il tempo che viene perso da questa persona per cercare un contatto, essere sicuro che il numero sia corretto e chiamarlo e tutto tempo perso al vero lavoro. Ancora peggio è l’esempio contrario ossia quante volte un commerciale in viaggio non è reperibile al cliente?
Una centrale telefonica che possa fornire servizi di comunicazione avanzati permette l’uso di soluzioni come il Numero Unico. In questo caso ogni dipendente ha assegnato un numero interno a cui si associano tutti i dispositivi che la persona usa quotidianamente. I colleghi, ma soprattutto i clienti devono conoscere solo questo singolo numero, il sistema si occuperà di sapere su quale dispositivo è reperibile la persona e la chiamerà.
Nel caso in cui non sia reperibile girerà la chiamata al contatto aziendale prestabilito, segretaria o collega, oppure alla sua casella vocale. Quest’ultima invierà una notifica via email all’utente avvisandolo del messaggio presente.
Con un’applicazione per tablet poi si possono contattare colleghi e partner ovunque ci si trovi grazie alle rubriche aziendali e i servizi di Unified Communication avendo la certezza che il contatto è sicuro ed aggiornato da chi si occupa di questo aspetto. Aprire un chat di gruppo, fare una conferenza audio, partecipare ad una video conferenza sono tutte operazioni fruibili da un tablet fornito dall’azienda o un dispositivo personale che abbiamo a casa.

Conclusioni

In conclusione vogliamo farvi capire che oggi è possibile avere nella propria azienda una infrastruttura di rete e dei dispositivi di comunicazione che vi permettono di preoccuparvi solo del vostro lavoro, lasciando tutto ciò che riguarda la sicurezza, le configurazioni e la manutenzione alla rete stessa.
Il vero valore aggiunto delle imprese sono le persone e non i prodotti che usano ecco perché un Personal Cloud che funziona deve mettere al centro l’utente e non il dispositivo che gli abbiamo dato.