Messaggeria telefonica e i piccoli uffici
Oggi vogliamo parlarvi di un servizio che per molti è scontato ma che per altri è ancora un mistero, la segreteria telefonica aziendale. In molte aziende in cui ci sono centraliniste e segretarie non c’è una reale necessità di avere una soluzione di messaggeria vocale per accogliere le telefonate nei momenti in cui siamo fuori ufficio o in pausa perché qualcuno lo farà per noi, ma nella maggior parte dei piccoli uffici ogni dipendente o socio è libero di muoversi e di organizzare i propri appuntamenti ha, quindi, la necessità di gestire le chiamate rivolte al proprio interno in modo autonomo e pratico.
Per ovviare a questo disagio si possono percorrere due strade:
- avere un servizio di selezione passante in cui un numero esterno squilla direttamente sul nostro telefono interno
- programmare un servizio di messaggeria vocale raggiungibile anche dall’esterno e gestibile in autonomia
Per il primo esempio è necessario avere un operatore telefonico che ci permetta di acquistare la selezione passante senza obbligarci ad avere troppo linee esterne come spesso accade. Molti operatori infatti permettono la selezione passante solo con 6 linee esterne o più. Capite subito che in un ufficio in cui ci sono sei persone che lavorano indipendentemente l’una dall’altra avere sei linee è un enorme spreco di soldi per i canoni da pagare e di tempo per riuscire a gestire tutte le possibili chiamate che arrivano durante la giornata.
La seconda soluzione invece è quella che vi proponiamo oggi. Tutte le centrali telefoniche aziendali di un certo livello permettono di programmare la messaggeria vocale per rispondere al nostro interno in diversi casi:
- risposta per assente, se dopo 3 o 4 squilli non rispondiamo il centralino telefonico gira la chiamata alla nostra segreteria personale
- risposta su occupato, se ci arriva una chiamata mentre siamo occupati in un’altra comunicazione il sistema devia l’utente alla messaggeria vocale
- risposta immediata, nel caso in cui sappiamo di dover assentarci per tutto il giorno o per un periodo di tempo maggiore possiamo deviare ogni telefonata in ingresso sul nostro interno alla messaggeria vocale
Il servizio aggiunge alcune programmazioni personalizzate che ci facilitano nell’uso quotidiano:
- è possibile personalizzare i messaggi di benvenuto direttamente dal nostro telefono interno in modo da gestire eventuali assenza improvvise, ferie o festività.
- programmando la centrale telefonica si può accedere alla propria messaggeria vocale tramite un codice anche dall’esterno dell’azienda in modo da controllare chi ci ha cercato e nel caso richiamare l’interessato
- alcune centrali telefoniche permettono la notifica dei messaggi via email, in qualunque posto siamo ci basterà scaricare le email per controllare chi ci ha cercato e ascoltare i messaggi direttamente dal nostro PC o MAC
Ogni telefonata che arriva al nostro interno è una possibile opportunità di vendita o di business, rispondere a tutte contemporaneamente è impossibile ma dobbiamo farlo o almeno permettere a chi ci chiama di lasciarci un messaggio. Accogliere un utente, un cliente o un partner con un messaggio di benvenuto personale in pochi secondi senza lasciar passare 5 o 6 squilli aiuta a migliorare i rapporti di lavori e soprattutto non ci occupa in operazioni ripetitive e noiose.
Chi ci chiama vuole una risposta veloce e diretta, perché perdere queste occasioni.
