Assistenza tecnica, un servizio che aumenta il fatturato

Oggi vogliamo parlare di un argomento che ci tocca personalmente, l’assistenza tecnica. Negli ultimi 30 anni siamo stati spesso accreditati di fornire un livello di assistenza tecnica molto elevato, non essendo dei maghi, vogliamo condividere con voi la nostra politica e soprattutto gli strumenti con cui siamo riusciti a raggiungere questi risultati.

Contatto Umano

Iniziamo dicendo che il contatto umano è il primo aspetto da curare, da seguire e valorizzare. Ogni azienda può avere i sistemi migliori per erogare il servizio, ma se non riesce a far parlare il cliente con la persona giusta, quella che risolve il problema, ogni investimento sarà poco redditizio. Anzi il ritorno di immagine verso il proprio nome sarà nel tempo distruttivo e ci farà perdere clienti e contratti.
Il Call Center è il primo punto di contatto con il cliente. Chiamando il nostro numero verde non risponde un sistema automatico, un impiegato o un operatore a contratto. Il Call Center è gestito dai tecnici che operano sul campo, installando e facendo manutenzione quotidianamente.
Questa politica ci ha permesso di abbattere i tempi di risoluzione dei guasti e di completare il ciclo di vita del problema durante la prima telefonata che riceviamo. Il cliente non dovrà mai richiamare due volte per sollecitare o avere informazioni sullo stesso problema, il servizio lo forniamo noi e vogliamo che si senta seguito e protetto.
Per raggiungere questo obiettivo abbiamo implementato un Call Center integrato con la centrale telefonica. Questa scelta ci consente di essere molto più reattivi e pronti alle richieste in arrivo.
Chi riceve la chiamata può gestire direttamente tutte le informazioni dal proprio pc, sia lo storico dei rapporti con il cliente che l’eventuale necessità di un intervento on-site. In più, i tecnici, hanno a disposizione tutti gli strumenti per effettuare la telediagnosi in tempo reale mentre sono al telefono con il cliente.

Reperibilità del Servizio

Un’altro aspetto tecnico che i clienti gradiscono è la reperibilità del numero verde, ossia riuscire ad ottenere una risposta nel più breve tempo possibile, senza dover chiamare più volte a causa delle linee occupate.
Configurando correttamente la centrale telefonica abbiamo deciso di non dare mai il segnale di occupato sul numero verde del Call Center. Per questo si possono predisporre rotte alternative per le chiamate in ingresso in modo da lasciare libero il numero dedicato, la cosa importate è sempre quella di far rispondere la persona giusta nel più breve tempo possibile.
Chiamando si verrà accolti da un breve messaggio di benvenuto di pochi secondi con una gradevole musica di sottofondo, nel frattempo al nostro interno i telefoni iniziano a squillare contemporaneamente. Sembra una sciocchezza ma ridurre anche solo di 5 secondi il tempo di attesa del cliente è un aspetto psicologico molto rilevante ai fini della qualità del servizio offerto.

Integrazione con i CRM e Gestionali

L’aspetto più tecnico di tutta la struttura è proprio la capacità della centrale telefonica di integrarsi con i software CRM e Gestionali interni. Il personale che si occupa dell’assistenza tecnica deve essere in grado di reperire le informazioni tramite un’unica interfaccia, deve essere completamente indipendente nella ricerca e nello svolgimento della chiamata.
Nel caso in cui il guasto necessiti di un consulto con un collega, i servizi di Unified Communications ci permettono di aprire una conferenza audio o video e di condividere il desktop per lavorare contemporaneamente sul problema. In questo caso un ticket che avrebbe previsto più giorni di lavoro per la chiusura definitiva, viene completato in poche ore e il cliente non dovrà aspettare che il tecnico torni in ufficio per lavorarlo.

Conclusione

In questi tempi in cui il business è molto altalenante, le aziende devono fare i conti con i servizi che possono garantire un entrata costante e programmabile nel futuro. I contratti di assistenza sono proprio la linfa di cui ogni azienda si nutre.
Troppo spesso però molti commerciali, direttori e gli stessi tecnici, si avvicinano a questo servizio con una sensazione di fastidio aspettandosi solo lamentele e clienti insoddisfatti.
Non è per niente vero. Un servizio di assistenza tecnica funzionante e personale migliora i rapporti fra azienda e cliente. Da qui scaturiscono le numerose opportunità di business che possiamo aggiungere andando a trattare con un cliente soddisfatto e quindi predisposto ad ascoltarci.
Gli investimenti da fare sono pochi e renderanno il lavoro quotidiano più facile e rilassato, noi ci siamo arrivati con anni di esperienza ma si è sempre in tempo per migliorare.