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Oggi vogliamo parlarvi di una funzione della piattaforma OmniPcx Office che rende la vita molto più facile a chiunque usi lo smartphone come interno del proprio centralino. Con GET CALL in un tasto potete gestire la chiamata in corso fra smartphone e telefono fisso in ufficio senza stress.

Ma andiamo in ordine, chi come noi usa un’applicazione sullo smartphone fornita dal sistema telefonico saprà bene quanto è comodo dare un unico numero ai clienti e fornitori e rispondere anche quando siamo fuori ufficio. Una situazione un po scomoda si è però riscontrata nel momento in cui rientro in ufficio mentre sono al telefono e voglio trasferire la chiamata al telefono che ho sulla scrivania. Certamente posso farlo anche tramite l’applicazione con una deviazione interna, ma questo presuppone che io avverta il mio interlocutore, lo metta in attesa e poi riprenda la chiamata.

Con GET CALL invece quando siamo in ufficio basta premere un tasto sul telefono fisso e la chiamata passa automaticamente e immediatamente dallo smartphone al fisso senza attesa e senza che il nostro interlocutore si accorga di nulla.

Vediamo di capire come funziona questa magia. Ogni volta che usate l’applicazione per ricevere o fare una telefonata il centralino telefonico si interpone fra voi e il vostro interlocutore per diversi motivi, fra cui la necessità di avere il controllo della chiamata in corso. Lo fa generando sempre due chiamate, una verso il vostro smartphone e una verso il vostro la persona chiamata. Questo controllo permette al sistema OmniPcx Office di sapere da dove state parlando e con chi, quindi quando premete il tasto GET CALL sul telefono fisso fa una trasferta immediata fra la chiamata esterna che ha generato lui per connettervi all’applicazione e il vostro interno sulla scrivania.

L’interlocutore non si accorge di nulla perché una trasferta interna fatta dal centralino impiega un tempo talmente basso che una persona non ha la percezione di cosa sia successo e di conseguenza la conversazione continua senza perdita di parole o tempo.

Come dicevamo se usate tutti i giorni una applicazione per gestire le vostre comunicazioni aziendali questa funzionalità vi aiuterà molto.

Oggi parliamo di SMART communications, un termine che si sente ad ogni evento in cui si parli di tecnologia applicata alle aziende, piuttosto che applicazioni per il settore mobile e ovviamente se siete in una sala piena zeppa di startup. Ma nella realtà delle nostre aziende cosa significa comunicare in modo smart?

Per un imprenditore che deve gestire il proprio business non stando seduto alla scrivania tutto il giorno ma viaggiando da un cliente ad un fornitore, partecipare ad eventi e stringere relazioni di persona, il modo migliore per essere sempre in contatto con i collaboratori è ovviamente l’uso del proprio smartphone. Lo dice la parola stessa: telefono intelligente, quindi perché non usarlo proprio per lavorare in modo intelligente quando siamo fuori azienda.

Vediamo nel dettaglio come una soluzione di smart communications può aiutare chi come noi per lavoro è spesso fuori sede.

PIATTAFORMA TECNOLOGICA

La piattaforma tecnologia non è altro che il sistema telefonico che vi permette di connettere il mondo della fonia (linee urbane analogiche, ISDN e IP) con il mondo dell’informatica, di internet e delle applicazioni che possiamo installare sui dispositivi personali quali appunto gli smartphone. Il caro e vecchio PBX si è evoluto di più negli ultimi 10 anni che da quando è stato inventato il primo telefono. Con una soluzione integrata all’interno dell’azienda possiamo sfruttare diverse opzioni per comunicare in modo smart dando ad ognuno la propria applicazione in base alla mansione che svolge. Ma vediamole più in dettaglio.

SOFTWARE CLIENT SU PC

Questa tipologia di applicazione è stata la prima ad essere sviluppata e per questo oggi è la più sfruttata a livello di numeri di mercato ed è quella che più si avvicina alle storiche necessità dei dipendenti e utilizzatori standard. In pratica si tratta di un software che si installa sul pc dell’utente e prende in gestione il telefono fisico a cui è associato.

Ma cosa significa prendere in gestione? Quando installiamo il programma ci viene chiesto il numero del nostro interno telefonico (125 per esempio) e la password che abbiamo configurato sul telefono. A questo punto l’interfaccia grafica dei maggiori software presenta pressoché le stesse opzioni:

• barra telefonica per fare una chiamata
• elenco contatti interni
• rubrica aziendale e personale
• log delle chiamate fatte, ricevute e perse

Questa semplice applicazione si connette al vostro sistema telefonico e gestisce tutte le operazioni che potete fare manualmente alzando la cornetta del telefono dandovi però molte più informazioni che rendono il vostro modo di lavorare ovviamente più smart. Vi chiama un fornitore che avete in rubrica e il software vi mostra il nome e altre informazioni che desiderate come ad esempio gli ordini aperti che avete in essere. VI chiama un cliente e in base alla vostra mansione vi mostrerà gli ultimi 5 ticket di assistenza tecnica aperti o le ultime 5 fatture emesse.

Questo è ovviamente un modo molto più intelligente di gestire le comunicazioni aziendali per chi lavora in sede e ha davanti a se un PC tutto il giorno.

SOFTWARE VIA WEB

L’evoluzione dei software da installare sui ogni singolo PC sono state le applicazioni fruibili via browser, ossia come se guardaste la vostra pagina Facebook o YouTube. Aprite il vostro browser preferito e digitate nella barra degli indirizzi il nome o l’indirizzo del vostro sistema telefonico. Si aprirà una schermata di login in cui inserire il numero del vostro interno e la password. A quel punto apparirà un’interfaccia molto simile alla precedente e con le stesse funzioni, senza però la necessità di installare un software.

Che benefici porta questa configurazione rispetto ad un software da installare?

Fondamentalmente i benefici sono tre:

1. nessuna installazione quindi nessuna manutenzione e gestione sui singoli PC. In caso di cambio PC per il software non cambia niente è solo un indirizzo che viene puntato da un browser
2. compatibilità con tutti i sistemi operativi che siano Microsoft, Apple o Linux. Basta avere un browser supportato dal vostro sistema telefonico
3. facilità nell’uso fuori azienda. Se siete ad esempio in trasferta da un cliente o in hotel e potete accedere ad una connessione dati vi basterà configurare un port forward verso il sistema telefonico e potrete immediatamente avere le stesse funzionalità di quando siete alla vostra scrivania.

APPLICAZIONI SU SMARTPHONE

L’ultima generazione di sistemi di comunicazione supportano le applicazioni mobile. Tutti le conosciamo e le usiamo tutti i gironi tutto il giorno. WhatsApp, Facebook, YouTube solo per citarne alcune. Le aziende che producono centralini telefonici hanno iniziato da qualche anno ad integrare questi servizi all’interno della propria struttura. In questo modo ci basta scaricare l’applicazione di riferimento e avremo nello stesso dispositivo che usiamo quotidianamente anche i servizi telefonici aziendali.

I servizi saranno gli stessi visti in precedenza tranne che in questo caso non andremo a controllare un telefono fisso sulla nostra scrivania ma direttamente lo smartphone. Vi faccio alcuni esempi. VI chiama qualcuno al cellulare e l’applicazione vi mostra se è un contatto aziendale o meno. Aprite l’applicazione e cercate nella rubrica aziendale, non solo quella personale del telefono, un numero da chiamare, lo trovate, lo toccate e parte la chiamata. Potete trasferire una chiamata fatta o ricevuta ad un interno della vostra azienda direttamente toccando il contatto. Potete chattare come fate con skype e whatsapp con i vostri colleghi aumentando la sicurezza delle comunicazioni perché tutto il traffico non passa mai da server esterni in cloud di terze parti ma rimane SEMPRE nel vostro sistema.

Anche in questo caso le applicazioni sono disponibili per quasi tutti i sitemi operativi fra cui Apple, Android e Windows Phone.

Chi deve preferire questo tipo di comunicazione? Ad esempio io per lavoro sono molto spesso fuori sede e da quando ho la mia applicazione installata sullo smartphone non ho più problemi ad essere operativo al 100% anche nelle comunicazioni. Prima rispondevo sempre, sono fuori torno in ufficio e ti faccio sapere. Ora se ho bisogno di un collega facciamo una conferenza al volo e risolviamo il problema immediatamente. Alla fine è come usare le email sullo smartphone.

SMART COMMUNICATIONS NELLA RELATA’

Non si tratta di scegliere un prodotto piuttosto che un’altro, il cambiamento deve essere interno all’azienda nel modo di approcciare le sfide di mobilità che ci porta il mercato. La tecnologia smart esiste ma senza un gruppo di persone, un’azienda e un imprenditore che vuole cambiare il proprio modo di lavorare non servirà a molto cambiare se non a spendere soldi aggiuntivi.

Per una spiegazione più approfondita o per una demo gratuita siamo sempre a disposizione contattateci

Avete presente il nuovo modo di comunicare dei nostri ragazzi? Applicazioni come Whatsapp Skype e Facebook Messenger sono l’unico modo in cui una certa parte di popolazione oggi comunica e si scambia informazioni. Non c’è più differenza fra pubblico e privato e soprattutto alcune categorie di professionisti usano queste applicazioni come principale mezzo di contatto anche il proprio business.

Le aziende però sono ancora restie ad usare i servizi online per trasferire informazioni riservate e trattative interne tramite questi enormi contenitori creati e gestiti da multinazionali che guadagnano grazie alla pubblicità che viene venduta sfruttando la profilazione dei nostri dati e dei nostri profili.

Alcatel-Lucent Enterprise ha deciso di entrare in questo mercato e di specializzarsi nel settore delle aziende. Hanno creato la prima applicazione / sito web di messaggistica istantanea gratuito e cross platform. Si chiama RAINBOW e unisce in un’unica interfaccia le più importati funzioni di comunicazione:

• chat e presence
• chiamate vocali
• chiamate video
• condivisione del desktop

A prescindere dal sistema operativo o dal dispositivo in uso, proprio come le migliori applicazioni sul mercato, il sistema offre la possibilità di rimane in contatto continuo con chi si vuole. L’acceso è gratuito e basta avere un indirizzo email valido. Il tutto viene gestito direttamente dal cloud di Alcatel-Lucent in modo da poter garantire la sicurezza e la privacy di tutti i dati scambiati com’è nel suo stile da sempre.

Per capire meglio di cosa si tratta e per vederlo in azione ecco il video ufficiale con alcune funzionalità presenti in questa versione.

Negli ultimi tre anni abbiamo ricevuto diverse richieste per testare e implementare apparecchi Cisco su altri centralini proprietari e non. Alcuni clienti sono tornati indietro rispetto a soluzioni in cloud di operatori mobili e fissi nazionali, lamentando una scarsa qualità delle telefonate. In realtà il problema non sono i telefoni ma la banda usata per farli lavorare, quindi se inseriti in un contesto funzionante daranno ancora il loro meglio.

Come molti altri anche gli apparecchi Cisco posso essere dei semplici e funzionali telefoni standard SIP è quindi possibile usarli su qualsiasi centralino che supporti tale tecnologia. Noi li abbiamo installati su Alcatel-Lucent e Asterisk salvaguardando così l’investimento dei nostri clienti. Ci teniamo a precisare però che, come tutti gli apparecchi proprietari, non tutte le funzioni disponibili usandoli con soluzioni Cisco sono presenti su altri sistemi. Ma se si bilancia l’investimento fatto con alcune piccole limitazioni si può dire tranquillante che ne vale la pena.

Alcuni dei servizi che rimangono funzionanti al 100% sono:

• identificativo del chiamate
• parcheggio delle chiamate
• deviazione
• trasferta diretta
• trasferta con annuncio
• avviso di chiamata
• conferenza
• prenotazione
• ripetizione ultimo numero
• DTMF
• etc…

Questo è solo per farvi capire che in realtà i servizi che la maggior parte di noi usa con il telefono fisso aziendale continuano a funzionare perfettamente se il nuovo centralino supporto il protocollo SIP standard. Ma allora quali sono le limitazioni che potrebbero costringerci a cambiare apparecchi?

In alcune realtà aziendali più strutturate ci sono due servizi che non possono mancare per sfruttare a pieno il sistema di comunicazioni:

• chiamata nominativa
• direttore / segretaria

Questi due servizi sembrano poca cosa ma in un’azienda di centinaia di dipendenti poter chiamare qualcuno tramite una tastiera QWERTY identica a quella del PC fa risparmiare molto tempo. Così come poter associare ad ogni interno dei manager, capi progetto e amministratori delegati un interno della segretaria personale che filtra le chiamate e si occupa di tutte le comunicazioni in entrata e in uscita è una funzionalità impossibile da eliminare.

Quindi se siete una piccola o media azienda e avete acquistato da un operatore gli apparecchi Cisco ma il servizio non vi soddisfa ricordatevi che possiamo usarli mantenendo così il vostro investimento iniziale dandovi però un servizio di qualità includendo la nostra ormai famosa assistenza tecnica.

Oggi parliamo di un aspetto aziendale che dovrebbe essere il primo tema affrontato da ogni imprenditore o startupper che voglia intrattenere rapporti con i propri clienti anche tramite le comunicazioni telefoniche. Quindi se la tua azienda vende solo online e non ha un numero di telefono dove essere contattata puoi pure cambiare articolo.

Se invece sei come noi e come milioni di imprese nel mondo allora facciamo insieme alcuni esempi e vediamo se anche tu stai sbagliando qualcosa nel tuo approccio verso i clienti che ti chiamano.

TEMPI DI RISPOSTA

Non si sa perché quando come privati chiamiamo qualcuno, che non sia un nostro amico o un famigliare, ad esempio un ristorante o la palestra o un cinema e questi non ci rispondono in 10 o 15 secondi iniziamo subito ad infastidirci e attacchiamo il telefono. Mentre se siamo in ufficio e suona il centralino aspettiamo almeno dai 3 ai 5 squilli prima di rispondere perché siamo impegnati in altro. E’ un mistero che non mi spiego. Comunque volete sapere a cosa corrispondono in termini di tempo i 15 secondi di attesa mentre state chiamando la pizzeria? Sono in realtà 15 secondi del vostro prezioso tempo. E invece quanti secondi passano prima che voi in ufficio alziate la cornetta dopo 5 squilli? Passano la bellezza di 25 secondi.

Avete capito vero? Qualcuno disse “… non fare agli altri quello che non vuoi venga fatto a te …” o una cosa simile, ma rende l’idea. Perché nelle aziende non si vuole capire che bisogna rispondere entro 3 squilli ossia 15 secondi per dare al cliente una prima ottima impressione di noi e di come lavoriamo?

Ripeto, una prima e ottima impressione di noi e come lavoriamo.

MESSAGGI AUTOMATICI E MUSICA D’ATTESA

Per rispondere in fretta non serve alzare sempre la corretta. Il nostro centralino e credo anche il vostro altrimenti buttatelo per favore, può tranquillamente rispondere dopo 2 squilli con un messaggio automatico di presentazione che metta subito a proprio agio il vostro cliente mentre voi per altri 10 o 15 secondi potete finire di inviare la vostra email o bere l’ultimo sorso di tisana purificante che tanto vi piace.

Durante una conversazione poi capita molto spesso di dover far attendere il cliente per alzarsi a prendere una pratica o chiamare un collega per chiedere informazioni o anche solo per aprire la porta al corriere. In questi casi molti di voi decidono di massacrare le orecchie dei poveri interlocutori con una musica orrenda molto spesso elettronica di bassa qualità e che si ripete in un loop diabolico all’infinito.

Se volete sapere un segreto esistono migliaia di brani musicali che si possono usare come musica d’attesa intrattenendo così in modo adeguato e con stile un cliente. Si possono cambiare a piacimento e ad esempio si può decidere sotto le feste di natale di usare una musica adatta o in estate sparare pezzi dei Beach boys in bermuda e surf.

ORARIO DI CHIUSURA – SEGRETERIA TELEFONICA – CHIAMATE PERSE

L’ultimo aspetto che viene molto spesso abbandonato al destino è come gestire le chiamate in arrivo al centralino mentre l’azienda è chiusa. Di notte, nel week end, e sotto le feste non immaginate quante aziende continuano a ricevere telefonate per i motivi più strani. Questa gente che chiama alle nove di sera saranno si strani ma sono comunque potenziali clienti e vanno trattati come tali.

Iniziamo mettendo un messaggio automatico che interviene solo negli orari di chiusura in cui ricordiamo i giorni e appunto gli orari in cui siamo aperti. Diamo la possibilità di lasciarci un messaggio in segreteria e impostiamo il centralino per segnalarci che abbiamo avuto una chiamata a cui non abbiamo risposto.

Poi però mi raccomando appena torniamo in ufficio controlliamo la segreteria o le chiamate perse e contattiamo tutti quelli che ci hanno cercato, vedrete come saranno piacevolmente stupiti della nostra chiamata e ben predisposti a fare affari con noi.

IN CONCLUSIONE

Sono semplici azioni che fanno la differenza nel modo in cui veniamo percepiti come azienda dai nostri clienti. Sono pressoché azioni e operazioni che non costano nulla in termini di denaro ma che posso far guadagnare una commessa in più solo perché siamo stati bravi a rispondere al telefono.

Se volete approfondire contattateci e vediamo insieme cosa fare.

Perché dovreste scegliere un IP PBX piuttosto che un centralino classico e quale fra i molti disponibili risulta essere la scelta migliore per la vostra azienda? Oggi prendiamo spunto da un articolo pubblicato nel blog di Alcatel-Lucent Enterprise in cui si parla del mercato delle piccole e medie imprese. Loro fanno una breve analisi sui 5 motivi che dovrebbero spingere una PMI a scegliere un IP PBX, noi invece vogliamo puntare sui 5 consigli elencati focalizzandoli però nel mercato italiano fatto di micro e piccole aziende con necessità diverse dai mercati esteri.

#1 Applicazioni facili da usare per tutti

Ci sono nel mercato decine di applicazioni e prodotti che permettono di rimanere in contatto con clienti, fornitori e colleghi di ogni tipo marca e lingua. L’unica peculiarità che le accomuna però, rimane il fatto di essere poco intuitive e poco standard l’una dall’altra. Le aziende di tutto il mondo sono formate da persone diverse, con capacità e istruzione diverse. Età diverse e predisposizione al cambiamento diverse. In più non tutti usano nella vita privata smartphone o tablet per chattare, fare video chiamate o inviare foto e file.

Quindi quale sarebbe la scelta giusta per la maggior parte delle aziende? Un sistema di comunicazione aperto a diverse applicazioni capace soprattutto di integrarsi con gli attuali programmi, come ad esempio il client di posta elettronica, il browser predefinito o gli smartphone che già si utilizzano. Ad esempio un semplice plug-in da installare in Outlook per rimanere in contatto con i colleghi, che permetta di poter cliccare un nome e chiamare il capo o il venditore, chattare direttamente dallo stesso programma senza dover cercare l’applicativo giusto sono tutte funzionalità che possono o meno rendere utile un IP PBX piuttosto che farlo diventare un peso per i dipendenti e i collaboratori.

#2 Protezione dell’investimento

In tutti gli investimenti la prima domanda che un imprenditore e una azienda si fanno è: quanto posso andare avanti dover aver investito in questo progetto? Sembra una banalità me in realtà tutti noi lo facciamo in continuazione. Quando acquistiamo un auto ci chiediamo per quanti anni dovrà durare in buone condizioni, quando compriamo un nuovo PC o uno smartphone e così via. Nelle aziende ovviamente le cose sono più complicate. Un investimento nel campo delle comunicazioni deve poter reggere l’urto di diversi fattori:

1. il rinnovamento naturale della tecnologia
2. i cambiamenti aziendali, la crescita o la diminuzione del personale
3. i costi dei materiali o i costi dei servizi

Sono tre semplici aspetti che possiamo approcciare solo guardando al mercato stesso e selezionando un partner in grado di risolverli. Non sono molte infatti le aziende con un passato solido e duraturo che ci possono dare la serenità di scegliere un prodotto adatto alla nostra aziende per i prossimi 8 o 10 anni. Nella tecnologia 10 anni sono una vera e propria era, ma non dimentichiamoci che ci sono prodotti ancora oggi installati che continuano ad essere al passo con i tempi. Le aziende che hanno investito 10 anni fa oggi possono con un semplice aggiornamento software trasformare le loro comunicazioni mantenendo tutto quello che hanno acquistato e non sprecando neanche un centesimo.

#3 Mobilità – BYOD – Lavoratori esterni

Nel 2014 gli utenti che usano internet da dispositivi mobili ha superato quelli che lo usano da PC. ovviamente sono statistiche mondiali quindi sono falsate da nazioni come l’India o l’Africa in cui ci sono gli smartphone ma non i PC fissi o i laptop. Rimane comunque il fatto che anche in Italia ci siano più persone con uno smartphone che con un PC a casa. Questo comporta un cambiamento delle abitudini quotidiane per molti lavoratori. Soprattutto spinge le aziende a far usare gli smartphone personali delle persone anche all’interno dell’azienda (BYOD) assicurando però la maggiore sicurezza possibile ai dati aziendali e personali del dipendente.

Aprire le porte ad applicazioni mobili o ad applicazioni web ci pone davanti ad un problema di sicurezza. Le frodi telefoniche fruttano nel mondo milioni di dollari ogni anno e le aziende che ne sono colpite purtroppo non hanno modo di essere rimborsate perché il problema risiede proprio nei loro sistemi di comunicazioni poco sicuri, non aggiornati o configurati male.

La paura però non può bloccare la crescita di un’azienda, infatti abilitare applicazioni mobili o internet per i lavoratori esterni ci permette di espandere il nostro territorio mantenendo il controllo dei costi e della sicurezza come abbiamo sempre fatto. L’aspetto più importante rimane sempre la sicurezza e la facilità di implementare tutte queste funzionalità nelle attuali abitudini lavorative senza nessuna rivoluzione.

#4 Stato della rete aziendale

Uno studio del 2015 fatto da Dimensiondata dal nome “Network Barometer 2015” ha dimostrato come le reti aziendali delle medie grandi imprese non sia poi così aggiornato. Vi diamo alcuni numeri di questo studio giusto per capire di cosa si parla:

• il 60% dei dispositivi di rete è afflitto da una vulnerabilità di sicurezza senza che voi lo sappiate
• il 74% degli access point sono obsoleti e usano ancora la tecnologia 802.11g non supportando la mobilità della voce e soprattuto i nuovi standard di sicurezza
• il 53% dei dispositivi di rete sono obsoleti nell’hardware e soprattutto nel software causando così i primi punti di accesso per attacchi informatici

Provato a pensare quali siano le cifre nelle piccole e nelle micro aziende dove ancora oggi il sistema operativo più usato è Windows XP. Le piccole aziende devono poter trovare il giusto compromesso fra sicurezza e nuove tecnologie ad un costo adatto. Solo tramite partner che operano in tutti i settori delle comunicazioni possono arrivare a tale risultato. Chi sviluppa un IP PBX ma anche gli Access Point e gli Switch avrà sicuramente maggiori capacità tecniche ed economiche per fornire soluzioni complete e sicure per tutti.

#5 Puntare solo sulla tecnologia non risolve i problemi di collaborazione

Ogni settimana c’è un produttore che immette nel mercato un nuovo gadget, un servizio o un software e promette che questo aiuterà te e la tua azienda a comunicare meglio e a collaborare con chiunque in qualunque posto e su qualunque dispositivo. La realtà è che solo acquistando nuovi prodotti, nuovi servizi e nuove strategie non riusciremo mai a migliorare la nostra comunicazione e le nostre collaborazioni.

Bisogna sempre ricordarsi che per comunicare e collaborare ci vogliono le persone. Dietro ad ogni smartphone o applicazione c’è una persona con delle necessità e dei problemi da risolvere. Bisogna capire se ci sono dei problemi di comunicazione nella nostra azienda e cercare di risolverli attraverso le persone e la tecnologia messa nelle loro mani e non il contrario.

La tecnologia non risolverà mai un problema da sola, ma una persona che usa un prodotto al massimo delle sue possibilità si.